Facturar a una aseguradora o compañía de asistencia: reparaciones del hogar por encargo del seguro

Facturar a una aseguradora o compañía de asistencia: reparaciones del hogar por encargo del seguro

Un martes por la tarde te llama una plataforma de asistencia: un asegurado se ha quedado fuera de casa, la póliza cubre la apertura y ellos te encargan el servicio. Vas, abres, cambias el bombín y el vecino te pregunta si le haces factura a él. Esa misma noche, ya en casa, aparece la duda de verdad: ¿a quién se la haces, por cuánto y con qué datos?

Este post es para el autónomo que trabaja por encargo de aseguradoras o redes de asistencia (cerrajeros, fontaneros, electricistas, cristaleros, pintores de siniestros) y mezcla ese trabajo con clientes directos. Aquí está el esquema para no hacer una factura equivocada.

Tu cliente es quien te encarga y te paga

Cuando la asistencia te llama, el contrato lo tienes con la compañía, no con el asegurado. Eso decide casi todo lo demás:

• La factura va a nombre de la aseguradora o de la empresa de asistencia, con su razón social, su NIF y su domicilio fiscal. No a nombre de quien abre la puerta.
• El destinatario es una empresa, así que lo normal es una factura completa y no una simplificada: la compañía la necesita con sus datos para contabilizarla.
• La descripción debe permitirle reconocer el servicio: fecha del servicio, dirección, qué se hizo y el número de siniestro o de expediente que te dieron en el aviso. Sin esa referencia, el departamento de pagos no sabe a qué expediente imputarla y la factura se queda sin pagar semanas.

El reglamento de facturación (art. 6 del Real Decreto 1619/2012) pide, entre otras cosas, número y serie correlativos, fecha de expedición, NIF y una descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible. La referencia del siniestro no la exige Hacienda: la exige tu cobro.

Una visita, dos facturas: lo que cubre el seguro y lo que no

El caso más frecuente que descoloca es este: la póliza cubre una parte del servicio, y el asegurado quiere algo más, o hay un importe que corre de su cuenta. Entonces hay dos clientes distintos y, por tanto, dos facturas:

Un ejemplo con importes inventados:

Factura 1 · a la aseguradora (siniestro 2026-48213)
Apertura de puerta, servicio urgente:              90,00 €
Bombín estándar suministrado y colocado:           35,00 €
Base imponible:                                   125,00 €
IVA (21 %):                                        26,25 €
TOTAL:                                            151,25 €

Factura 2 · al asegurado (particular)
Diferencia por bombín de seguridad:                60,00 €
IVA (21 %):                                        12,60 €
TOTAL:                                             72,60 €

La segunda, al ser un particular y no superar los 400 euros con el IVA incluido, puede ser una factura simplificada (art. 4.1.a del reglamento). La primera no es una simplificada: el destinatario es una compañía y es el caso de la factura completa.

Lo importante es no mezclar los dos importes en una sola factura a nombre de uno de los dos. Si le facturas a la aseguradora la diferencia que paga el cliente, la aseguradora la rechazará, y si le facturas al cliente lo que debía pagar la compañía, tendrás que rectificar.

Y deja claro antes de empezar qué cubre el seguro y qué no. Lo que el asegurado acepte de palabra se convierte en una discusión con el cliente cuando ya hay una puerta nueva puesta. Un mensaje con el importe de la parte que va por su cuenta es suficiente.

El tipo de IVA no lo decide la aseguradora

Que quien pague sea una compañía no cambia el tipo: se decide por la operación. El tipo general es el 21 %, y en algunos trabajos en vivienda puede entrar en juego un tipo reducido, con condiciones sobre quién es el destinatario y cómo se factura el material. Ese análisis lo tienes desarrollado en el post sobre facturar un trabajo con materiales. Si tu caso no encaja claramente, consúltalo con tu asesoría antes de aplicar un tipo distinto del general: equivocarse te obliga a rectificar.

Cuándo te tienen que pagar

Aquí la aseguradora sí es una empresa y la Ley 3/2004 de morosidad se aplica a la relación entre las dos:

• Si no hay plazo pactado: 30 días naturales desde la prestación del servicio (art. 4.1).
• Tú tienes que enviar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde ese servicio. Si la mandas tarde, tú eres quien incumple.
• Si existe un procedimiento de aceptación o comprobación del servicio (las redes de asistencia suelen tener uno), no puede pasar de 30 días naturales (art. 4.2).
• Si en el contrato de colaboración se pacta otro plazo, la ley no admite uno superior a 60 días naturales (art. 4.3).

Mira, por tanto, el contrato o las condiciones de colaboración que firmaste con la red: es ahí donde dice cuándo cobras. Si dicen 90 días, no es lo que permite la ley. El detalle de la norma está en el post sobre los plazos de pago entre empresas.

Lo que suele salir mal (y se arregla en el aviso)

• Facturar con la fecha de hoy y no la del servicio. La fecha de expedición es la de la factura; pon la del trabajo en la descripción para que el cálculo del plazo sea claro.
• Perder el número de siniestro. Apúntalo en el momento, en el mismo mensaje del aviso. Después es una llamada a un teléfono de atención al proveedor.
• Un importe distinto del acordado. Si por la complejidad real el servicio debería costar más de lo pactado, hay que pedir la autorización a la asistencia antes de ejecutarlo, no justificarlo al facturar.
• Mezclar series. Si llevas a la vez clientes directos y encargos de aseguradoras, una serie propia para cada tipo de encargo te ahorra confusiones al cuadrar el mes. Las series de numeración de Fube sirven para eso.
• No saber si te han recibido la factura. Si la mandas por correo o por el portal de la compañía, conserva la prueba del envío: el post sobre cómo acreditar que enviaste una factura lo explica.

Cómo lo resuelve Fube

La aseguradora se da de alta una vez como cliente, con su razón social, NIF y domicilio, en la ficha de clientes, y a partir de ahí cada servicio es una factura con sus líneas, el siniestro en la descripción y el vencimiento que corresponda. La parte del asegurado particular puede salir como factura simplificada.

Cada factura de Fube sale con su QR y su huella encadenada, y se envía a la AEAT: la obligación de usar un software conforme con Verifactu llega el 1 de julio de 2027 para los autónomos y el 1 de enero de 2027 para las sociedades.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar directamente al asegurado si la aseguradora tarda en pagar?

Sólo si el trabajo lo encargó él y lo paga él. Si el encargo vino de la asistencia, tu deudor es la compañía; facturar al asegurado por lo mismo duplicaría el cobro y te dejaría con dos facturas por un solo servicio.

¿Qué hago si la aseguradora me rechaza la factura?

Pide el motivo por escrito. Si es un error tuyo (un dato, un siniestro mal escrito, un importe fuera de lo acordado) se corrige con una factura rectificativa y no borrando la original. Si es una discrepancia sobre el precio, es una conversación comercial con la red, y conviene tener por escrito qué se pactó.

¿La aseguradora me puede imponer su propio formato de factura?

Puede pedir cómo y por dónde recibirla (un portal, un correo concreto), pero el contenido de la factura lo fija el reglamento de facturación, no la compañía. Lo que sí es habitual es que exija que figure el número de expediente.

¿Y si presto servicio a varias redes de asistencia?

Cada una es un cliente distinto, con su NIF, sus condiciones y su plazo de pago. Tenerlas separadas en la ficha de cliente evita mezclar importes pactados.

Un último paso

Si hoy anotas los avisos en el móvil y facturas a final de mes, el primer ahorro es emitir cada factura con su número de siniestro el mismo día del servicio. Mira los planes de Fube y empieza con el gratuito, que lo es para siempre.