Un cliente te pide el trabajo «sin factura» o «sin IVA»: cómo responder sin perder el encargo

Un cliente te pide el trabajo «sin factura» o «sin IVA»: cómo responder sin perder el encargo

Estás cerrando un encargo y, casi al final, llega la frase: «¿y si lo hacemos sin factura? Así nos ahorramos el IVA los dos.» Quien lo dice rara vez lo hace con mala intención. Suele ser un cliente particular que compara con el vecino que «lo hace por menos», o un negocio pequeño que no tiene claro cómo funciona el impuesto. A ti te deja con un dilema incómodo: decir que no y arriesgarte a perder el trabajo, o ceder.

Este post es para el autónomo o la microempresa que se encuentra esa petición. Explica qué dice la normativa, qué puedes contestar sin sonar a sermón y cómo dejar el precio claro desde el presupuesto para que la pregunta no aparezca al final. No sustituye a tu asesoría: sirve para saber en qué terreno estás pisando.

Lo que dice la normativa, en corto

Hay dos obligaciones distintas y conviene no mezclarlas.

1. Expedir factura. El Reglamento de facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en su actividad, incluidas las no sujetas y las exentas de IVA, «sin más excepciones que las previstas en él». Esa obligación no depende de que el cliente la pida. Las excepciones del artículo 3 son concretas (algunas operaciones exentas, el recargo de equivalencia, el régimen simplificado y el régimen especial agrario, con sus salvedades) y «no tener ganas» no está entre ellas.

2. Repercutir el IVA. El artículo 88 de la Ley del IVA dice que los sujetos pasivos deben repercutir íntegramente el impuesto a quien recibe la operación gravada, y que éste queda obligado a soportarlo «cualesquiera que fueran las estipulaciones existentes entre ellos». Dicho de otra manera: un pacto entre vosotros para no aplicarlo no cambia lo que dice la ley. Y la repercusión se hace mediante factura, consignando la cuota separada de la base e indicando el tipo aplicado.

Dos matices útiles para no pasarte de estricto:

• Si la operación está exenta o no sujeta, la factura sigue siendo obligatoria en general, pero sin IVA. «Sin IVA» puede ser legítimo en algunos casos; lo que no se puede es decidirlo por acuerdo. El post sobre cuándo una factura va exenta de IVA explica cómo se justifica.
• Si pasa más de un año desde el devengo, el artículo 88 dice que se pierde el derecho a repercutir. Es una razón más para no dejar «para luego» una factura que no se emitió.

Por qué la petición no es tan inocente como parece

Sin entrar en cuantías ni en sanciones, que dependen de cada caso y de lo que diga tu asesoría, hay tres razones prácticas para no aceptarla:

• El cliente empresa lo necesita. Cuando el destinatario es empresario o profesional, la factura es obligatoria en todo caso, y también lo es cuando el cliente la exige para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria. Un negocio que te pide «sin factura» está renunciando a justificar ese gasto.
• El cliente particular pierde sus papeles. Sin factura o ticket no tiene nada que enseñar si algo falla: una garantía, una reclamación, un seguro.
• Tú quedas expuesto. El ingreso que no facturas es un ingreso que no puedes demostrar, ni al pedir un préstamo ni ante una comprobación. Y el IVA que «te has ahorrado» tendría que haberlo cobrado y declarado tú.

Cómo responder: cuatro frases que funcionan

La clave es no acusar y no sonar a manual. La petición suele venir de ahorrar dinero, así que la respuesta funciona mejor si cambia la conversación hacia el precio.

«Es que no me deja: tengo que facturar todo lo que hago.» Pone el límite en la norma, no en la relación. No es «no quiero», es «no puedo».

«El presupuesto que te he pasado ya lo tiene todo contado: [base] más [IVA] igual a [total].» Muchos clientes reaccionan al total, no al IVA. Si les enseñas el desglose, el IVA pasa de ser una trampa a una línea más.

«Si lo que te preocupa es el total, vemos qué parte del trabajo puede esperar o se puede simplificar.» Ofrece una salida real: bajar alcance, fraccionar el pago o escalonar fases, no bajar tu precio en negro.

