Conservación de facturas: cuánto tiempo hay que guardarlas y en qué formato

Conservación de facturas: cuánto tiempo hay que guardarlas y en qué formato

Emites o recibes una factura y, en algún momento, te preguntas si ya puedes borrarla o tirarla. La respuesta no es un único número: hay dos plazos legales distintos que conviven, y el que manda casi siempre es el más largo. Además, el formato en el que la guardas importa tanto como el tiempo: una factura ilegible o alterada no sirve de nada aunque la conserves durante décadas.

Los dos plazos que se solapan: 4 años fiscales, 6 años mercantiles

Cuando se habla de "cuánto hay que guardar una factura", en realidad se están mezclando dos obligaciones distintas:

• Prescripción tributaria: 4 años. Es el plazo que tiene la Administración para determinar la deuda tributaria, exigir su pago o para que tú reclames una devolución improcedente, según el artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT). Pasado este plazo, Hacienda ya no puede revisar esa declaración.
• Obligación mercantil: 6 años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a todo empresario o profesional a conservar sus libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años a contar desde el último asiento realizado en los libros. Esta obligación aplica con independencia de si Hacienda ya no puede revisar esos ejercicios.

En la práctica, esto significa que el plazo real de conservación es de 6 años, no de 4: aunque el derecho de la Administración a comprobar haya prescrito, la obligación mercantil de guardar la documentación sigue viva dos años más. La propia Agencia Tributaria lo aclara así en su ficha sobre conservación de libros: los dos plazos no coinciden, y el mercantil es el que se aplica en la mayoría de los casos porque es el más amplio.

Cuándo el plazo se alarga todavía más

El 4-6 no es siempre el techo. Hay situaciones habituales en las que conviene guardar la documentación más tiempo:

• Bienes de inversión (equipos, maquinaria, un local, un vehículo afecto): la deducción del IVA soportado en su compra está sujeta a un periodo de regularización que se extiende varios años más allá de la compra. Mientras dure esa regularización, la factura de compra sigue siendo relevante y conviene conservarla.
• Bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar: si tienes créditos fiscales que arrastras de un ejercicio a otro (pérdidas compensables, deducciones no aplicadas), la Administración puede comprobar su origen incluso años después de generarlos, más allá del plazo general de 4 años. Si es tu caso, guarda la documentación que los justifica mientras sigan pendientes de aplicar.
• Litigios o reclamaciones abiertas con un cliente o proveedor: mientras dure el proceso, conserva la factura al margen de cualquier plazo fiscal o mercantil.

Ante cualquiera de estos casos, lo más seguro es consultar con tu asesoría el plazo concreto que aplica, porque depende de cifras y fechas propias de tu actividad.

El formato también es una obligación, no solo el plazo

El artículo 8 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que, durante todo el periodo de conservación, la factura mantenga tres garantías: autenticidad del origen (que quede acreditado quién la emitió), integridad del contenido (que no se haya modificado) y legibilidad (que se pueda leer sin dificultad). Esto aplica igual a factura en papel que a factura electrónica.

En la práctica:

• Si la factura nació electrónica, debe conservarse en formato electrónico durante todo el plazo; no basta con imprimirla.
• Si la factura nació en papel, puede digitalizarse en determinadas condiciones, pero conviene no deshacerse del original hasta confirmar con la asesoría que el proceso de digitalización cumple los requisitos legales para sustituirlo.
• Guardarla en una carpeta de fotos del móvil o en un email sin orden cumple mal las tres garantías: es fácil que se pierda, se corte o no se pueda acreditar cuándo se emitió.

Qué cambia con Verifactu

Con Verifactu, cada factura generada por un sistema informático de facturación queda con un QR y una huella encadenada al registro anterior, y se envía a la AEAT en el momento de la expedición. Esto no acorta ni alarga los plazos de conservación que hemos visto arriba, pero sí añade una capa extra de trazabilidad: el propio sistema de facturación deja un rastro difícil de alterar, que complementa —no sustituye— tu obligación de conservar la factura durante los 6 años del Código de Comercio.

Recuerda las fechas del calendario: Verifactu es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos.

Cómo lo hace Fube

En Fube cada factura emitida y recibida queda registrada de forma permanente, sin que dependa de que guardes copias sueltas en el ordenador o el email. El libro registro mantiene el histórico ordenado, y como Fube envía siempre cada factura a la AEAT en modo Verifactu, los registros de facturación quedan trazables desde el momento en que se emiten, sin que tengas que preocuparte por conservar el PDF por tu cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar una factura pasados los 4 años de prescripción fiscal?

No, en general no. El plazo mercantil del Código de Comercio (6 años) es más largo que el de prescripción tributaria y se aplica igualmente, así que la obligación de conservar sigue viva dos años más.

¿Tengo que guardar también las facturas de gastos que no me deduzco?

La obligación de conservación del Código de Comercio se refiere a la documentación de tu negocio en general, no solo a lo que finalmente te deduces. Si tienes dudas sobre un caso concreto, coméntalo con tu asesoría.

¿Sirve una foto del móvil como conservación válida de una factura en papel?

Puede valer como copia de trabajo, pero para que sustituya al original a efectos legales debe cumplir el proceso de digitalización certificada y garantizar autenticidad, integridad y legibilidad. Si no estás seguro de que tu método cumple esto, conserva también el papel.

Si cierro mi actividad como autónomo, ¿dejo de tener que conservar las facturas?

No. El cese de la actividad no exime de la obligación de conservación: sigue aplicándose durante el plazo correspondiente aunque ya no factures.

Guardar bien tus facturas no tiene que depender de carpetas sueltas ni de acordarte de hacer copias de seguridad. Si quieres tener tu histórico de facturas siempre ordenado y accesible, puedes empezar gratis en Fube.

Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Para el criterio exacto en tu caso, consulta con tu asesoría.