Cómo dar acceso a tu asesoría o equipo en Fube sin compartir tu contraseña
Aprende a invitar a tu gestor, contable o empleados en Fube asignando el rol adecuado: cada persona ve y hace solo lo que necesita, sin que nadie tenga que conocer tu contraseña.
Cómo dar acceso a tu asesoría o equipo en Fube sin compartir tu contraseña
Si alguna vez le has mandado tu contraseña a tu gestor por WhatsApp para que revisara una factura, sabes bien de qué va este post. Es una práctica tan habitual como poco recomendable: si cambias de gestoría, si entra alguien nuevo en tu equipo, o si simplemente quieres revocar el acceso, el problema ya está hecho. Con Fube puedes evitarlo desde el primer día.
El problema de compartir la contraseña
No es solo una cuestión de comodidad. Cuando alguien accede con tus credenciales ocurren varias cosas que no controlas:
- Puede ver —y modificar— todo, no solo lo que necesita.
- No hay rastro de quién hizo qué.
- Si esa persona deja de trabajar contigo, el único remedio es cambiar la contraseña y notificar a todos los demás.
La solución no es técnica ni compleja: es invitar a cada persona con su propio acceso y asignarle el rol que corresponde a lo que realmente tiene que hacer.
Cómo invitar a alguien en Fube
El proceso completo vive en Configuración > Seguridad > Miembros. Desde ahí puedes ver quién tiene acceso, invitar a personas nuevas y gestionar los roles de cada una.
Para enviar una invitación:
- Pulsa en Invitar miembro.
- Introduce el correo electrónico de la persona.
- Elige el rol o los roles que quieres asignarle.
- Si lo deseas, añade un mensaje personalizado.
- Envía la invitación.
La persona recibirá un enlace por correo electrónico con un plazo de 7 días para aceptar. Si no lo hace a tiempo, puedes reenviar la invitación desde la pestaña correspondiente. Si el correo ya pertenece a una cuenta de Fube, el acceso se añade automáticamente sin que tenga que hacer nada más.
También existe una opción para crear la cuenta directamente con una contraseña inicial, sin necesidad de esperar a que la persona acepte el correo. Útil cuando estás configurando el acceso para alguien que todavía no usa Fube.
Los roles más habituales
Fube organiza los permisos por módulos. Hay roles para facturación, recursos humanos y proyectos, y cada uno viene en tres variantes: Manager (gestión completa), Facturador/Empleado (operativa del día a día) y Auditor (solo lectura). Estos son los que usarás más a menudo:
Para tu gestor o asesoría
Auditor de Facturación — acceso de solo lectura a todas las facturas, gastos, clientes y datos de tesorería. Tu asesor puede revisar, descargar o comprobar cualquier documento sin modificar nada. Es el rol más habitual para gestorías que necesitan consultar datos para hacer la declaración o cuadrar cuentas.
Manager de Facturación — si tu gestoría también lleva la operativa (emite facturas en tu nombre, registra gastos), este rol le da control total sobre el módulo de facturación, clientes, catálogo y tesorería.
Para tu equipo
Facturador — puede crear y editar facturas, gastos y presupuestos sin acceso a eliminar ni a operaciones fiscales avanzadas. El perfil ideal para alguien del equipo que factura a diario pero no debe tomar decisiones de configuración.
Administrador — acceso transversal a la configuración de la empresa, la gestión de usuarios y las integraciones. Para quien necesita ayudarte a mantener la cuenta sin que sea el propietario.
Un miembro puede tener varios roles a la vez. Por ejemplo, puedes asignar Auditor de Facturación + Empleado de RRHH a alguien que necesita ver facturas y también fichar horas.
Gestionar el acceso con el tiempo
Los miembros aparecen listados en Configuración > Seguridad > Miembros. Desde ahí puedes:
- Editar los roles de cualquier miembro en cualquier momento.
- Desactivar el acceso sin borrar a la persona: los documentos asociados a esa cuenta quedan intactos, útil si alguien se va temporalmente o cambia de función.
- Eliminar el miembro si el acceso ya no tiene sentido.
Cuando una persona deja de trabajar contigo, basta con desactivar o eliminar su cuenta de miembro. Tu contraseña no cambia y el resto del equipo sigue trabajando con normalidad.
Preguntas frecuentes
¿El miembro necesita tener ya una cuenta en Fube? No. Al invitar a alguien que no existe en el sistema, Fube crea la cuenta cuando acepta la invitación. Si ya tiene cuenta, el acceso se vincula automáticamente.
¿Puede un miembro acceder a varias empresas? Cada invitación es específica de tu empresa. Si alguien gestiona varias cuentas de Fube, entra a cada una con su propio acceso de miembro.
¿Qué pasa si el correo de la invitación no llega? Desde la pestaña Invitaciones, puedes reenviar cualquier invitación pendiente o caducada. Se genera un nuevo enlace con otros 7 días de validez.
¿El gestor puede ver lo que no debe? No si le asignas el rol correcto. Un Auditor de Facturación solo tiene acceso de lectura al módulo de facturación; no puede modificar configuraciones, ni ver datos de recursos humanos ni proyectos salvo que le asignes también esos roles.
Dar acceso controlado a tu equipo o a tu asesoría no solo es más seguro: también es más cómodo para todos. Cada persona entra con su propio correo, ve lo que necesita y tú mantienes el control sin tener que cambiar contraseñas cada vez que algo cambia.
Si trabajas con una gestoría y quieres que esté preparada para Verifactu, puedes ver también cómo preparar a tu asesoría para Verifactu.
