Antes de darte de baja como autónomo: qué facturas emitir y cuáles revisar

Has decidido cerrar. Tienes la fecha de la baja más o menos clara, pero en el cajón quedan un trabajo entregado la semana pasada, un cliente al que le debes la factura de un mes entero y otro al que le hiciste un presupuesto que nunca llegó a convertirse en nada. ¿Qué se factura antes de cerrar y qué se deja?

Esta guía no repite los trámites de la baja (eso lo tienes en cómo darse de baja como autónomo). Aquí hablamos solo de facturas: cómo hacer un barrido ordenado para que no te quede nada sin emitir cuando ya no tengas actividad.

Por qué conviene facturar antes y no después

La regla general del Reglamento de facturación es que la factura se expide en el momento de realizarse la operación (art. 11 del Real Decreto 1619/2012). Si tu cliente es otro empresario o profesional, el reglamento da algo más de margen: la factura puede expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto.

Y obliga a expedirla: los empresarios y profesionales deben emitir factura por sus entregas de bienes y prestaciones de servicios, y en todo caso cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal (art. 2).

La conclusión práctica es sencilla: lo que hayas entregado o prestado mientras estabas de alta, factúralo mientras sigues de alta. Dejarlo para «cuando tenga un rato» después de la baja es abrir un frente que no necesitas. Si por las fechas de tu baja y los plazos anteriores te queda alguna factura que caería después, consúltalo con tu asesoría antes de cerrar: es el caso en el que conviene preguntar y no suponer.

El barrido de facturas, en cinco pasos

1. Lista lo que has hecho y no has facturado

Repasa tus clientes uno por uno. Busca:

• Trabajos terminados sin factura emitida.
• Servicios periódicos (mantenimientos, cuotas mensuales) del último mes y la parte proporcional hasta tu fecha de cierre.
• Albaranes de entrega que nunca se convirtieron en factura. Si trabajas con ellos, aquí tienes cómo pasar un albarán a factura.

Si usas facturas recurrentes, este es el momento de revisar que no se genere ninguna después de tu último día de actividad (más abajo, en el cierre).

2. Decide qué haces con los trabajos a medias

Un encargo empezado y no terminado es el caso más incómodo. Tienes dos caminos razonables, y ninguno es automático:

• Terminarlo antes del cierre y facturarlo entero.
• Acordar con el cliente qué parte se factura ya (lo hecho hasta hoy) y quién continúa el resto. Déjalo por escrito: un correo basta, y te protege si luego hay discrepancias.

No emitas una factura por un trabajo que no se ha realizado «para cerrar la cuenta»: una factura describe una operación real, y si luego no se cumple tendrás que corregirla.

3. Revisa las facturas ya emitidas

Antes de cerrar es buen momento de ver si alguna tiene un error de datos, un importe mal calculado o un tipo de IVA incorrecto. El Reglamento exige una factura rectificativa cuando la original no cumple los requisitos, y que se emita tan pronto como tengas constancia del error, dentro de un máximo de cuatro años desde el devengo (art. 15). Corregirlo ahora, con tu cliente localizable y tu actividad en marcha, es bastante más fácil que dentro de un año. Tienes el detalle en qué es una factura rectificativa y cuándo emitirla.

4. Anota lo que te deben

La baja no cancela las deudas de tus clientes. Haz una lista con cada factura pendiente de cobro, su importe, su vencimiento y la persona de contacto. Si hay impagos, reclamar a un cliente moroso tiene sus plazos, y te interesa tenerlos documentados mientras conservas toda la información a mano.

5. Cierra lo automático

Un último repaso de lo que se genera solo:

• Facturas recurrentes: pausa o cancela las que no deban emitirse después de tu fecha de cierre.
• Recordatorios y cobros programados a clientes.
• Presupuestos abiertos que sigan vigentes: ciérralos o anúlalos, para que nadie pueda aceptar uno cuando ya no vas a prestar el servicio.

Y si te queda un cliente al que no vas a volver a ver

Es más común de lo que parece: un cliente con el que dejas de trabajar justo por el cierre. La guía de dejar de trabajar con un cliente y facturar lo pendiente recoge cómo cerrar esa relación sin dejar nada en el aire.

Lo que no es una factura pero sí cuenta

Si te quedas con existencias o con un bien del negocio al cerrar, eso tiene su propio tratamiento fiscal, distinto de una venta a un cliente. Lo explicamos en autoconsumo de existencias al darte de baja.

Y recuerda que conservar las facturas y sus registros sigue siendo obligatorio después de la baja; cómo dejarlo a mano está en Verifactu y baja de autónomo.

Cómo lo hace más fácil Fube

Con Fube puedes filtrar tus clientes, ver de un vistazo qué facturas siguen pendientes de cobro, corregir un error con una rectificativa y pausar o cancelar las facturas recurrentes que no quieras que sigan saliendo. Todo queda en un único historial que puedes exportar antes de cerrar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir facturas una vez dada la baja?

Depende de cuándo se realizó la operación y de tu situación concreta. La regla general es expedir la factura al realizarse la operación o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Si tu caso queda a caballo entre la baja y esos plazos, consulta con tu asesoría antes de cerrar en lugar de decidirlo después.

¿Tengo que emitir factura a un particular por un trabajo pequeño?

Con un destinatario particular, la obligación de factura tiene excepciones y matices que dependen del tipo de operación. Si el cliente la pide, o es otro empresario o profesional, sí corresponde emitirla. En caso de duda, emítela: no te cuesta nada y evita discusiones.

¿Qué hago con una factura emitida por error justo antes de cerrar?

Una factura rectificativa, que es el mecanismo que prevé el Reglamento, tan pronto como tengas constancia del error. No la dejes para después de la baja.

¿Se anulan mis facturas pendientes de cobro al darme de baja?

No. La baja cierra tu actividad hacia delante; lo que ya facturaste sigue siendo exigible y tú puedes seguir reclamándolo.

Cerrar bien una actividad es, en buena parte, cerrar bien la facturación. Un barrido de una tarde (qué has hecho, qué has facturado, qué te deben) evita meses de cabos sueltos. Cuando lo tengas, empieza gratis con Fube y deja tu historial ordenado y exportable.