Retención de IRPF en facturas a la Administración Pública: cómo se refleja en el Facturae

Retención de IRPF en facturas a la Administración Pública: cómo se refleja en el Facturae

Eres autónomo, prestas un servicio profesional —asesoría, arquitectura, formación, consultoría— y tu cliente esta vez no es una empresa privada, sino un ayuntamiento, una consejería o una universidad pública. Te asalta la duda: ¿sigue aplicando la retención de IRPF como en cualquier otra factura? ¿Y si además esa factura tiene que ir en formato Facturae por FACe, dónde queda reflejado ese descuento?

La buena noticia es que aquí no hay ninguna excepción especial que aprender: la retención funciona exactamente igual que con un cliente privado, y el Facturae está preparado para recogerla sin que tengas que hacer nada manual.

La retención de IRPF no cambia porque el cliente sea público

Como ya explicamos en la guía completa de retención de IRPF en facturas, la retención se aplica cuando coinciden tres condiciones: emites como profesional autónomo (no como sociedad mercantil), tu cliente actúa como empresario o profesional, y la factura corresponde a una actividad incluida en la sección segunda del IAE.

Un ayuntamiento, una diputación o un organismo autónomo cumplen perfectamente el papel de retenedor: contratan servicios profesionales igual que una empresa privada, y están obligados a practicar la retención e ingresarla en Hacienda en tu nombre. No hay ningún régimen especial que exima a la Administración de retener a un profesional autónomo.

Esto aplica igual si facturas desde la península con IVA o desde Canarias con IGIC: la retención de IRPF depende de tu renta como profesional, no del impuesto indirecto que uses en la factura. Si facturas a la Administración desde Canarias, puedes repasar además las particularidades de Facturae, FACe e IGIC.

Los porcentajes son los de siempre

• 15% — tipo general para actividades profesionales.
• 7% — tipo reducido durante los dos primeros años de actividad, si comunicas por escrito a tu cliente que cumples los requisitos.

No hay un porcentaje distinto "para la Administración". Si tienes dudas sobre qué tipo te corresponde, la guía de retención de IRPF lo detalla con ejemplos.

Cómo viaja la retención dentro del Facturae

Aquí está la parte que sí es específica de facturar a un organismo público: cuando envías la factura por su Punto General de Entrada, normalmente FACe, no entregas un PDF, sino un archivo XML en formato Facturae. Y ese XML necesita reflejar la retención con la misma claridad que la factura en papel, porque el organismo la usa para calcular cuánto te va a pagar realmente.

El Facturae distingue dos bloques de impuestos separados: los impuestos que repercutes (tu IVA o IGIC de salida) y los impuestos que te retienen (el IRPF). No van mezclados en la misma cifra: cada uno queda identificado por su propio concepto dentro del documento, igual que en el desglose de una factura normal:

Base imponible:        1.000,00 €
IVA 21%:               + 210,00 €
Retención IRPF 15%:    - 150,00 €
─────────────────────────────────
TOTAL A COBRAR:        1.060,00 €

Si el organismo recibe un Facturae donde la retención no aparece bien identificada, puede generar dudas al tramitarla o directamente un rechazo por descuadre de importes —el mismo tipo de incidencia que repasamos en los motivos de rechazo de una factura electrónica.

Cómo lo hace Fube

Cuando activas el IRPF en una factura, Fube calcula el importe de la retención por línea y por factura, y lo resta del total a cobrar sin que tengas que hacer ningún cálculo aparte. Al exportar esa misma factura a Facturae para presentarla en FACe, Fube traslada esa retención al XML como un impuesto retenido independiente del IVA o el IGIC de salida: el organismo recibe el documento con la retención ya identificada correctamente, sin que tengas que editar nada a mano.

Ten en cuenta que la Exportación Facturae es un módulo de los planes Pro, Business y Elite (no está en el plan gratuito), y que Fube genera y firma el archivo, pero no lo presenta por ti en FACe: la subida al portal de proveedores la haces tú, como ya explicamos en el procedimiento de anulación de una factura en FACe.

Preguntas frecuentes

¿La Administración Pública siempre me retiene si soy autónomo profesional?

Si cumples las tres condiciones —eres profesional autónomo, tu cliente actúa como empresario o entidad retenedora, y el servicio es de actividad profesional— sí, igual que con cualquier otro cliente. Una sociedad mercantil (SL) no sufre esta retención.

¿Y si mi cliente es un organismo autónomo o una empresa pública, no un ayuntamiento?

El razonamiento es el mismo: lo que determina la retención es tu condición de profesional autónomo y la naturaleza del servicio, no la forma jurídica exacta del ente público que te contrata.

¿Tengo que indicar algo especial al presentar el Facturae por la retención?

No manualmente si generas la factura con IRPF activado en tu programa de facturación: el dato ya viaja correctamente dentro del XML. Lo que sí conviene revisar siempre son los códigos DIR3 del organismo, porque un error ahí es la causa más habitual de rechazo, no la retención en sí.

Antes de presentar, revisa el conjunto

La retención de IRPF es solo una pieza más del Facturae que envías a la Administración. Antes de presentarlo, comprueba también los códigos DIR3, la versión del esquema y quién firma el archivo — todo eso también puede hacer que el organismo rechace la factura si falla.

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Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.