FACe factura administración pública: cómo enviarla sin rechazos
Qué es FACe, quién está obligado a facturar electrónicamente a la Administración Pública, el umbral de 5.000 €, qué necesitas (Facturae firmada y los tres códigos DIR3) y cómo evitar los rechazos más comunes.
FACe: cómo enviar tu factura a la Administración Pública sin rechazos
Si trabajas con un ayuntamiento, una consejería, una universidad pública o cualquier otro organismo del sector público, tarde o temprano te encuentras con lo mismo: la factura no se envía por email, hay que presentarla electrónicamente, y si falta un dato la rechazan. El cobro queda bloqueado hasta que la corriges y la vuelves a presentar.
Este artículo es para proveedores de la Administración Pública —como Marta, que factura desde su pequeña SL a organismos públicos, o Miguel, que lo hace desde Canarias con IGIC— que quieren entender qué es FACe, qué necesitan de verdad para presentar una factura correcta y cómo evitar los motivos de rechazo más habituales.
El problema: una factura rechazada es un cobro que se retrasa
Cuando facturas a una empresa privada y algo falla, normalmente basta con una llamada. Con la Administración no funciona así: la factura entra por un canal electrónico, un sistema la valida automáticamente y, si no cumple, se rechaza sin intervención humana. El resultado es siempre el mismo, una factura parada y un pago que no llega cuando esperabas.
La buena noticia es que casi todos esos rechazos vienen de un puñado de causas conocidas. Si las entiendes antes de presentar, te ahorras la mayoría de los sustos.
Qué es FACe y qué ley lo regula
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Es decir, la ventanilla electrónica única por la que los proveedores presentan sus facturas a los organismos públicos adheridos. Muchas comunidades autónomas y ayuntamientos lo utilizan o lo tienen integrado con sus propios sistemas.
El marco legal es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Desde su entrada en vigor (15 de enero de 2015), las facturas dirigidas a la Administración Pública deben presentarse en formato electrónico estructurado, no como un simple PDF adjunto.
El portal de FACe está en proceso de modernización. Para presentar y consultar facturas, parte siempre de la sede oficial vigente; las pantallas y direcciones concretas pueden cambiar, así que en este artículo nos centramos en lo que no cambia: la ley, el formato y los datos que tu factura necesita.
Quién está obligado y el umbral de 5.000 €
La obligación de factura electrónica alcanza, en general, a quien factura a la Administración Pública. Existe un matiz con el importe que conviene entender bien:
- Por debajo de 5.000 €, una administración puede no exigir la factura electrónica.
- Pero si el proveedor decide presentar una factura electrónica, la administración debe aceptarla, aunque su importe sea igual o inferior a 5.000 €.
En la práctica, muchos organismos piden factura electrónica para cualquier importe, así que lo más cómodo suele ser presentar siempre en formato electrónico. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, conviene confirmarlo con el propio organismo o con tu asesoría.
Qué necesitas para presentar una factura correcta
Para que tu factura entre y no rebote, hacen falta básicamente tres cosas.
1. Una factura en formato Facturae
La Administración no acepta un PDF como factura electrónica. Necesita el formato Facturae, un XML estructurado que los sistemas pueden leer y contabilizar automáticamente. Existen varias versiones del formato; las administraciones suelen aceptar las versiones más extendidas (3.2 y 3.2.1). Tu programa de facturación se encarga de generar el XML en una versión admitida, no es algo que tengas que montar a mano.
Si quieres entender en detalle cómo es ese fichero por dentro, lo explicamos en la guía sobre cómo hacer facturas Facturae.
2. Firma electrónica con certificado reconocido
El fichero Facturae debe ir firmado electrónicamente con un certificado electrónico reconocido (por ejemplo, un certificado de persona física o de representante de persona jurídica). La firma garantiza quién emite la factura y que no se ha alterado. Una factura sin firmar, o firmada con un certificado caducado, se rechaza.
