Facturación por hitos: cómo facturar un proyecto por fases

Un proyecto grande rara vez se cobra de un tirón. La reforma de una vivienda, el desarrollo de una web a medida, una consultoría de varios meses: el cliente y tú pactáis dividir el pago en varios hitos —un tanto por ciento al empezar, otro al entregar una fase, el resto al cerrar— y ahí surgen las dudas. ¿Cada hito es una factura aparte? ¿Con qué numeración? ¿El IVA se declara igual en todos o cambia según el hito?

Aquí tienes cómo pactar los hitos antes de empezar, qué IVA lleva cada factura según lo que documente y cómo mantener el orden —y el control del proyecto— de principio a fin.

Qué es facturar por hitos

Facturar por hitos es dividir el cobro de un proyecto en varias facturas ligadas a fases o entregables concretos, en lugar de una única factura al final. Cada hito suele representar un momento del trabajo: el inicio, la entrega de una parte, la aprobación de un diseño, el cierre del proyecto.

Conviene no confundirlo con dos figuras parecidas:

• Factura recurrente: se repite con la misma periodicidad y, normalmente, el mismo importe (una iguala mensual, una cuota). Un hito no se repite: aparece una vez, ligado a un avance concreto del proyecto.
• Factura de anticipo: documenta un cobro antes de hacer el trabajo. Un hito puede ser un anticipo (si se cobra al firmar, antes de empezar) o puede documentar trabajo ya hecho y entregado (si se cobra al terminar una fase). La diferencia importa, y mucho, para el IVA.

Pacta los hitos antes de empezar

Lo que evita discusiones a mitad de proyecto es dejarlo escrito desde el principio, en el presupuesto o el contrato:

• Cuántos hitos habrá y qué entregable marca cada uno (por ejemplo: 30 % a la firma, 40 % a la entrega del primer bloque, 30 % al cierre).
• Qué documenta cada hito: si es un pago a cuenta antes de empezar esa fase (anticipo) o el cobro de una fase ya entregada.
• Qué pasa si el alcance cambia a mitad de camino: cómo se ajustan los hitos restantes.

Puedes dejarlo reflejado en un presupuesto antes de arrancar, para que cliente y tú partáis del mismo documento.

Qué IVA lleva cada hito

Aquí está el matiz que más confunde, y depende de qué documenta cada hito:

Si el hito es un pago anticipado (cobras antes de hacer esa parte del trabajo), el IVA se devenga en el momento del cobro, no cuando entregues. Es la misma regla que en cualquier anticipo: lo explicamos con detalle, ejemplo incluido, en la guía de factura de anticipo.

Si el hito documenta una fase ya entregada (por ejemplo, cobras el 40 % al aprobar y recibir el primer bloque del proyecto), el devengo va ligado a esa entrega o aceptación parcial: facturas esa parte como lo que es, un trabajo ya hecho, con su base y su IVA correspondientes a lo entregado hasta ese punto.

El tipo de IVA de cada factura es el de la operación (21 %, 10 % o el que corresponda): el reparto en hitos no lo cambia, solo distribuye en el tiempo cuándo se declara cada parte. Si tu proyecto tiene alguna particularidad —cliente en el extranjero, ejecución de obra con condiciones especiales—, conviene confirmar el encaje exacto con tu asesoría antes de facturar el primer hito.

Numeración: cada hito, su propia factura

Cada hito se factura como lo que es: una factura independiente, con su propio número correlativo dentro de tu serie, igual que cualquier otra. No comparte numeración con los demás hitos del mismo proyecto ni necesita una serie especial, aunque si facturas muchos proyectos por fases puede ayudarte tener una serie propia para distinguirlas de un vistazo.

Sí conviene que cada factura mencione el proyecto o el contrato al que pertenece (en el concepto o en una nota), para que quede claro ante el cliente —y ante cualquier revisión— a qué hito corresponde cada una.

Cómo llevar el control con Fube

La parte de facturar cada hito es sencilla —una factura más, con su numeración y su IVA—; lo que suele complicarse es ver de un vistazo cuánto llevas facturado de un proyecto y cuánto queda. Para eso, en Fube puedes agrupar las facturas (y también gastos y presupuestos) de un mismo encargo bajo un proyecto —disponible en los planes Business y Elite—: le das un presupuesto de referencia y, si añades una tarifa por hora, la ficha del proyecto te muestra el presupuesto consumido según lo facturado. Es el mismo mecanismo que usa, por ejemplo, una constructora para agrupar las certificaciones de obra de un mismo proyecto.

Conviene ser precisos con lo que hace y lo que no hace: Fube no genera las facturas de cada hito de forma automática (no hay un disparador por tarea completada ni por tiempo registrado); cada factura de hito la creas tú, cuando toca, y luego la etiquetas al proyecto para verla junto a las demás. Y cada factura, sea o no un hito, sale con su huella encadenada y su QR, y Fube la envía siempre a la AEAT conforme a Verifactu —recuerda las dos fechas: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Cada hito lleva un número de factura distinto?

Sí. Cada hito es una factura independiente con su propio correlativo, aunque todas pertenezcan al mismo proyecto o contrato.

¿El primer hito siempre es un anticipo?

No necesariamente. Lo es si se cobra antes de empezar esa fase. Si en cambio documenta un trabajo ya entregado (por ejemplo, la primera fase ya cerrada), es una entrega parcial, no un anticipo, y el devengo del IVA sigue la regla general en lugar de la del cobro anticipado.

¿Puedo ver cuánto llevo facturado de un proyecto en total?

Sí. Agrupando las facturas bajo un mismo proyecto puedes ver el importe acumulado y, si has definido presupuesto y tarifa por hora, el presupuesto consumido.

¿Y si mi cliente es una Administración Pública?

Entonces entra en juego la facturación electrónica a la Administración, con sus propios plazos y canal de envío. Lo explicamos en la guía para enviar facturas a la Administración Pública por FACe.

¿Qué pasa si el proyecto cambia de alcance a mitad de camino?

Ajusta los hitos restantes en el contrato o presupuesto y factura en consecuencia. Si ya emitiste una factura por un hito que finalmente no corresponde, se corrige con una factura rectificativa.

En resumen

Facturar por hitos no es más que dividir un proyecto en varias facturas ligadas a fases: cada una con su propio número, su IVA según lo que documente —anticipo o entrega ya hecha— y, si lo pactaste bien desde el presupuesto, sin sorpresas para nadie.

Si llevas varios proyectos con pagos por fases, puedes agruparlos con Proyectos para ver de un vistazo cuánto has facturado de cada uno y cuánto queda. Pruébalo gratis en Fube y factura cada hito sin perder el hilo del proyecto.