Por qué la Administración rechaza tu factura electrónica (y cómo solucionarlo)
Tu factura a la Administración aparece como rechazada y el cobro se queda parado. Te explicamos los estados de una factura en FACe, las causas de rechazo más frecuentes (DIR3, certificado, formato Facturae, datos del receptor) y cómo corregirla y volver a presentarla.
Por qué la Administración rechaza tu factura electrónica (y cómo solucionarlo)
Presentas la factura a un organismo público, esperas el cobro y, en lugar de avanzar, la ves marcada como rechazada. El dinero no llega, el sistema no te llama por teléfono y, si no entiendes el motivo, puedes pasar días reenviando la misma factura con el mismo error.
Este artículo es para quien factura a la Administración Pública —como Miguel, que trabaja desde Canarias con IGIC y presenta sus facturas a través de FACe— y necesita resolver un rechazo concreto: saber qué estado significa qué, identificar la causa real y corregirla para volver a presentar sin volver a fallar.
Si lo que buscas es la visión general de cómo presentar bien desde el principio, la tienes en la guía sobre cómo enviar tu factura a la Administración sin rechazos. Aquí vamos a lo contrario: ya te la han rechazado y quieres arreglarlo.
Primero, entiende los estados de tu factura
Cuando presentas una factura por FACe, no pasa de golpe de "enviada" a "pagada". Recorre una serie de estados que te dicen exactamente en qué punto está y, sobre todo, si algo ha ido mal. Saber leerlos es la mitad del trabajo:
- Registrada: la factura ha entrado correctamente y tiene número de registro. Aún no la han revisado; solo está en cola.
- Contabilizada: la Administración ha reconocido la obligación de pago y la ha anotado en su sistema. Buena señal: vas por buen camino.
- Pagada: el organismo ha emitido el pago. Fin del recorrido.
- Rechazada: alguien de la oficina contable o de la unidad que tramita el expediente ha revisado la factura y la ha devuelto con un motivo. Es el estado que nos ocupa.
- Anulada: la factura se ha dejado sin efecto, normalmente porque tú mismo solicitaste anularla y el organismo aceptó.
La diferencia clave es que el rechazo no es un error técnico anónimo: lo hace una persona y viene con un motivo escrito. Ese texto es tu mejor pista. Antes de tocar nada, léelo: casi siempre apunta directamente a la causa.
Rechazada no es lo mismo que anulada
Es una confusión habitual y conviene tenerla clara, porque la forma de actuar cambia:
- Si la factura está rechazada, la pelota está en tu tejado: corriges el dato, generas una factura nueva y la vuelves a presentar.
- Si quieres retirar una factura que ya presentaste (porque tenía un error que detectaste tú), no la "borras": presentas una solicitud de anulación. El organismo puede aceptarla —y la factura pasa a anulada— o rechazar esa solicitud si ya la está tramitando.
En la práctica, lo más común es lo primero: te llega el rechazo, lo corriges y reenvías. Vamos con las causas.
Las causas de rechazo más frecuentes (y cómo corregir cada una)
La buena noticia es que la inmensa mayoría de los rechazos se concentra en un puñado de motivos. Estos son los que más se repiten y cómo se resuelve cada uno.
1. Códigos DIR3 incorrectos o de un órgano que no corresponde
Es, con diferencia, la causa número uno. Cada organismo se identifica con tres códigos DIR3:
- Oficina contable: la unidad que tramita la factura contablemente.
- Órgano gestor: la unidad que contrató el servicio o el producto.
- Unidad tramitadora: la unidad que gestiona el expediente.
Si cualquiera de los tres está mal, pertenece a otro organismo o corresponde a una unidad que se ha dado de baja o reorganizado, la factura no llega a su destino y se rechaza.
Cómo corregirlo: pide al propio organismo los tres códigos actualizados (suelen indicártelos en el contrato o en el pliego) o consúltalos en el directorio oficial. No los reutilices de una factura antigua sin comprobarlos: las administraciones se reorganizan y los códigos cambian. Tienes el detalle de dónde encontrarlos y dónde colocarlos en el artículo sobre códigos de organismos públicos y dónde introducirlos.
2. Certificado caducado o no reconocido
La factura electrónica a la Administración va firmada con un certificado electrónico reconocido (por ejemplo, de persona física o de representante de la empresa). Si el certificado está caducado, revocado o no es de una autoridad válida, la firma no se valida y la factura se rechaza.
Cómo corregirlo: comprueba la vigencia de tu certificado antes de firmar. Si ha caducado, renuévalo con la autoridad de certificación (por ejemplo, la FNMT) y vuelve a generar y firmar la factura. Un certificado a punto de expirar es una causa de rechazo silenciosa: revísalo de vez en cuando, no solo cuando falla algo.
