Un cliente paga menos de lo facturado: qué hacer con la diferencia

Emites una factura de 1.210 € y el banco te muestra un ingreso de 1.168,50 €. Sin concepto, sin aviso, sin un "te descuento esto". Son 41,50 € de diferencia y la factura sigue ahí, a medio camino entre "cobrada" y "pendiente".

Este artículo es para autónomos y pymes que se encuentran esa diferencia al conciliar: cómo saber de dónde sale, qué hacer en cada caso y cómo dejar la factura cerrada sin descuadrar la contabilidad.

Antes de reclamar nada: averigua de dónde sale la diferencia

Casi nunca es un impago "de verdad". Lo habitual es una de estas cinco causas, y cada una pide una respuesta distinta.

Para identificarla, lo más rápido es buscar el patrón en el importe: si la diferencia es un porcentaje redondo de la base, probablemente es una retención; si es una cifra pequeña y suelta, una comisión; si es una cantidad "redonda" sin relación con la base, un descuento o una compensación.

Caso 1: el cliente aplicó una retención de IRPF

Si facturas como profesional a una empresa o a otro autónomo, tu factura normalmente lleva retención de IRPF: el cliente no te paga ese importe a ti, sino que lo ingresa a Hacienda a cuenta de tu declaración. Si tu factura la incluía, el ingreso menor es exactamente lo que debía ser y la factura está cobrada por completo: el neto a cobrar ya descontaba esa retención.

El problema aparece cuando tu factura no la llevaba y el cliente la aplica por su cuenta. Entonces hay dos opciones:

• Si la retención correspondía, lo correcto es rectificar la factura para que la refleje; así tu documento y el ingreso cuadran, y la retención te sirve a cuenta de tu IRPF.
• Si no correspondía (por ejemplo, porque tu actividad no la requiere), se lo explicas y reclamas la diferencia.

La guía de retención de IRPF en facturas detalla cuándo aplica y cuándo no. Y si lo que te encuentras es que tu cliente es una Administración, el proceso está en retención de IRPF en facturas a la Administración Pública.

Caso 2: comisiones bancarias o de pasarela

Cuando cobras por una pasarela, un TPV o una transferencia internacional, es habitual que la comisión se descuente antes de que el dinero llegue a tu cuenta. Aquí la factura no tiene ningún error: el cliente pagó el total y la intermediaria se quedó una parte.

Lo que conviene es registrar esa comisión como lo que es, un gasto financiero, y no como un cobro incompleto. Si no la separas, cada factura quedará "pendiente de unos euros" para siempre y tu listado de cobros se llenará de falsas deudas. Si cobras habitualmente así, te interesa también cuadrar los ingresos agrupados de Stripe o PayPal con tus ventas y comisiones.

Caso 3: un descuento que no pactasteis

Es el más delicado. El cliente decide por su cuenta que "con un 3 % de pronto pago" o "redondeando" la factura le sale por menos, y paga eso. Tienes dos caminos honestos:

1. Reclamar la diferencia. Si el descuento no estaba pactado, la factura sigue vigente por el importe completo y la parte que falta es deuda del cliente. Un mensaje breve y cordial suele bastar: "Hemos recibido X; falta Y para completar la factura nº…, ¿puedes confirmar si ha habido algún error?".
2. Aceptarlo y regularizarlo. Si por la relación con el cliente prefieres dejarlo pasar, no basta con marcar la factura como cobrada: la factura dice 1.210 € y has cobrado 1.168,50 €. Para que tus libros reflejen la realidad, se emite una factura rectificativa que reduzca la base y el IVA repercutido. Lo explica cómo hacer una rectificativa parcial, y si lo que haces es conceder un descuento a posteriori, cómo aplicar descuentos en factura te da el contexto.

Lo que no conviene es dejar la factura cobrada "a ojo" con una diferencia sin explicar: más adelante nadie recordará por qué faltan esos euros, y en una revisión la factura y el cobro no cuadrarán.

