Reclamar impagados a un cliente moroso: plazos, cartas y cuándo acudir al juzgado

Tienes una factura vencida desde hace dos semanas y no sabes muy bien qué hacer: escribir ya al cliente puede parecer precipitado si simplemente se le ha pasado la fecha, pero esperar demasiado tiene un coste que no se ve hasta que es tarde — pierdes fuerza para negociar, y si la cosa acaba en el juzgado, te van a preguntar qué hiciste y cuándo.

No hace falta improvisar cada vez que un cliente se retrasa. Hay una escalada de pasos con un orden y un ritmo razonables: empieza amistosa para no romper una relación que a lo mejor solo tiene un despiste detrás, y se va poniendo más formal —y más rápida— cuanto más tarda en resolverse.

La escalera completa, de un vistazo

Son plazos orientativos, no una norma fija: con un cliente habitual y de confianza puede tener sentido alargar la fase amistosa; con uno que ya acumula dos o tres retrasos, conviene empezar más arriba de la escalera directamente.

Fase 1 — El recordatorio amistoso

El primer contacto no tiene que sonar a reclamación. Un email o un mensaje breve, sin acusar, suele bastar: "Hola [nombre], te escribo porque veo que la factura [número] con vencimiento el [fecha] sigue pendiente. Si ya está gestionada, ignora este aviso; si no, ¿podrías confirmarme cuándo se resuelve?". La mayoría de impagos a autónomos y pymes no son morosidad de verdad, sino descuido administrativo del cliente — y un tono cordial resuelve la mayoría sin desgastar nada.

Fase 2 — La reclamación formal por escrito

Si el recordatorio no obtiene respuesta en una semana o así, toca subir el tono y dejar constancia: un email más directo (referencia a la factura, importe exacto, fecha de vencimiento, nueva fecha límite) o una carta. Aquí ya conviene guardar cada envío — con la fecha, el destinatario y si hubo confirmación de lectura — porque es el rastro que vas a necesitar si el impago sigue subiendo de nivel.

Fase 3 — El burofax: por qué cambia las reglas

El interés de demora corre automáticamente en cuanto se cumple el plazo de pago, sin que haga falta reclamarlo antes para que empiece a devengarse (así lo fija la Ley 3/2004 de morosidad, que también añade una indemnización fija de 40 € por gastos de cobro que se suma "en todo caso"). Así que no pierdes ese derecho por tardarte unos días en escribir el burofax.

Lo que el burofax aporta es otra cosa: certifica qué dijiste y cuándo, con acuse de recibo del destinatario. Esa fecha cierta es exactamente lo que necesitarás acreditar si el impago acaba convertido en un procedimiento monitorio — y es la línea que separa "se lo reclamé" de "puedo probar que se lo reclamé". Para el cálculo exacto de los intereses que puedes sumar a la deuda, incluida esa indemnización fija, está detallado aquí.

Cuándo dar el salto al juzgado

Si tras el burofax pasan otros 10-15 días sin pago ni respuesta, y la deuda es dineraria, líquida, vencida, exigible y la puedes acreditar con la factura y el resto del rastro documental, el procedimiento monitorio es la vía pensada para este caso: no exige abogado ni procurador para la petición inicial, sea cual sea el importe, y suele resolverse más rápido que un juicio ordinario cuando el deudor no se opone.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio enviar un burofax antes de poder demandar?

No, legalmente puedes presentar un procedimiento monitorio sin haber enviado burofax. En la práctica ayuda: refuerza la prueba de que reclamaste antes de acudir al juzgado y, si el cliente paga al recibirlo, te ahorra dar ese paso.

¿Puedo saltarme el recordatorio amistoso con un cliente que ya lleva varios impagos?

Sí. La escalera es una guía para el caso general, no una obligación de empezar siempre desde el tono más suave. Con un cliente que acumula retrasos repetidos, tiene sentido empezar directamente por la reclamación formal o el burofax.

¿Y si el cliente no dice que no va a pagar, sino que disputa el importe?

Entonces ya no es un simple impago por retraso: es una discrepancia sobre la factura, y conviene resolverla (revisar el presupuesto aceptado, el albarán, lo entregado) antes de subir de nivel en la escalera. Reclamar como si fuera morosidad un importe que el cliente cuestiona con motivo suele alargar el conflicto, no acortarlo.

¿Cuánto cuesta llegar hasta el burofax, antes de plantearse el juzgado?

Poco: un burofax certificado con acuse de recibo cuesta unos pocos euros en Correos, y las fases anteriores no tienen coste directo más allá del tiempo. Es, con diferencia, la parte más barata de toda la escalera — el coste sube al entrar en la vía judicial.

Llevar esta escalera a mano —qué factura lleva cuántos días vencida, a quién ya se le mandó recordatorio y a quién le toca el siguiente paso— es la parte que se descontrola cuando hay más de dos o tres facturas pendientes a la vez. La gestión de cobros de Fube marca cada factura como pendiente, vencida o cobrada y envía recordatorios con tono creciente —del amistoso al más formal— sin que tengas que llevar la cuenta a mano de a quién le toca qué carta.

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