Cambiar de software cuando Verifactu ya es obligatorio: qué pasa con el historial
Si cambias de programa de facturación cuando Verifactu ya es obligatorio, esto es lo que ocurre con tus facturas antiguas, la numeración y tu registro ante la AEAT. Sin lagunas ni sustos.
Hay una pregunta que aparece casi siempre que alguien se plantea cambiar de programa de facturación con Verifactu en el horizonte: ¿qué pasa con las facturas que ya tengo? ¿Las pierdo? ¿Hay que reenviarlas a la AEAT? ¿Se va a quedar un hueco en el registro?
La respuesta es más sencilla de lo que parece, y entenderla de entrada despeja la mayoría de los miedos.
Dos bloques distintos: el historial y las facturas nuevas
Cuando cambias de software, tus facturas se dividen en dos grupos con tratamiento diferente:
- El historial previo: las facturas que emitiste con tu antiguo programa, antes del cambio.
- Las facturas nuevas: todo lo que emites en Fube desde el primer día.
El historial: facturas externas que no se reenvían
Las facturas que ya emitiste con tu programa anterior puedes importarlas a Fube marcándolas como facturas externas: son tu historial, conservan tu numeración original y conviven con el resto de tu documentación dentro del panel.
Lo importante: no se vuelven a enviar a la AEAT. No hace falta porque esas facturas se emitieron y registraron en su momento con el sistema que usabas entonces. Reenviarlas a Verifactu no solo sería innecesario, sería incorrecto: Verifactu es un registro de lo que se emite desde ese software a partir de la obligación, no una base de datos retrospectiva de toda tu trayectoria como empresario.
Las facturas nuevas: Verifactu desde el primer día
Desde la primera factura que emites en Fube, el envío a la AEAT es automático: cada documento sale con QR y huella encadenada, y llega al registro de Verifactu de serie. No hay nada que activar ni ningún modo que elegir; el envío siempre ocurre.
El corte es limpio: lo que ya existía queda como historial; lo que emites a partir del cambio cumple Verifactu sin que tengas que pensar en ello.
El momento del corte: cómo encajan los dos bloques
Hay un detalle de orden que conviene tener claro antes de importar el historial: necesitas haber emitido al menos una factura en Fube primero. Esa primera factura —la que inaugura tu registro Verifactu en Fube— marca la frontera. Las facturas externas que importes deben llevar fecha anterior a esa primera factura.
¿Por qué? Porque el registro de Verifactu es secuencial y encadenado: la primera factura real de Fube abre la cadena, y las facturas externas importadas quedan fuera de ella, como referencia histórica, sin interferir con el registro activo.
El flujo en la práctica queda así:
- Configuras en Fube tu numeración —prefijo y número de arranque— para continuar tu serie sin huecos.
- Emites la primera factura en Fube. Desde ese momento, Verifactu activo.
- Importas tu historial previo con fechas anteriores a esa primera factura.
En tres pasos, pasado y presente conviven en orden.
La numeración no se rompe
Uno de los miedos habituales al cambiar de software es que se rompa la correlación de la serie. En Fube configuras el prefijo y el número de arranque, de modo que la siguiente factura sea exactamente la que toca.
Si tu última factura fue la F-2026-0312, Fube puede empezar con F-2026-0313. La secuencia sigue: el Reglamento de Facturación exige que cada serie sea correlativa, no que esté atada a un programa concreto. Si prefieres abrir una serie nueva aprovechando el cambio, eso también es válido.
Tienes el detalle en la guía de numeración de facturas y series correlativas.
¿Qué ve la AEAT de mis facturas antiguas?
Nada distinto de lo habitual. Las facturas externas importadas a Fube no forman parte del registro de Verifactu; están dentro de tu cuenta como referencia histórica. La AEAT ve lo que se le envía desde Fube: las facturas nuevas, desde la primera que emites, con su QR y su huella encadenada.
Si tu antiguo software era conforme a Verifactu —obligatorio para quienes ya estaban en plazo—, esas facturas habrán pasado ya por el registro en ese sistema. Si el cambio lo haces antes de que te alcance el plazo, el historial importado simplemente no requería Verifactu cuando se emitió, así que no hay ninguna laguna.
Las dos fechas que marcan cuándo Verifactu es obligatorio:
- Sociedades (Impuesto de Sociedades): desde el 1 de enero de 2027.
- Resto de empresarios, profesionales y autónomos: desde el 1 de julio de 2027.
Si cambias antes de esas fechas tienes margen para probar el sistema con calma y cargar tu historial sin prisa. Si lo haces después, el mecanismo es el mismo: la primera factura emitida en Fube activa el registro, y el historial importado va donde le corresponde.
El paso a paso que mejor funciona
Este es el orden que más veces sale bien:
- Exporta tus datos del programa anterior: clientes, productos y el histórico de facturas.
- Decide tu numeración: ¿continúas la serie o abres una nueva? Configúrala antes de emitir nada.
- Emite la primera factura en Fube. Desde aquí, Verifactu activo y la cadena abierta.
- Importa el historial: facturas y documentos con fecha anterior a esa primera factura.
- Guarda el archivo original por si hace falta reimportar alguna fila.
El asistente de importación procesa las filas una a una y te indica cuáles no han entrado y por qué. Sin sorpresas en bloque: si algo falla, corriges solo esas filas y vuelves a subir. Todo el detalle del proceso está en la página de migración desde otro sistema.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas que importo cuentan como enviadas a Verifactu?
No. Las facturas externas importadas son historial: quedan dentro de Fube con tu numeración original, pero no se envían al registro de Verifactu de la AEAT. Solo se envían las facturas que emites directamente en Fube.
¿Puedo importar facturas con fecha posterior a mi primera factura en Fube?
No. El importador exige que las facturas externas tengan fecha anterior a la primera factura emitida en Fube. Ese orden garantiza que el registro encadenado de Verifactu no tenga inconsistencias.
¿Qué pasa si mi antiguo programa no era conforme a Verifactu?
Si el cambio se hace antes de tu fecha de obligación (1 de enero de 2027 para sociedades; 1 de julio de 2027 para el resto), las facturas del antiguo sistema no estaban obligadas a pasar por Verifactu. Si ya eras obligado y seguías con un sistema no conforme, es una situación que conviene revisar con tu asesoría; Fube resuelve lo que viene después del cambio, no el periodo previo.
¿Se puede deshacer una importación masiva?
No de forma automática, por eso conviene probar con pocas filas antes del lote completo y conservar el archivo original. Si algo se ha cargado mal, los registros se eliminan a mano o lo revisa el equipo de soporte.
¿Fube tiene plan gratuito para siempre?
Sí. El plan gratuito de Fube es permanente, sin tarjeta y sin límite de tiempo. Puedes probar la migración con un puñado de datos reales antes de dar el salto completo.
Cambiar de programa de facturación cuando Verifactu ya está encima no tiene por qué ser un salto al vacío. El historial queda como referencia, las facturas nuevas se envían desde el primer día y la numeración sigue desde donde la dejaste. El corte es limpio porque el sistema lo ordena así.
Si quieres verlo con tus propios datos, puedes empezar gratis en Fube y usar la migración guiada para comprobar cómo entra tu histórico antes de comprometerte del todo.
