VeriFactu y bajas temporales del autónomo: qué pasa con el software si cierras el negocio unos meses

Vas a parar tu actividad unos meses —por lo que sea: un cambio personal, una temporada floja, un descanso que necesitas— y entre las dudas prácticas aparece una que no es de RETA ni de Hacienda: ¿qué hago con mi programa de facturación? ¿Hay que avisar a algo, desactivar Verifactu, o dejarlo tal cual y listo?

La respuesta corta es que no tienes que tocar nada. Te explicamos por qué, qué exige realmente el reglamento durante el cierre y qué conviene hacer con tu cuenta mientras no facturas.

Cerrar unos meses no es lo mismo que darte de baja para siempre

Antes de entrar en Verifactu, conviene distinguir dos situaciones que se mezclan con facilidad. Una es dejar de facturar una temporada sin ningún trámite formal de por medio —simplemente no tienes clientes o no vas a trabajar un tiempo—. La otra es comunicar una baja real en Hacienda y en el RETA, con intención de volver a darte de alta más adelante. Este segundo caso, cuando se repite varias veces al año, ya lo tratamos con detalle en Verifactu en negocios de temporada.

Para lo que nos ocupa aquí, la diferencia entre las dos no importa tanto como parece: en ninguna de las dos hay nada que "avisar" a tu sistema de facturación, porque Verifactu no es un servicio que se activa o se desactiva. Es una característica del propio programa que usas para facturar, y solo entra en juego cuando emites una factura. Si no emites ninguna, sencillamente no hay nada que hacer.

Qué exige el reglamento durante el cierre: nada distinto

El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, no contempla ningún régimen especial para los periodos en los que un obligado tributario deja de facturar. No hay ningún artículo que hable de "pausar" el sistema, ni de plazos adicionales, ni de una comunicación que haya que presentar antes de cerrar. El reglamento regula cómo se generan, encadenan y conservan los registros de facturación; no regula lo que pasa cuando, sencillamente, no se genera ninguno.

Eso significa que tu obligación no "se congela" ni "se reactiva": simplemente no hay eventos nuevos que registrar mientras no facturas, igual que no hay ningún libro de IVA que rellenar en un trimestre sin operaciones. El día que emites tu primera factura al reabrir, el sistema hace exactamente lo que hacía antes de parar.

Tu cadena de registros no se rompe por cerrar una temporada

Cada factura que emites con un sistema conforme a Verifactu genera un registro firmado y encadenado con el anterior, formando una secuencia continua vinculada a ti como obligado tributario —a tu NIF—, no al hecho de estar facturando en ese momento. Ya lo explicamos para el caso de negocios que se dan de alta y de baja varias veces al año en Verifactu en negocios de temporada: un cierre, o varios, no crean historiales sueltos. Al retomar, tus registros nuevos se encadenan con los últimos que emitiste antes de parar.

Y si tu cierre acaba siendo definitivo en vez de temporal, el deber de conservar lo ya emitido sigue vivo igualmente: el RRSIF obliga a guardar los registros de facturación «durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria» (art. 8.2.c), que son cuatro años desde que termina el plazo de presentación de la declaración correspondiente. Lo desarrollamos con el detalle exacto en Verifactu y baja de autónomo: qué pasa con tus registros.

Qué hacer con tu cuenta del software mientras tanto

Aquí es donde de verdad se resuelve la duda práctica. Con Fube esto es sencillo porque Fube envía siempre tus facturas a la AEAT en el momento en que las emites, sin ningún interruptor que activar o desactivar: si no emites ninguna durante meses, el sistema no hace nada distinto de lo que haría en cualquier trimestre tranquilo.

Y como Fube tiene plan gratuito para siempre, dejar la cuenta abierta durante el cierre no cuesta nada ni exige ninguna gestión. Al volver a facturar, entras, emites tu primera factura y el historial sigue exactamente donde lo dejaste.

Si en cambio prefieres cerrar la cuenta durante el parón —o el cierre acaba siendo definitivo—, lo razonable es exportar antes una copia completa. La sección de exportaciones permite descargar tus facturas y rectificativas en Excel o un volcado íntegro en ZIP, para tener acceso a tus registros durante los cuatro años de conservación sin depender de mantener la cuenta activa.

Al reabrir: retomas donde lo dejaste, sin margen extra

Una duda habitual es si estar de baja cuando llega la fecha límite de Verifactu da algún respiro. No lo da. Las dos fechas dependen del tipo de contribuyente, no de si estabas facturando ese día: antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados —autónomos en IRPF incluidos—, según fija la disposición final cuarta del RRSIF. Si tu fecha límite ya pasó cuando retomas la actividad, empiezas ya dentro de la obligación desde tu primera factura.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que avisar a mi software de facturación antes de dejar de emitir facturas unos meses?

No. Verifactu solo actúa cuando emites una factura; si no emites ninguna, no hay nada que notificar ni ningún ajuste que hacer en el programa.

¿Pierdo mi historial de Verifactu si cierro mi cuenta durante el cierre?

Si mantienes la cuenta abierta, no: con el plan gratuito de Fube no hace falta ni plantearse cerrarla. Si decides cerrarla igualmente, exporta antes una copia completa de tus facturas y registros para conservarlos durante los cuatro años que marca la ley.

¿Cambia algo si me doy de baja formalmente en RETA en vez de solo dejar de facturar?

No, en lo que respecta a Verifactu. El reglamento no distingue entre un cierre sin trámite y una baja formal: en los dos casos tu cadena de registros sigue vinculada a tu NIF y se retoma donde la dejaste al volver a facturar.

¿Tengo más margen para cumplir Verifactu si estoy de baja cuando llega mi fecha límite?

No. Las fechas —1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para el resto— dependen de tu tipo de contribuyente, no de si estabas de alta o de baja ese día.

Parar una temporada no debería obligarte a pensar en tu software de facturación. Con Fube, tu cuenta y tu historial de Verifactu siguen ahí, factures este trimestre o no factures nada hasta que retomes tu actividad.

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