Cuánto tiempo tienes para reclamar una factura impagada: la prescripción

Cuánto tiempo tienes para reclamar una factura impagada

Revisas la cartera y aparece una factura de hace dos años que nunca se cobró. El cliente dejó de contestar, tú dejaste de insistir y la deuda se quedó en un cajón. La pregunta llega sola: ¿todavía puedo reclamarla?

La respuesta corta es que reclamar una deuda no es posible para siempre: las acciones prescriben por el paso del tiempo. La larga depende de qué tipo de deuda sea y de si has hecho algo que cuente como reclamación. Aquí tienes cómo funciona, sin dramatismo y sin cálculos de memoria.

Qué es la prescripción (y qué no es)

Prescribir significa que, pasado un plazo, pierdes la posibilidad de exigir el pago ante un juzgado si el deudor invoca la prescripción. El Código Civil lo resume así: las acciones prescriben «por el mero lapso del tiempo fijado por la ley» (art. 1961).

Dos matices que conviene tener claros:

• No borra la factura ni la deuda de tu contabilidad. La factura sigue emitida, declarada y registrada. Lo que cambia es tu capacidad de reclamarla por vía judicial.
• El juez no la aplica de oficio. Tiene que alegarla el deudor. Pero cuenta con que, si te reclama alguien con un abogado, lo hará.

Cuál es el plazo

Para las reclamaciones personales —y una factura impagada lo es— la regla general es de cinco años. El artículo 1964.2 del Código Civil dice que las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. Esa cifra es la de la reforma de la Ley 42/2015; antes era de quince, y por eso todavía circulan guías con un plazo que ya no vale.

Pero hay plazos especiales más cortos. El artículo 1967 fija tres años para varios supuestos, entre ellos el pago a profesionales de sus honorarios por el ejercicio de su profesión, arte u oficio y el precio de los géneros vendidos por mercaderes a quienes no lo son. Que tu deuda caiga en uno de esos supuestos depende de la naturaleza de lo que facturaste y de quién es tu cliente, y no es algo que se resuelva desde un blog.

Qué hacer con esa incertidumbre es sencillo: no cuentes con los cinco años. Si tu factura puede encajar en el plazo corto, el reloj que importa es el de tres. Un abogado o tu asesoría te dirá cuál toca; tú puedes ahorrarte la discusión reclamando mucho antes.

Desde cuándo cuenta

La regla general (art. 1969) es que el plazo se cuenta desde el día en que pudo ejercitarse la acción, es decir, desde que el pago era exigible. En una factura, lo normal es:

• Con fecha de vencimiento pactada, desde esa fecha, no desde la de emisión.
• Sin vencimiento, desde que la deuda pudo reclamarse; si dudas, parte de la fecha de la factura, que es la opción prudente.

Para los supuestos del plazo de tres años, el propio artículo 1967 aclara que el tiempo se cuenta desde que dejaron de prestarse los servicios, no desde el vencimiento. Otra razón para no apurar.

Qué interrumpe la prescripción

Aquí está lo más útil. El artículo 1973 dice que la prescripción se interrumpe en tres casos:

1. Por su ejercicio ante los tribunales: presentar una demanda o una petición de procedimiento monitorio.
2. Por reclamación extrajudicial del acreedor: una reclamación formal que puedas demostrar que el cliente recibió.
3. Por cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor: que te escriba «te pago en marzo», que haga un pago parcial o que te pida un aplazamiento.

Al interrumpirse, el plazo vuelve a empezar de cero. Es la razón por la que una reclamación a tiempo vale tanto más que tenerlo todo listo para «cuando haga falta».

La prueba es lo que cuenta

Interrumpir no sirve de nada si no puedes demostrarlo. Lo habitual es dejar la reclamación por un medio que acredite el contenido y la recepción —el burofax suele ser la opción— y guardar el justificante junto con la factura. Un WhatsApp o una llamada son difíciles de probar un día después y casi imposibles tres años después. Cómo se escalonan esos pasos lo cuenta la escalera de reclamación de impagados.

Y los reconocimientos del propio deudor también interrumpen: conserva los correos en los que admite que debe, o en los que pide más tiempo.

Cómo revisar tu cartera antes de que caduque algo

Un repaso de media hora cada trimestre evita sorpresas:

1. Saca el listado de facturas pendientes ordenado de más antigua a más reciente.
2. Marca las que superan los dos años desde su vencimiento. Son las que te acercan al plazo de tres años.
3. Para cada una, anota la última reclamación que puedas acreditar y su fecha. Si no hay ninguna, el reloj lleva corriendo desde el vencimiento.
4. Decide con fecha: reclamar de forma formal, ir al monitorio o dar la deuda por perdida. Esta última opción es legítima, pero conviene que sea una decisión y no un olvido. Cómo ordenar esa decisión está en cómo gestionar las facturas impagadas.

Si finalmente decides abandonar el cobro, no es un trámite que se haga solo: las consecuencias fiscales de dar una deuda por incobrable tienen sus propias condiciones y plazos, así que consúltalo con tu asesoría antes de tocar nada en la contabilidad.

Prescripción y conservación de facturas no son lo mismo

Es una confusión frecuente. El plazo durante el que debes guardar las facturas responde a obligaciones fiscales y mercantiles y no tiene que coincidir con el plazo para reclamarlas. Puedes necesitar la factura para una reclamación mucho después de lo que pensabas, o puedes haber cumplido tu obligación de conservarla y estar ya fuera de plazo para cobrar. Qué se guarda y cuánto lo explica este post sobre conservar facturas en digital.

Cómo ayuda Fube

Lo que hace falta para que la prescripción no te pille es ver tus pendientes por antigüedad y tener a mano la factura original. En Fube, la gestión de cobros sigue el estado de cada factura emitida, de modo que las vencidas desde hace tiempo se localizan sin repasar carpetas, y el módulo de facturación guarda el documento tal como lo emitiste, listo para adjuntarlo a una reclamación.

El plan gratuito permite probarlo con tus propias facturas.

Preguntas frecuentes

¿Una factura prescrita sigue siendo válida? Sí como documento: sigue emitida y registrada. Lo que pierdes es la posibilidad de exigir el pago ante un juzgado si el deudor alega la prescripción. Las consecuencias contables y fiscales de una deuda que no vas a cobrar conviene consultarlas con tu asesoría.

¿Cuántos años tengo para reclamar una factura impagada? La regla general del Código Civil para acciones personales es de cinco años, pero hay plazos especiales de tres años para determinados supuestos, como los honorarios de ciertos profesionales. Si tienes dudas sobre cuál aplica a tu caso, pregunta a un abogado y no apures el plazo.

¿Un correo recordando el pago interrumpe la prescripción? La ley habla de «reclamación extrajudicial del acreedor», y lo decisivo es poder probar qué enviaste y que llegó. Un burofax o un medio equivalente es mucho más sólido que un correo simple.

Si el cliente me paga una parte, ¿cambia el plazo? Un pago parcial es un acto de reconocimiento de la deuda y, según el artículo 1973, interrumpe la prescripción. Guarda el justificante.

¿Hace falta ir al juzgado para interrumpir la prescripción? No: la reclamación extrajudicial acreditable también la interrumpe. Pero si el cliente sigue sin pagar, presentar una demanda o un monitorio es lo que te permite cobrar de verdad.