Verifactu: qué hacer si la AEAT te pide tus registros de facturación

Verifactu: qué hacer si la AEAT te pide tus registros de facturación

Recibes una comunicación de la AEAT que te pide los registros de facturación de un periodo. Con Verifactu en el horizonte, es una duda que se oye cada vez más: ¿qué es exactamente lo que piden, de dónde sale y cómo se entrega? La respuesta es menos misteriosa de lo que parece, y casi toda depende de algo que se decide antes de que llegue la carta: el software con el que facturas.

Este artículo sirve a quien factura como autónomo o desde una pequeña sociedad y quiere saber qué dice el reglamento, qué tiene que poder hacer su programa y qué orden seguir si le llega un requerimiento.

De dónde sale la facultad de pedirlos

El reglamento que regula los sistemas de facturación, el Real Decreto 1007/2023, recoge dos vías en su artículo 14:

• Acceso en el lugar donde se usa el sistema. La AEAT puede personarse y pedir acceso a donde residan los registros de facturación y de eventos, incluida su descarga, volcado, copia y consulta en un formato legible.
• Copia a petición. La AEAT puede requerir y obtener copia de los registros que conservas, en formato electrónico, en soporte físico o por envío seguro.

El mismo artículo permite además que la AEAT pida a quien produce o comercializa el software la información necesaria para comprobar que cumple. Es decir, el control no recae solo sobre ti: también sobre la herramienta.

Conviene no confundir esto con el envío de registros que hace un sistema en modo Verifactu. Una cosa es que cada factura se remita a la AEAT al emitirse (los artículos 15 y 16 describen esa remisión). Otra es que la Administración pida, con un requerimiento concreto, ver o copiar lo que tú conservas. Pueden darse las dos a la vez.

Qué tiene que poder hacer tu software

El artículo 8.2.c) del reglamento exige que el sistema incluya un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro, y que los registros puedan exportarse a un almacenamiento externo en formato electrónico legible. En la práctica, esto significa que un programa conforme no debería dejarte en la situación de «los datos están ahí, pero no sé sacarlos».

Sobre el plazo de conservación, el reglamento no fija un número de años: remite a la Ley General Tributaria. Si dudas de cuánto tiempo guardar cada cosa, lo tratamos en esta guía sobre conservación de facturas.

Qué hacer si te llega el requerimiento: un orden razonable

Un requerimiento es un trámite ordinario de la relación con Hacienda, no una alarma. Un orden que ayuda a no equivocarse:

1. Lee qué pide exactamente y hasta cuándo. Periodo, tipo de información y plazo de respuesta están en el propio escrito. No des por hecho que piden «todo».
2. Avisa a tu asesoría o gestoría el mismo día. Es quien conoce el procedimiento y los plazos de tu caso concreto. Lo que aquí se cuenta es el marco general, no una recomendación para tu situación.
3. No toques los registros. Un registro ya generado no se modifica ni se borra: si hay un error, se corrige con un registro nuevo de anulación o rectificación, que convive con el original. Intentar «ordenar» antes de entregar es justo lo que el sistema está diseñado para impedir.
4. Exporta desde tu programa lo que se pide, en formato legible. Mejor el fichero que genera el propio sistema que una reconstrucción a mano.
5. Guarda copia de lo que entregas, con fecha y con la referencia del requerimiento.
6. Responde en plazo, y si necesitas más tiempo, que sea tu asesoría quien lo gestione por escrito.

Qué cambia si tu programa envía cada factura a la AEAT

Cuando un sistema remite los registros al emitir cada factura, la AEAT ya dispone de ellos. Eso no te exime de conservar los tuyos ni de poder exportarlos, pero reduce la sorpresa: lo que entregues tiene que coincidir con lo que ya consta, y la cadena de huellas permite comprobar que no falta ni sobra nada. Si tu cadena está íntegra, entregar es un trámite; si has estado trabajando con copias sueltas, es donde aparecen los problemas.

En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía siempre a la AEAT; puedes ver cómo funciona en Verifactu en Fube. Además, la exportación completa de la configuración incluye los registros de facturación y la cadena de huellas, tal como se explica en ¿Qué pasa con mis facturas Verifactu si se rompe el ordenador?.

Antes de que llegue: tres comprobaciones sencillas

• Sabes dónde se exporta. Haz una exportación de prueba hoy y comprueba que el fichero se abre y que cubre el periodo que esperas.
• Tu serie no tiene huecos sin explicar. Un hueco en la numeración se justifica con un registro de anulación, no con silencio. Si tienes dudas con las series, mira las series de facturación para 2027.
• Tu asesoría tiene acceso o copia. Si te escribe un lunes por la tarde, que no dependa de que tú estés cerca del ordenador.

Cuándo empieza a aplicar la obligación

Las fechas que recoge hoy el reglamento son el 1 de enero de 2027 para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Hacienda ha anunciado una previsión de aplazamiento que, a la fecha de este artículo, es un anuncio y no una norma publicada; lo explicamos en Verifactu se aplaza a octubre de 2028: lo que dice la nota de Hacienda.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que entregar los registros solo porque uso Verifactu?

No. Que tu sistema envíe las facturas no implica un requerimiento. Lo que describe el reglamento es la posibilidad de que la AEAT los pida o acceda a ellos; si ocurre o no depende del procedimiento de comprobación que se abra.

¿Puedo entregar un PDF de cada factura en lugar de los registros?

Si el requerimiento pide los registros de facturación, lo adecuado es entregar eso, exportado desde tu sistema. Un PDF es la factura, no el registro con su huella. Si el escrito es ambiguo, consúltalo con tu asesoría antes de decidir.

¿Qué pasa si cambié de programa durante el periodo que piden?

Tendrás registros en más de un sistema y conviene que ambos puedan exportarse. El caso, con sus matices, está en Verifactu y el cambio de software: qué pasa con tu historial de facturas.

En resumen

Un requerimiento de registros de facturación se apoya en el artículo 14 del Real Decreto 1007/2023 y se responde mejor con calma y con orden: leer qué piden, avisar a tu asesoría, no tocar nada y exportar desde el propio programa. Lo que de verdad ayuda es lo que se prepara antes: un software que exporte en formato legible y una cadena de registros sin huecos sin explicar.

Si quieres facturar con QR, huella encadenada y envío a la AEAT sin pensar en ello, puedes empezar con Fube de forma gratuita.