Caso 4: el cliente compensa con otra deuda

A veces el motivo es una compensación: te descuenta un abono que le debías, una devolución o un material que considera suyo. Aquí lo importante es no darlo por bueno de palabra. Pide que te indique por escrito qué concepto descuenta y a qué documento corresponde. Si es legítimo, queda como compensación entre dos documentos reales (la factura y, por ejemplo, tu propia rectificativa). Si no lo es, queda constancia de que no lo aceptaste.

Caso 5: hay una disputa de fondo

Si el cliente paga menos porque discute el trabajo o el precio, la diferencia no es un problema de conciliación sino comercial. Resuélvelo por escrito, y según el acuerdo al que lleguéis:

• si mantenéis el precio, reclamas la diferencia;
• si cedes parte, regularizas con una rectificativa.

Cuando la diferencia no se cobra ni se regulariza y el cliente deja de contestar, pasa a ser un impago como cualquier otro: cómo gestionar facturas impagadas y cómo reclamar impagados a un cliente moroso explican el recorrido. Recuperar el IVA de una factura que no se llega a cobrar tiene sus propios requisitos y plazos, así que consúltalo con tu asesoría antes de tocar nada.

Diferencias pequeñas: ¿merece la pena reclamar?

Reclamar 3 € cuesta más tiempo del que vale. Pero no cerrar la factura también cuesta, porque deja un pendiente eterno en tu listado. Una regla práctica:

• Si la diferencia es recurrente y explicable (comisión, redondeo), regístrala como gasto o ajuste y cierra la factura.
• Si es puntual y pequeña y no merece la conversación, regularízala con una rectificativa y archiva el motivo.
• Si es relevante, reclámala. Un cliente que paga a destiempo, además, puede deberte intereses de demora y los costes de cobro previstos por la Ley de morosidad (que incluye una cantidad mínima de 40 € por reclamación).

Ejemplo práctico

Lucas es diseñador autónomo y factura a una agencia 1.210 € (1.000 € de base + 21 % de IVA). Recibe un ingreso de 1.168,50 €. Hace la cuenta: 41,50 € de menos. No es ningún porcentaje de la base.

Mira el movimiento: viene de una pasarela de pago y aparece una comisión de 41,50 € ya descontada. La factura estaba bien y el cliente pagó entero. Lucas concilia el ingreso con la factura, registra los 41,50 € como gasto financiero y la factura pasa a cobrada. Sin reclamaciones, sin rectificativa y sin pendientes fantasma.

Si en cambio la agencia le hubiera dicho "hemos descontado un 3 % por pronto pago", Lucas tendría que decidir: reclamar o rectificar. Lo que no haría es dejar el pendiente sin explicar.

Preguntas frecuentes

¿Puedo marcar la factura como cobrada si falta un poco?

Solo si has entendido y registrado el motivo de la diferencia (retención, comisión o un ajuste que has regularizado). Si no, déjala parcialmente cobrada hasta resolverlo.

¿Tengo que emitir una rectificativa por una diferencia de unos céntimos?

Depende de si la renuncia es real. Si cobras menos y aceptas que ya no se te debe más, la rectificativa deja los libros coherentes. Si es un redondeo que ya habías previsto en el pedido, el origen está en la propia factura y se evita corrigiéndola antes de enviarla.

¿El cliente puede descontar lo que quiera de mi factura?

No de forma unilateral: lo pactado en el presupuesto o el contrato manda, y un descuento posterior necesita tu aceptación. Otra cosa es la retención de IRPF cuando corresponde, que no depende de la voluntad de ninguna de las dos partes.

¿Cómo evito que se repita?

Deja en el presupuesto el importe, las condiciones de pago y si hay descuento por pronto pago. Y revisa que tu factura lleve la retención cuando toque: la mayoría de las diferencias nacen de ahí.

Una diferencia sin explicar es un cobro a medias que nadie recuerda dentro de seis meses. Fube vincula cada ingreso a su factura, muestra lo que queda pendiente y permite conciliar el extracto para que la diferencia aparezca en cuanto entra el dinero y se resuelva mientras todavía se acuerdan de ella tú y tu cliente. Puedes ver los planes y precios y probarlo.