Verifactu y baja de autónomo: qué pasa con tus registros de facturación al cerrar

Vas a cerrar tu actividad como autónomo —o tu sociedad— y entre el papeleo aparece una duda que casi nadie resuelve de entrada: ¿qué pasa con los registros de facturación de Verifactu que se han ido generando con cada factura? ¿Se borran? ¿Tienes que hacer algo especial antes de darte de baja?

La respuesta corta: darte de baja cierra tu actividad de cara al futuro, pero no apaga tu obligación de conservar lo que ya emitiste. Te contamos cuánto tiempo dura ese deber y cómo dejarlo resuelto sin sustos antes de cerrar.

La baja no borra el deber de conservar

Es fácil pensar que, una vez comunicada la baja en Hacienda y en el RETA, el capítulo se cierra del todo. Con la actividad económica sí; con los registros de facturación, no.

El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, obliga a que los registros de facturación se conserven «durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria» (art. 8.2.c). Esa ley es la que fija el plazo general de prescripción tributaria: cuatro años desde que finaliza el plazo de presentación de la declaración correspondiente (art. 66 LGT) —el mismo que ya aplica a tus facturas y a tus libros registro de IVA e IRPF.

El reglamento no prevé ninguna excepción para cuando cesas la actividad: el plazo sigue corriendo igual, factures o no. Dicho de otra forma, darte de baja no acorta ni interrumpe esos cuatro años; solo dejas de generar registros nuevos porque ya no emites facturas.

Qué registros son exactamente los que hay que guardar

Cada factura que emites con un sistema conforme a Verifactu genera, además del documento en sí, un registro de facturación: uno de alta cuando la emites y, si hace falta corregirla, uno de anulación. Todos van firmados con una huella y encadenados con el anterior, de modo que no se pueden alterar después sin que se note. Si quieres el detalle de cómo funciona esa cadena, lo explicamos en la guía sobre registros de alta, anulación y encadenamiento.

Son esos registros —junto con las propias facturas— los que debes poder mostrar si Hacienda pregunta, durante los cuatro años que dura el plazo de prescripción.

La AEAT también tiene copia, pero eso no te libera a ti

En modo VERI*FACTU —el único en el que opera Fube, ya que Fube envía siempre tus facturas a la AEAT en tiempo real— cada registro de alta llega a la Agencia Tributaria en el momento en que emites la factura. Según la propia Sede Electrónica de la AEAT, quien factura en este modo puede consultar el listado de sus registros de facturas emitidas también desde la Sede Electrónica.

Es una red de seguridad de más, no un sustituto de tu propio archivo: el deber de conservación es tuyo, y conviene poder acceder a tus facturas y registros sin depender de entrar a la Sede Electrónica cada vez que los necesites.

Cómo dejarlo ordenado antes de darte de baja

Lo más práctico es exportarte una copia completa antes de cerrar la cuenta o dejar de usar el software a diario. En Fube, la sección de exportaciones permite:

• Descargar tus facturas, simplificadas y rectificativas en Excel, listas para tu gestoría.
• Generar un ZIP con los PDF de todos tus documentos de venta.
• Sacar un volcado completo de los datos de tu empresa en un único ZIP, pensado precisamente para copias íntegras.

Con esa copia guardada en tu propio ordenador o en la nube, tienes acceso a tus registros durante los cuatro años que marca la ley, uses o no uses el software a diario. Y si mantienes tu cuenta abierta, no hace falta ni eso: Fube tiene un plan gratuito para siempre, así que tu historial sigue disponible sin coste.

¿Y si te vuelves a dar de alta más adelante?

Si paras una temporada y retomas la actividad después, tu cadena de registros de Verifactu está vinculada a ti como obligado tributario —a tu NIF—, no al hecho de estar de alta o de baja en un momento concreto. Al reanudar, simplemente se generan registros nuevos que se encadenan con los últimos que emitiste; tu historial anterior no desaparece ni se reinicia. Si en el intervalo cambiaste de programa de facturación, el proceso es el mismo que para cualquier migración: lo explicamos en qué pasa con el historial al cambiar de software con Verifactu ya obligatorio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros de facturación después de darme de baja?

Cuatro años, el mismo plazo de prescripción tributaria que marca el artículo 66 de la Ley General Tributaria y al que remite expresamente el RRSIF (RD 1007/2023, art. 8.2.c). Ese plazo no se acorta por darte de baja.

¿Tengo que seguir enviando algo a la AEAT después de la baja?

No. La obligación de envío se activa con cada factura que emites; si no hay actividad, no hay facturas nuevas y, por tanto, no hay registros nuevos que remitir.

Si cierro mi cuenta del software de facturación, ¿pierdo mi historial de Verifactu?

Los registros que ya se enviaron a la AEAT siguen constando en la Sede Electrónica, pero es mejor no depender solo de eso: exporta una copia de tus facturas y documentos antes de cerrar cualquier cuenta. Con el plan gratuito de Fube, de todas formas, no hace falta cerrarla para dejar de pagar.

¿Cambia algo si soy una sociedad en lugar de autónomo?

El deber de conservación es el mismo (cuatro años, ley General Tributaria), aunque los trámites de baja y disolución sean distintos a los de un autónomo. Las dos fechas de Verifactu también son distintas según el caso: sociedades, desde el 1 de enero de 2027; resto de empresarios, profesionales y autónomos, desde el 1 de julio de 2027.

Cerrar una actividad no tiene por qué dejar cabos sueltos con Hacienda. Si te toca darte de baja como autónomo, añade a la lista un último paso: exportar tu historial de facturación antes de desconectar del todo. Con Fube, esa copia está a un par de clics, y tu cuenta —con plan gratuito para siempre— puede seguir ahí para cuando la necesites.

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