Cambiar de programa de facturación sin perder tu numeración (ni tu histórico)

Cambiar de programa de facturación es una de esas tareas que se posponen durante meses. No por pereza, sino por miedo: miedo a que se rompa la numeración, a perder el histórico de facturas, a que los clientes y productos haya que volver a meterlos uno a uno. Y la pregunta de fondo siempre es la misma: ¿y si la lío con algo que la AEAT mira con lupa?

La buena noticia es que cambiar de software no obliga a empezar de cero ni a romper tu numeración correlativa. Con el método correcto, la transición es ordenada y deja tu facturación lista para seguir como si nada. Esta guía es para quien ya factura con otra herramienta (o con una hoja de cálculo) y quiere dar el salto sin sustos.

Por qué cada vez más negocios se plantean el cambio

El detonante de 2026 y 2027 tiene nombre propio: Verifactu. Usar un sistema de facturación conforme pasa a ser obligatorio, con dos fechas que conviene tener claras:

• Sociedades (Impuesto de Sociedades): desde el 1 de enero de 2027.
• Resto de empresarios, profesionales y autónomos: desde el 1 de julio de 2027.

Si tu programa actual no va a estar adaptado —o ya sospechas que vas a tener que moverte—, lo más cómodo es hacer el cambio con tiempo, en temporada tranquila, y no a contrarreloj en el último trimestre. Si quieres entender bien qué implica el reglamento y qué debe cumplir tu software, lo desarrollamos en la guía definitiva de Verifactu y plazos y en cómo elegir un software de facturación conforme.

Lo que de verdad te preocupa al cambiar (y por qué tiene solución)

Cuando alguien duda en cambiar de herramienta, casi siempre es por tres cosas:

1. La numeración. "Voy por la factura F-2026-0184, no puedo volver a empezar por la 1." Correcto: la numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro de cada serie, como pide el Reglamento de Facturación. Pero eso no significa que estés atado a tu programa anterior.
2. El histórico. Las facturas ya emitidas, los presupuestos, la cartera de clientes... son años de trabajo. Perderlos no es una opción.
3. El bloqueo. El miedo a entrar en una herramienta de la que luego no se puede salir, con los datos "secuestrados".

Las tres tienen respuesta, y conviene tratarlas por separado: una cosa es continuar tu numeración y otra distinta es traer tu histórico.

Cómo conservar tu numeración correlativa

Aquí está el malentendido más común: cambiar de programa no te obliga a reiniciar la numeración. Tienes dos caminos válidos, y ambos respetan la norma:

• Continuar la misma serie. Configuras en el nuevo programa el prefijo y el número inicial de manera que la siguiente factura sea exactamente la que tocaba. Si tu última fue la F260184, la próxima que emita Fube será la F260185. La secuencia sigue, sin huecos.
• Abrir una serie nueva. Muchos negocios aprovechan el cambio (o el inicio de ejercicio) para arrancar una serie limpia. También es perfectamente válido: lo importante es que cada serie sea correlativa por sí misma.

En Fube la numeración es automática: al emitir, asigna el siguiente número de la serie sin que tengas que pensarlo, y una vez emitida la factura el número queda fijo (un error se corrige con una rectificativa, no editando ni borrando). Puedes definir el prefijo, el número de arranque, el reinicio anual y tantas series como necesites —lo habitual es una por línea de negocio y otra por tipo de documento—. Tienes el detalle en la página de series y numeración y, si quieres entender bien las reglas, en la guía de numeración de facturas y series correlativas.

En resumen: tú decides por qué número empieza Fube. La continuidad de tu serie es una opción de configuración, no un obstáculo.

Cómo traer tu histórico sin empezar de cero

Que la facturación nueva continúe es solo media migración. La otra media es traer lo de antes: clientes, productos y el histórico de documentos.

Fube no se conecta "uno a uno" con cada programa del mercado —no existe un botón mágico por cada competidor—. El puente es universal y sencillo: una plantilla de Excel (XLSX). El flujo es este:

1. Exportas tus datos del programa anterior (o los tienes ya en una hoja de cálculo).
2. Los vuelcas en la plantilla oficial de Fube. Si tu archivo está en CSV u otro Excel, puedes subirlo a la función de poblar plantilla: Fube intenta encajar tus datos en la plantilla correcta y te la devuelve lista para revisar.
3. Importas. El asistente valida fila a fila: las correctas entran y las que fallan se reportan con el número de fila y el motivo, sin frenar al resto. Corriges solo esas y vuelves a subir.

Para que no se te dupliquen registros, tú eliges el modo: en Solo crear, los duplicados se señalan como aviso y no se tocan los existentes; en Crear o actualizar, los que ya están se actualizan por sus campos únicos y los nuevos se crean. Ningún cliente se duplica sin que tú lo veas.