3. Los tres códigos DIR3 del organismo
Aquí está la parte que más rechazos provoca. Cada organismo público tiene asignados tres identificadores DIR3 que hay que incluir en la factura:
- Oficina contable: la unidad que tramita la factura contablemente.
- Órgano gestor: la unidad que contrató el servicio o producto.
- Unidad tramitadora: la unidad que gestiona el expediente.
Si estos tres códigos no coinciden con los del organismo, la factura no llega a su destino y se rechaza. Saber dónde consultarlos y dónde colocarlos es clave; lo detallamos paso a paso en el artículo sobre códigos de organismos públicos y dónde introducirlos al facturar.
Motivos frecuentes de rechazo (y cómo evitarlos)
| Motivo de rechazo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Códigos DIR3 incorrectos o de un organismo que no es | Consulta los tres códigos en el directorio oficial del organismo y revísalos antes de presentar. |
| Certificado caducado o no reconocido | Comprueba la vigencia del certificado y usa uno reconocido (FNMT u otra autoridad válida). |
| Formato Facturae inválido | Genera el XML con un programa actualizado que produzca una versión aceptada. |
| Importes que no cuadran | Revisa que la suma de las líneas coincida con la base, los impuestos y el total. |
| Serie o numeración con saltos | Mantén la numeración correlativa por serie, sin huecos. |
La mayoría de estos fallos se previenen revisando los datos del organismo y dejando que el software genere el fichero correctamente, en lugar de manipularlo a mano.
Cómo lo simplifica Fube
Fube genera la factura electrónica en formato Facturae como XML firmado, listo para presentarse ante la Administración, y permite informar los tres códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) asociados a cada cliente público, indicando el rol de cada centro. Así el fichero sale ya con los datos que el organismo espera.
Además, Fube funciona igual tanto si aplicas IVA en la península como si trabajas con IGIC en Canarias, de modo que un proveedor de la Administración en Canarias prepara su Facturae con la misma facilidad. Si quieres ver el flujo completo de emisión, lo cuenta el artículo sobre crear una factura electrónica con Fube.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar un PDF como factura a la Administración?
No a efectos legales. La Administración Pública requiere factura electrónica en formato estructurado (Facturae). Un PDF enviado por email es una representación visual, no una factura electrónica válida para estos efectos.
¿Y si mi factura es de menos de 5.000 €?
Por debajo de ese importe la administración puede no exigir la factura electrónica, pero si tú la presentas en formato electrónico, está obligada a aceptarla. Confirma el criterio del organismo si tienes dudas.
¿Qué pasa si me rechazan la factura?
Tendrás que corregir el dato que ha provocado el rechazo (lo habitual son los códigos DIR3, el certificado o un importe que no cuadra) y volver a presentarla. Por eso conviene revisar bien estos puntos antes del primer envío, para no retrasar el cobro. Si ya te ha pasado y quieres resolverlo paso a paso, lo vemos en el artículo sobre por qué la Administración rechaza tu factura y cómo solucionarlo.
¿Tiene esto algo que ver con Verifactu?
Son cosas distintas pero compatibles. Facturae regula el formato con el que presentas la factura a la Administración; Verifactu regula cómo funciona por dentro tu software de facturación. La obligación de usar un software conforme a Verifactu llega el 1 de enero de 2027 para sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales (autónomos incluidos). En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada, y se envía siempre a la AEAT.
En resumen
Facturar a la Administración Pública a través de FACe deja de dar miedo cuando entiendes lo esencial: una factura en formato Facturae, firmada con un certificado reconocido y con los tres códigos DIR3 del organismo bien puestos. Cuida esos tres puntos y la mayoría de los rechazos desaparecen.
Si quieres preparar tus facturas a organismos públicos sin pelearte con el XML, descubre cómo Fube genera tu Facturae firmada lista para presentar.
Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional.
