Recibo domiciliado devuelto: qué hacer cuando el banco no cobra la factura a tu cliente

Recibo domiciliado devuelto: qué hacer cuando el banco no cobra la factura a tu cliente

Marta domicilia la cuota mensual de uno de sus clientes desde hace un año. Un día revisa el banco y ve una línea nueva: el adeudo que debía entrar ese mes aparece devuelto. El dinero no está, la factura sigue en el sistema como si nada, y la primera duda es siempre la misma: ¿tiene que anular la factura, emitir una nueva o simplemente volver a intentarlo?

Ninguna de las tres, en realidad. Un recibo devuelto no es un error en la factura: es que el banco del cliente no ha podido —o no ha querido— completarla. Esta guía explica por qué se devuelve un adeudo domiciliado, qué motivos existen, si hace falta tocar la factura y qué hacer para acabar cobrando.

Qué es exactamente un recibo devuelto

Cuando domicilias un cobro, tu banco envía el adeudo al banco de tu cliente a través del sistema de adeudo directo SEPA (lo explicamos en detalle en remesas SEPA y domiciliación de cobros). El banco del cliente puede aceptar el cargo y abonarte el dinero, o devolverlo si algo no encaja: no hay saldo, la cuenta ya no existe, no consta el mandato o el propio cliente rechaza el cargo.

Esa devolución es una operación tan estándar como el propio cobro —tiene su código, su plazo y su motivo—, así que no hay que tratarla como una incidencia grave: es parte normal de trabajar con domiciliaciones.

Los motivos más habituales, y qué significa cada uno

Cada devolución llega con un código de motivo. El reglamento del esquema básico —el rulebook del European Payments Council, que es el dueño del esquema— enumera 16 motivos de devolución en el atributo AT-R004 (SEPA Direct Debit Core Scheme Rulebook EPC016-06, 2025 versión 1.1, § 4.8.39). Estos cinco son los que cambian lo que tienes que hacer después:

• Fondos insuficientes (Insufficient Funds) — la cuenta del cliente no tiene saldo ese día. Es el caso en el que reintentar el mismo cobro más adelante tiene sentido sin cambiar nada.
• Cuenta cerrada o bloqueada (Account closed, Account blocked) — el cliente cambió de banco o cerró la cuenta y no actualizó el IBAN. Hay que pedirle uno nuevo.
• Sin mandato (No Mandate) — el banco del cliente no tiene constancia del mandato que ampara el cargo. Conviene revisar su referencia y su fecha de firma. Y hay una regla que es obligación tuya, no de tu banco: si pasan 36 meses sin presentar ningún cobro al amparo de un mandato —contados desde el último cobro presentado, aunque acabara rechazado o devuelto—, tienes que cancelarlo y ya no puedes emitir cobros con él; hace falta uno nuevo (§ 4.2 del mismo reglamento).
• Rechazo del deudor (Refusal by the Debtor) — el cliente ha pedido a su banco que no pague ese cobro, y el esquema le deja hacerlo por cualquier motivo. Aquí el problema no es técnico: hay que hablar con él.
• Titular fallecido (Debtor deceased) — tiene código propio precisamente para que el cobro no se reintente sin más.

Ver el motivo exacto te ahorra suposiciones: no es lo mismo un despiste de saldo que un cliente que ha decidido activamente no pagarte.

¿Hay que rectificar la factura?

No. Esto es lo que más tranquiliza saber: la factura sigue siendo válida tal y como la emitiste. Un recibo devuelto no es un error en el importe, el concepto ni los datos fiscales —eso sería motivo de una factura rectificativa—, sino un fallo en el cobro. La deuda existe igual que antes; lo único que cambia es que sigue pendiente.

Lo que sí cambia es el estado de esa factura en tu gestión: pasa de "domiciliada" a pendiente de cobro, para que sepas que ese dinero todavía no ha entrado y no lo des por hecho en tu tesorería.

Cuánto se tarda en saber que un recibo se ha devuelto

El plazo para devolver por una causa técnica —fondos insuficientes, cuenta cerrada, sin mandato— lo fija el propio esquema SEPA, y depende de cuál de los dos uses:

• Adeudo directo SEPA básico (SDD Core), abierto como pagadores tanto a empresas como a particulares y el único de los dos que sirve cuando quien paga es un consumidor (Anexo V del mismo reglamento, punto 4.2): el banco del deudor puede devolver el cobro hasta cinco días hábiles interbancarios después de la fecha de liquidación (SEPA Direct Debit Core Scheme Rulebook EPC016-06, 2025 versión 1.1, § 4.3.4).
• Adeudo directo SEPA entre empresas (SDD B2B), al que sólo tienen acceso como pagadores quienes no son consumidores: tres días hábiles interbancarios (SEPA Direct Debit B2B Scheme Rulebook EPC222-07, 2025 versión 1.1, § 4.3.4).

Dos precisiones para leer bien esas cifras. Por regla general la fecha de liquidación, la fecha de vencimiento del cobro y el día en que se carga la cuenta del cliente son la misma fecha (§ 4.3.1 del reglamento Core). Y un "día hábil interbancario" es un día del calendario TARGET del Banco Central Europeo, no del calendario laboral español. Pasado el plazo, una devolución presentada más tarde no debe procesarse: el banco del acreedor y el sistema de compensación tienen que pararla. Cuándo te lo cuenta a ti tu banco es otra cosa, porque el momento de abonarte el cobro queda expresamente fuera del esquema (§ 4.3.4 del reglamento Core).

