Dejar de trabajar con un cliente: cómo cerrar la relación y facturar lo pendiente

Dejar de trabajar con un cliente: cómo cerrar la relación y facturar lo pendiente

A veces el cliente se va. Otras eres tú quien decide dejarlo: pagaba tarde, pedía más de lo pactado o ya no encaja con lo que quieres hacer. Sea cual sea el motivo, el final de una relación profesional suele ser lo único que no se planifica, y es donde más dinero se queda por el camino.

La buena noticia es que cerrar bien casi nunca es un tema de conversación difícil. Es un tema de orden: dejar todo facturado, cobrado, entregado y guardado antes de que la relación se enfríe.

Qué se queda abierto cuando un cliente se va

Cuando la relación está viva, los cabos sueltos se resuelven en la siguiente llamada. Cuando termina, nadie vuelve a llamar. Lo que suele quedarse:

• Trabajo hecho y sin facturar, que ya nadie te reclama a ti ni te agradece.
• Facturas emitidas y sin cobrar, cada vez más incómodas de reclamar.
• Facturas recurrentes que siguen generándose para un cliente que ya no existe.
• Presupuestos y pedidos a medias que ya no se van a ejecutar.
• Documentos y datos que el cliente (o tú) vais a necesitar más adelante.

Todo eso se puede cerrar en una tarde si sigues un orden.

1. Factura todo lo que ya has hecho

Es lo primero y lo más importante, porque cuanto más pasa el tiempo, más cuesta justificar un trabajo no facturado. Haz un repaso del cliente:

1. Trabajos terminados sin factura.
2. Horas, entregas o gastos acumulados desde la última factura.
3. Hitos o anticipos pactados que se activan con el cierre.

No es solo una cuestión práctica. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) dice en su artículo 11 que la factura se expide en el momento de realizarse la operación y que, cuando el destinatario es empresario o profesional, debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo. Dejar un trabajo sin facturar «hasta ver cómo queda la cosa» puede hacerte llegar tarde a ese plazo.

Con la facturación de Fube emites cada factura desde su ficha y puedes revisar de un vistazo qué le has facturado a ese cliente y qué no.

2. Revisa lo que está emitido y sin cobrar

Antes de despedirte, mira cuánto te debe. Es mucho más fácil reclamar mientras el cliente aún te contesta que meses después.

• Anota qué facturas están pendientes y cuándo vencen.
• Si alguna está vencida, reclámala antes de comunicar el cierre, no después. La despedida y la reclamación en el mismo correo suelen sonar a ultimátum.
• Si hay una vencida desde hace tiempo, el análisis de antigüedad de saldos te ayuda a ver cuánto pesa en el conjunto de tus cobros.

La gestión de cobros de Fube (según plan) permite programar recordatorios escalonados, del más amistoso al más formal, para no tener que redactarlos uno a uno.

Si quieres que el cierre sea limpio, plantéalo como un cierre de cuentas: «Dejamos de colaborar a partir del día X; te adjunto el estado de lo facturado y lo pendiente». Una frase así evita malentendidos y deja constancia.

3. Cancela lo que sigue generándose solo

Es el fallo más tonto y más habitual: te despides del cliente y tres semanas después se emite otra factura de cuota mensual.

• Revisa las facturas recurrentes asociadas a ese cliente y desactívalas o ponles fecha de fin.
• Si la plantilla emite sola, comprueba que no queda ninguna en el calendario.
• Si prefieres no cancelar sino solo saltarte un periodo, tienes cómo pausar una recurrente sin romper la serie.

4. Cierra presupuestos, pedidos y proyectos abiertos

Un presupuesto «pendiente de respuesta» de hace seis meses no es una oportunidad: es ruido. Pasa por tu lista y decide, caso por caso:

• Presupuestos sin aceptar: ciérralos o déjalos caducar, y no los renueves por inercia.
• Pedidos o albaranes a medias: o se entregan y se facturan, o se anulan por escrito.
• Proyectos en marcha: pacta con el cliente un punto de corte claro y factura hasta ahí.

Lo importante es que, a la hora de repasar tus números, no queden documentos que parezcan trabajo futuro y no lo son.

5. Entrega lo que le corresponde al cliente

Si hay materiales, accesos o ficheros que son suyos, déjalos entregados por escrito: contraseñas, cuentas de servicios, archivos finales. Evitas que dentro de un año aparezca una reclamación por «lo que nunca me diste».

Y al revés: pide lo que necesites tú, como un justificante de entrega, la conformidad con la última factura o la confirmación del cierre. Con un correo basta.

6. Guarda la documentación en orden

Aunque el cliente ya no esté, tus facturas siguen siendo tuyas y debes conservarlas. El artículo 19 del Reglamento de facturación remite al plazo de la Ley General Tributaria, sin fijar un número de años propio, así que lo prudente es no borrar nada del cliente y conservarlo ordenado: facturas emitidas, presupuestos aceptados, correos de conformidad. Si dudas de cuánto tiempo corresponde en tu caso, confírmalo con tu asesoría.

Si quieres tener a mano un histórico completo del cliente, puedes exportar sus datos y sus facturas desde Fube; la guía de exportación explica cómo hacerlo. En cambio, no hace falta eliminar al cliente de tu programa: lo habitual es dejarlo inactivo y conservar el historial.

Una lista corta para el día del cierre

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir reclamando una factura después de dejar al cliente?

Sí. Dejar de trabajar con alguien no cancela una deuda ya emitida. Lo práctico es reclamar antes de comunicar la ruptura o, como mínimo, dejar el estado de cuentas por escrito.

¿Tengo que facturar el trabajo hecho aunque el cliente se vaya enfadado?

Sí: si la operación se realizó, la factura se expide en los plazos del Reglamento. Añade a la factura el detalle de lo realizado para que no haya dudas sobre su contenido.

¿Borro al cliente de mi programa de facturación?

Mejor no. Conservar el historial es lo prudente; márcalo como inactivo para que no te aparezca al emitir nuevas facturas.

¿Y si el cliente se niega a pagar?

Es otro tema, con sus propios pasos: lo primero es dejar constancia por escrito y, si hace falta, consultar con tu asesoría o un abogado. Aquí solo hablamos de cerrar la relación en orden.

Cerrar bien también es una forma de cuidar tu negocio

Despedirse de un cliente con todo facturado, cobrado y archivado te deja la cabeza libre para el siguiente. Si quieres ver cómo queda el historial de cada cliente en un solo sitio, puedes probar Fube con tus propios datos.