El histórico de facturas: "facturas externas"

¿Y las facturas que ya emitiste con tu antiguo programa? Fube las importa también —incluidas simplificadas y rectificativas— marcándolas como facturas externas: son tu histórico, reflejan tu numeración previa y no se vuelven a enviar a Verifactu (no tendría sentido reenviar a la AEAT facturas que ya están emitidas y registradas en su día).

Aquí hay un detalle de orden importante: para cargar histórico externo, tu empresa necesita tener ya al menos una factura emitida en Fube con Verifactu, y las facturas que importes deben llevar fecha anterior a esa primera factura. Es decir: arrancas tu numeración nueva en Fube y, por debajo, colocas el histórico antiguo en su sitio cronológico. Así conviven el pasado (importado) y el presente (conforme) sin pisarse.

Qué puedes traer a Fube

La migración guiada cubre los bloques que de verdad mueven un negocio:

• Clientes y proveedores (la ficha exige un NIF válido, por eso es importante tenerlo bien).
• Productos y categorías.
• Facturas y simplificadas (como histórico externo).
• Proformas y presupuestos.
• Equipo, departamentos y centros, si trabajas con varias personas.

Lo tienes paso a paso en la página de migración desde otro sistema.

Y si algún día quieres irte: tus datos salen contigo

Este punto importa tanto como el de entrada. Una herramienta en la que confías es una de la que también puedes salir. En Fube tus datos no quedan retenidos: puedes exportarlos cuando quieras en CSV, Excel (XLSX), JSON, PDF o ZIP —ideal para tu asesoría o para tus informes— e incluso generar un volcado completo de tu empresa, pensado para copias íntegras y para tu derecho de portabilidad. Lo cuentas en detalle en exportaciones.

Saber que la puerta de salida existe es, paradójicamente, lo que da tranquilidad para entrar.

Pasos para una migración sin sustos

Un guion sencillo para que el cambio salga a la primera:

1. Reúne tus datos del programa anterior: exporta clientes, productos y el histórico de facturas a Excel.
2. Decide tu numeración: ¿continúas tu serie o abres una nueva? Configúrala antes de emitir nada.
3. Emite tu primera factura en Fube con la numeración decidida (necesaria antes de cargar histórico externo).
4. Prueba con pocas filas antes del lote completo: importa un puñado de clientes, revisa el informe de errores y ajusta la plantilla.
5. Importa el resto por bloques (clientes, productos y, por último, el histórico de facturas con fecha anterior a tu primera factura en Fube).
6. Revisa y conserva el archivo original por si necesitas reimportar algo.

Sin prisas y por bloques, una migración deja de ser un salto al vacío y se convierte en una tarea de una tarde.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que reiniciar la numeración al cambiar de programa?

No. Puedes configurar el prefijo y el número inicial para continuar tu serie exactamente donde la dejaste, o abrir una serie nueva. Las dos opciones respetan la numeración correlativa que pide la norma.

¿Pierdo las facturas que ya emití con mi antiguo software?

No. Se importan como facturas externas: tu histórico queda dentro de Fube, con tu numeración previa, sin reenviarse a Verifactu. Deben llevar fecha anterior a tu primera factura emitida en Fube.

¿Fube se conecta directamente con mi programa actual?

No de forma automática y "uno a uno". El puente es una plantilla de Excel: exportas de tu herramienta, vuelcas en la plantilla (o dejas que Fube la pueble) e importas. Para una sincronización automática y recurrente, Fube ofrece su API.

¿Y si me equivoco al importar?

El asistente valida fila a fila y te dice qué entró y qué no, con el motivo. No hay deshacer masivo, así que conviene probar con pocas filas primero y guardar el archivo original. Si una carga grande sale mal, el equipo de soporte puede ayudarte a revisarla.

¿Puedo volver a sacar mis datos más adelante?

Sí. Fube permite exportar tus datos en varios formatos (CSV, XLSX, JSON, PDF, ZIP) y generar un volcado completo de tu empresa por portabilidad. Tus datos son tuyos.

Cambiar a tiempo, con la cabeza tranquila

Cambiar de programa de facturación no tiene por qué doler. La numeración se continúa con un par de ajustes, el histórico se trae con una plantilla guiada y, si algún día quieres irte, tus datos salen contigo. Y con Verifactu acercándose —1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para el resto—, hacerlo con margen es el mejor favor que puedes hacerte.

Si quieres ver cómo sería tu caso, puedes empezar gratis en Fube —el plan gratuito es para siempre— y probar la migración guiada con un puñado de datos antes de dar el salto completo.