Verifactu en tu empresa: quién puede emitir y anular facturas

Verifactu en tu empresa: quién puede emitir y anular facturas

Al principio facturabas tú solo. Ahora hay una persona en administración que emite, un comercial que prepara presupuestos y una gestoría que entra a revisar. Y con Verifactu a la vista aparece la duda: ¿quién puede emitir facturas, quién puede anularlas y qué pasa si alguien se equivoca?

La respuesta honesta tiene dos partes. Verifactu no te obliga a montar un sistema de roles. Pero tampoco te quita la responsabilidad de lo que se emite en tu nombre. Entre una cosa y otra hay un espacio que conviene llenar con una regla sencilla.

Qué dice (y qué no dice) la normativa

El Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas informáticos de facturación, se ocupa de que el software garantice cosas sobre los registros: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad (art. 8). No define perfiles de usuario ni dice quién dentro de una empresa puede pulsar «emitir».

Lo que sí deja claro es esto:

• Nada se borra ni se reescribe. Una vez generado un registro de facturación, cualquier corrección o anulación se hace con al menos un registro adicional posterior, de modo que los datos originales se conservan intactos (art. 8.2.a).
• Todo queda en una cadena. Los registros se encadenan para poder seguir su rastro desde el primero hasta el último (art. 8.2.b). Si quieres ver cómo funciona por dentro, lo explicamos en registros de alta, anulación y encadenamiento.
• La responsabilidad es de quien factura. El reglamento permite que el cumplimiento material lo haga el destinatario de la operación o un tercero con facultades, pero eso no exime al obligado tributario de la responsabilidad (art. 6). Que haya emitido la factura un empleado, la gestoría o un programa no cambia de quién es.

Traducido: la ley no te pide permisos por rol, pero cada factura que sale con tu NIF es tuya, la haya pulsado quien la haya pulsado.

Por qué importa quién anula

Antes de Verifactu, una factura emitida por error se podía rehacer con cierta discreción. Ahora, cada acción deja un registro en la cadena y ese registro llega a la AEAT. Una anulación no «borra» nada: añade un registro que dice que la factura anterior se deja sin efecto, y ambos quedan para siempre.

Por eso conviene que anular no sea algo que pueda hacer cualquiera a la ligera:

• Una anulación sale al exterior: no es un cambio interno que se arregla en silencio.
• Una anulación no corrige un dato. Para eso están las rectificativas, y confundir una cosa con la otra es el error más habitual. Si tienes dudas sobre cuál toca, mira cuándo anular y cuándo rectificar.
• Una anulación mal hecha se arregla con más registros, no deshaciéndola.

Un reparto de permisos razonable

Es criterio de control interno, no una exigencia legal, y cada negocio lo ajusta. Para una microempresa suele bastar con tres niveles:

La idea de fondo es simple: cuantas menos manos puedan anular, menos anulaciones accidentales y más fácil saber quién respondió de cada una.

Y dos hábitos que cuestan poco:

1. Un usuario por persona. Compartir una contraseña entre tres personas hace imposible saber quién hizo qué, y es justo lo contrario de la trazabilidad que busca el reglamento.
2. Una norma escrita de una línea. Por ejemplo: «Solo [persona] anula; el resto emite y, ante un error, avisa». Basta con que exista y la conozca el equipo.

Qué hacer cuando alguien se equivoca

Un error de emisión no es una catástrofe: la cadena está pensada para que se corrija dejando rastro. El orden práctico es este:

1. No intentes «arreglarlo» en silencio. Lo emitido ya está registrado.
2. Decide si es anulación o rectificación. Si la factura no debía existir (duplicada, operación que no se hizo), anulación. Si la operación fue real y falla un dato o un importe, rectificativa.
3. Anota el motivo donde tu equipo lo pueda encontrar. Dentro de un año nadie recordará por qué se anuló aquella.
4. Revisa la serie y la numeración para comprobar que no han quedado huecos sin explicar.

Y si lo gestiona tu gestoría

Muchas pymes delegan la facturación o su revisión en una asesoría. Es perfectamente posible, y el reglamento lo contempla (art. 6), pero recuerda que la responsabilidad no se delega: define qué puede hacer la gestoría (lo normal es revisar, no emitir ni anular) y quién le avisa si algo debe corregirse. Si quieres ver quién envía qué a la AEAT en ese reparto, está en quién envía los registros cuando lo lleva la gestoría.

Cómo lo resuelve Fube

En Fube los permisos se organizan por módulos y por roles, y puedes dar a cada persona su propio acceso sin compartir contraseñas; el perfil de Auditor de Facturación, por ejemplo, es de solo lectura, pensado para la gestoría. Cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía siempre a la AEAT: en Fube no hay un modo en el que el envío sea opcional. En dar acceso a tu asesoría o equipo tienes el paso a paso de las invitaciones.

Recuerda las fechas: usar un sistema de facturación conforme es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos, profesionales y empresarios. Fijar quién hace qué antes de esa fecha es más fácil que hacerlo con las facturas ya fluyendo.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu obliga a tener usuarios y contraseñas distintos para cada empleado?

El reglamento no regula usuarios ni roles: exige que el sistema garantice la integridad y la trazabilidad de los registros. Aun así, un usuario por persona es la forma práctica de saber quién hizo cada cosa y evitar compartir credenciales.

¿Quién es responsable si un empleado emite mal una factura?

El obligado tributario, es decir, quien realiza la operación y factura. Delegar la emisión en un empleado, en la gestoría o en un tercero no te exime de esa responsabilidad (art. 6 del reglamento).

¿Se puede deshacer una anulación?

No se deshace: lo que existe ya está registrado. Si la anulación fue un error, se corrige con nuevos registros que dejan la secuencia completa. Por eso conviene limitar quién anula.

¿Puede mi gestoría emitir facturas por mí?

Sí puede cumplir materialmente la obligación en tu nombre, siempre que tenga facultades para ello, pero la responsabilidad sigue siendo tuya. Lo habitual y más cómodo es darle acceso de consulta y que emitas tú o tu equipo.

¿Esto es obligatorio o es una recomendación?

El reparto de permisos que proponemos es una recomendación de control interno. Lo obligatorio es que el sistema de facturación sea conforme y que lo que se emita sea correcto. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consúltalas con tu asesoría.

Una regla de una línea y un usuario por persona resuelven casi todo. Si quieres repartir accesos y emitir con Verifactu sin complicaciones, puedes empezar a facturar con Fube.