3. Formato Facturae inválido
La Administración no acepta un PDF como factura electrónica: necesita el formato Facturae, un XML estructurado. Las administraciones suelen admitir las versiones más extendidas (3.2 y 3.2.1). Si el fichero está mal formado, usa una versión que el organismo no admite o se ha manipulado a mano y ha quedado inconsistente, se rechaza.
Cómo corregirlo: no edites el XML a mano. Deja que tu programa de facturación genere el Facturae en una versión admitida. Si quieres entender cómo es ese fichero por dentro, lo explicamos en la guía sobre cómo hacer facturas Facturae.
4. Datos del receptor o importes que no cuadran
A veces el problema no es el canal, sino el contenido: el NIF del organismo mal escrito, una razón social que no coincide, o unos importes que no suman (la base, los impuestos y el total no encajan). El sistema —o la persona que revisa— lo detecta y devuelve la factura.
Cómo corregirlo: revisa que el NIF y los datos del destinatario sean exactos, y que el desglose cuadre. Si aplicas IGIC en Canarias o IVA en la península, comprueba que el tipo y la cuota están bien calculados sobre la base. Un software que calcula el desglose por ti reduce mucho este tipo de rechazo.
5. Numeración con saltos o factura duplicada
Si presentas una factura con un número ya usado o con la numeración fuera de orden, puede rechazarse por duplicidad o por incoherencia en la serie.
Cómo corregirlo: mantén la numeración correlativa por serie, sin huecos ni repeticiones. Si la factura rechazada hay que rehacerla, no reutilices su número a la ligera: sigue el criterio de tu serie. Lo desarrollamos en el artículo sobre numeración de facturas y series correlativas.
El flujo para resolver un rechazo, paso a paso
Cuando te llegue un rechazo, este orden te ahorra reenvíos en vano:
- Lee el motivo del rechazo. Es texto escrito por una persona y casi siempre nombra la causa (DIR3, certificado, importe…).
- Identifica a cuál de las causas de arriba corresponde. No supongas: si dice "órgano gestor", es DIR3; si habla de firma, es el certificado.
- Corrige el dato concreto en tu programa de facturación, no en el XML.
- Vuelve a generar la factura en formato Facturae y fírmala con un certificado vigente.
- Preséntala de nuevo y comprueba que pasa a estado registrada.
La clave es no disparar a ciegas: un rechazo bien leído se corrige una vez; un rechazo ignorado se repite tres.
Cómo lo pone fácil Fube
Fube genera la factura electrónica en formato Facturae como XML firmado, listo para presentar ante la Administración, y te permite informar los tres códigos DIR3 —oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora— asociados a cada cliente público, indicando el rol de cada centro. Así el fichero sale ya con los datos que el organismo espera, que es justo donde se concentran la mayoría de los rechazos.
Además, Fube calcula el desglose de impuestos por ti, tanto si aplicas IVA en la península como IGIC en Canarias, de modo que un proveedor de la Administración como Miguel prepara su Facturae con la misma facilidad. Si quieres ver el flujo de emisión completo, lo cuenta el artículo sobre crear una factura electrónica con Fube.
Preguntas frecuentes
¿Por qué se rechaza la mayoría de las facturas a la Administración?
Por un grupo reducido de causas: códigos DIR3 incorrectos o desactualizados, certificado caducado, formato Facturae inválido, datos del receptor mal o importes que no cuadran. Cuidando esos puntos desaparece la mayoría de los rechazos.
Me han rechazado la factura, ¿tengo que hacer una nueva?
Sí. Corriges el dato que provocó el rechazo, vuelves a generar la factura en Facturae firmada y la presentas otra vez. Conserva el criterio de numeración de tu serie al rehacerla.
¿Qué diferencia hay entre una factura rechazada y una anulada?
Rechazada significa que el organismo te la devuelve con un motivo para que la corrijas y reenvíes. Anulada significa que la factura se ha dejado sin efecto, normalmente tras una solicitud de anulación que tú presentas y el organismo acepta.
¿Esto tiene que ver con Verifactu?
Son cosas distintas. Facturae es el formato con el que presentas la factura a la Administración; Verifactu regula cómo funciona por dentro tu software de facturación. La obligación de usar un software conforme a Verifactu llega el 1 de enero de 2027 para sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos. En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía siempre a la AEAT.
En resumen
Un rechazo de la Administración no es un misterio: viene con un motivo y casi siempre apunta a uno de cinco fallos —DIR3, certificado, formato, datos o numeración—. Lee el motivo, corrige el dato concreto, vuelve a generar la Facturae firmada y preséntala de nuevo. Con los datos del organismo bien puestos, la mayoría de los rechazos desaparece desde la primera vez.
Si quieres preparar tus facturas a organismos públicos sin pelearte con el XML ni con los códigos, descubre cómo Fube genera tu Facturae firmada lista para presentar.
Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar la normativa oficial vigente y, cuando proceda, con un profesional.