Es distinto el caso en que el cliente ejerce su derecho a pedir la devolución de un cargo que sí había autorizado. En un adeudo domiciliado SEPA ese derecho es incondicional durante ocho semanas desde la fecha de cargo: no tiene que justificar nada y su banco no puede denegárselo (Real Decreto-ley 19/2018, arts. 48.2, 49.1 y 49.2; el reglamento Core lo llama devolución "sin preguntas", § 4.3.4). Puede decaer si el contrato marco entre tu cliente y su banco lo excluye, y sólo en el supuesto tasado del art. 48.4, que exige las dos cosas a la vez: que tu cliente diera el consentimiento directamente a su banco y que se le informara de la operación con al menos cuatro semanas de antelación. Si el cargo no estaba autorizado, tiene que comunicarlo sin demora injustificada y, como tope, dentro de los trece meses siguientes a la fecha del adeudo (art. 43.1); Banco de España da esas mismas dos cifras, ocho semanas y trece meses, en su portal del cliente bancario. Y hay un caso en el que ese derecho no existe: cuando tu cliente no es consumidor ni microempresa, su contrato con el banco puede dejar fuera los arts. 48 y 49 (art. 34.1), que es justo lo que hace el esquema B2B, donde no hay devoluciones a petición del deudor.

Qué hacer, paso a paso

1. Mira el motivo antes de reaccionar. Te dice si el problema es puntual (fondos insuficientes) o si necesitas datos nuevos (IBAN, mandato).
2. Avisa al cliente. Un mensaje breve suele bastar: "tu banco ha devuelto el recibo de la factura X, ¿lo intentamos de nuevo o prefieres pagarlo de otra forma?". Si la devolución fue por falta de fondos, acordar con él cuándo lo reintentas evita una segunda devolución.
3. Reintenta el cobro o pide un medio alternativo. Si el motivo era falta de fondos, puedes volver a domiciliarlo. Si la devolución fue sin mandato, necesitas uno firmado de nuevo antes de reintentarlo.
4. Si no responde o se repite, sube el tono. Los mismos pasos que para cualquier factura impagada: recordatorio, reclamación formal, burofax.
5. Si se agota la vía amistosa, hay reclamación judicial. El procedimiento monitorio es la vía más rápida si el cliente sigue sin pagar y sin dar explicaciones.

Cómo lo ves en Fube

Fube marca cada adeudo devuelto con su propio estado —Devuelta— y deja la factura vinculada señalada como pendiente de cobro, para que no se te pierda entre el resto de movimientos del extracto. Desde ahí puedes ver el motivo, decidir si reintentas la domiciliación o registras otro medio de pago, y seguir el caso sin perder de vista qué facturas siguen sin cobrarse. Todo esto conecta con la gestión de cobros de Fube, donde ves de un vistazo qué está pendiente y cuánto lleva así, y con las remesas SEPA, donde se generan y validan los adeudos antes de mandarlos al banco.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que anular o rectificar la factura si el recibo vuelve devuelto?

No. La factura ya emitida sigue siendo correcta; el impago no es un error de facturación, así que no procede una rectificativa. Solo cambia el estado de cobro, que pasa a pendiente.

¿Puedo volver a domiciliar el mismo recibo?

Sí, si el motivo de la devolución era temporal (fondos insuficientes) y el mandato sigue vigente. Si la devolución fue por sin mandato o por cuenta cerrada, necesitas un mandato firmado de nuevo o un IBAN nuevo antes de reintentarlo.

¿Qué pasa si el cliente devuelve un cargo que ya había autorizado?

Durante las ocho semanas siguientes al cargo puede pedir la devolución a su banco sin justificar nada, y el banco no puede denegársela (Real Decreto-ley 19/2018, arts. 48.2, 49.1 y 49.2): el dinero vuelve a su cuenta y tu banco tiene derecho a repercutírtelo a ti según las condiciones que tengas firmadas con él (§ 4.2 del reglamento Core).

Si el cargo no estaba autorizado, el plazo se estira: tiene que comunicarlo sin demora injustificada y, como tope, dentro de los trece meses siguientes al adeudo (art. 43.1). Ese segundo caso no es automático. Lo resuelve el banco de tu cliente, que antes tiene que pedirte —a través de tu banco— una copia del mandato, salvo que el mandato ya estuviera cancelado o hubiera decaído por los 36 meses de inactividad, y puede aceptar o rechazar la reclamación; si no estás de acuerdo, el asunto se discute directamente con el cliente, fuera del esquema (§ 4.6.4 del reglamento Core, pasos PT-04.21 a PT-04.27).

En los dos casos la deuda de la factura sigue existiendo, así que lo primero es hablar con él para entender el motivo antes de decidir cómo seguir.

¿Cambia algo si emito con Verifactu?

No directamente: Verifactu regula cómo emites y remites tu factura a la AEAT, no si tu cliente llega a pagarla. Un recibo devuelto es un problema de cobro, ajeno al registro fiscal de la factura, que sigue siendo válida.

Si quieres ver de un vistazo qué facturas siguen pendientes de cobro y por qué, descubre la gestión de cobros de Fube.

Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento financiero, fiscal ni legal. Recomendamos consultar con tu entidad bancaria o un profesional para tu caso concreto.