«Si necesitas la factura a nombre de la empresa o de otra persona, dímelo ahora y la preparo así.» Resuelve el caso en que lo que hay detrás no es evitar el IVA sino un problema de quién paga.

Si el cliente insiste, aceptar el límite también es una respuesta. Un encargo que solo sale si te saltas la factura es un encargo que te cuesta más de lo que te paga.

Si es un particular: la factura puede ser simplificada

Mucha gente piensa que «factura» significa un documento largo con muchos datos, y por eso pide prescindir de ella. No tiene por qué serlo. El artículo 4 del Reglamento permite cumplir la obligación con una factura simplificada cuando el importe no excede de 400 euros con IVA incluido, y hasta 3.000 euros en las operaciones que enumera (ventas al por menor, servicios a domicilio del consumidor, hostelería, peluquería, estudios fotográficos, entre otras). Para un reparto de bandejas, un arreglo en casa o una sesión de fotos, suele bastar con eso. Las diferencias están en el post sobre factura simplificada y ordinaria, y el ticket frente a la factura aclara cuándo uno y otra.

Con un programa de facturación esto se resuelve en el momento: emites la factura simplificada al terminar el trabajo, sin documentos largos de por medio.

Cómo evitar que la pregunta aparezca al final

La mayoría de las peticiones de «sin factura» llegan cuando el cliente ve el total. Se pueden reducir con tres hábitos antes de empezar:

• Presupuesto con IVA desglosado desde el primer día: base, tipo, cuota y total. Que el cliente no descubra el IVA al pagar.
• Aclarar en el presupuesto qué se factura y cuándo: señal, entrega, final. Si el cliente conoce el calendario de pagos, pregunta menos.
• Acordar por escrito lo que queda fuera del precio, para que los extras no se conviertan en «un favor». El post sobre cambios fuera de alcance explica cómo hacerlo sin pelea.

Con presupuestos en Fube, el desglose sale de serie y el cliente lo acepta antes de que se emita ninguna factura.

Qué cambia con Verifactu

Si facturas con un programa, ese programa tiene que ser conforme a Verifactu. Para las sociedades la fecha es el 1 de enero de 2027; para los autónomos y el resto de empresarios y profesionales, el 1 de julio de 2027. Un efecto práctico: las facturas quedan registradas con su huella y, a partir de entonces, cada una forma parte de una cadena. La conversación con el cliente sobre «sin factura» no cambia, pero explicarla con un sistema que deja constancia de todo es más sencillo que con un talonario. Puedes ver cómo funciona en Verifactu en Fube.

Preguntas frecuentes

¿Puedo no emitir factura si el cliente no me la pide?

En general no. La obligación de expedir factura, o factura simplificada cuando proceda, la tiene el empresario o profesional, y no depende de que el cliente la solicite. Hay excepciones previstas en el Reglamento, pero hay que comprobar que tu caso está en ellas.

¿Puedo hacer un precio más bajo si el cliente prescinde de la factura?

No es lo que dice la normativa. Lo que sí puedes hacer es ajustar el alcance, fraccionar el pago o dar un precio distinto desde el presupuesto, siempre con factura y con el IVA que corresponda.

Mi cliente es un particular y no se deduce nada. ¿Cambia algo?

No cambia tu obligación de expedir factura o factura simplificada. Cambia, eso sí, el formato: para importes pequeños suele bastar la simplificada.

Mi operación está exenta de IVA. ¿Entonces sí puedo no facturar?

Las operaciones exentas siguen necesitando factura en general, solo que sin IVA. El artículo 3 del Reglamento recoge algunas exentas que no la requieren y otras que sí. Confírmalo con tu asesoría.

¿Y si ya hice un trabajo sin factura y quiero regularizarlo?

Consúltalo con tu asesoría antes de actuar: el plazo del artículo 88 (un año desde el devengo para repercutir) y las consecuencias de cada opción dependen de cada situación.

Empieza con el presupuesto claro

Un cliente que ve desde el principio la base, el IVA y el total pregunta menos por «sin factura». Con Fube preparas el presupuesto con el desglose y emites la factura en cuanto cierras el trabajo.