Cierre de trimestre con tu asesoría: qué documentos pasarle y en qué orden

Cierre de trimestre con tu asesoría: qué documentos pasarle y en qué orden

Llega el final del trimestre y con él el correo de siempre: "nos falta la factura de tal proveedor", "este cobro del banco, ¿a qué corresponde?", "no cuadra el IVA con lo que nos has enviado". Cada ida y vuelta cuesta un par de días y, casi siempre, el motivo no es que haya algo mal, sino que la documentación llegó incompleta o desordenada. Esta lista es para autónomos y pymes que quieren pasarle a su asesoría todo de una vez, en un orden que le facilite el trabajo.

Por qué el orden importa tanto como el contenido

Tu asesoría no ve tu negocio: ve lo que le envías. Si manda las ventas por un lado, los gastos a medias por otro y el extracto del banco al final, tiene que reconstruir el trimestre antes de empezar a trabajar en él. Si le llega todo agrupado y con el mismo criterio, puede ir directa a lo importante: revisar, cuadrar y presentar.

Tres ideas sirven de guía para todo lo que sigue:

• Un solo envío, no cinco. Cada documento suelto que llega tarde obliga a rehacer cuentas.
• El mismo periodo para todo. Ventas, gastos y banco, del primer al último día del trimestre.
• Lo que no tiene factura también se cuenta. Es justo lo que más preguntas genera.

1. Primero, las ventas: todo lo que has facturado

Empieza por lo que sale de tu negocio, que es lo que más control tienes.

• Facturas emitidas del trimestre, sin saltos en la numeración. Si hay un número que falta, tiene que haber una explicación (anulada, rectificada…) y conviene que la conozca tu asesoría.
• Rectificativas. Una factura rectificativa cambia el resultado del trimestre; que no se quede fuera del envío.
• Borradores pendientes. Una factura sin emitir no existe a efectos del libro de ingresos. Antes de cerrar, decide qué hacer con cada una: emitirla en su fecha o descartarla.
• Cobros que no pasan por factura clara: un pago de una pasarela, un anticipo de un cliente, un cobro en efectivo. Si no se pueden casar con una factura, anótalos aparte con una línea de explicación.

Si facturas con Fube, este paso es el más corto: el libro de ingresos se monta solo con las facturas emitidas, y puedes exportarlo a Excel con el rango de fechas del trimestre.

2. Después, los gastos: lo que más se pierde

Los gastos son el punto débil de casi todos los cierres. Llegan por correo, por WhatsApp, en papel, en la app del proveedor… y cuando toca reunirlos faltan.

Haz un barrido por estas fuentes antes de enviar nada:

• El correo: busca "factura", "recibo" y los nombres de tus proveedores habituales (hosting, telefonía, software, seguros).
• Las suscripciones: las que se cobran solas cada mes y de las que nadie guarda el justificante.
• Los tickets del bolsillo y de la cartera: gasolina, comidas con clientes, material.
• Las compras en plataformas: la factura suele estar en el área de cliente, no en el correo de confirmación.

Dos cosas conviene tener claras:

• Cada gasto debe poder justificarse con un documento. Si no lo tienes, mejor decírselo a tu asesoría que dejarlo fuera sin avisar: ella decidirá qué es defendible. Tienes más detalle en gastos sin factura y su deducción.
• Para deducir el IVA soportado suele hacer falta una factura completa a tu nombre o al de tu empresa, no solo el ticket. Si tienes dudas con un caso concreto, pregúntaselo a tu asesoría antes de cerrar.

Si registras los gastos según llegan, no hay barrido que hacer. En Fube puedes subir la foto o el PDF y dejar que el escaneo con IA extraiga los datos: tú los revisas y confirmas. Lo cuenta con más calma este post sobre digitalizar tickets con OCR.

3. El banco: el extracto es tu red de seguridad

El extracto del trimestre sirve para comprobar que no falta nada: cada cargo debería corresponderse con un gasto registrado, y cada ingreso, con una factura o con una explicación.

• Descarga el extracto completo del trimestre de cada cuenta que uses para el negocio, también la de la tarjeta si va aparte.
• Marca lo que no reconoces o no sabes a qué asignar. Es mucho más rápido que lo aclares tú, que viviste la compra, que tu asesoría, que solo ve un concepto críptico.
• Separa lo personal de lo del negocio si has pagado algo con la cuenta equivocada. Mezclarlos es la causa más común de dudas.

Si importas el extracto en Fube, la conciliación te señala qué movimientos no tienen documento detrás. Para entender el método, tienes la conciliación bancaria explicada para autónomos.

4. Lo que no sale en ninguna factura

Hay información que tu asesoría necesita y que ningún documento de los anteriores contiene. Anótala en un par de líneas:

• Altas de bienes importantes (un ordenador, una máquina, un vehículo): requieren un tratamiento distinto a un gasto corriente.
• Cambios en tu actividad: un nuevo tipo de cliente, una venta a otro país, un servicio nuevo con otro tratamiento fiscal.
• Personal o colaboradores nuevos, o profesionales a los que hayas pagado por su trabajo.
• Cualquier requerimiento o comunicación que hayas recibido de Hacienda o de la Seguridad Social.

Es el apartado que más se olvida y el que más correcciones evita.

5. Cómo enviarlo para que se pueda trabajar

Una vez reunido, el formato también cuenta:

1. Una carpeta por trimestre, con subcarpetas claras: ventas, gastos, banco, otros.
2. Nombres de fichero con la fecha y el proveedor, por ejemplo 2026-09-14-proveedor-hosting.pdf. Parece un detalle y ahorra mucho.
3. Un resumen de dos líneas con lo que no esté claro: qué documentos faltan, qué cobros no sabes explicar.
4. Acceso, mejor que ficheros sueltos. Si tu asesoría puede consultar tus datos directamente, deja de depender de los envíos. En Fube se hace invitándola con un rol de solo lectura, sin compartir tu contraseña.

6. Cuándo hacerlo

Pregunta a tu asesoría cuál es su fecha de corte. Suele ser anterior a la de presentación oficial, porque necesita días para revisar. Para tener el marco general de los plazos del trimestre, consulta el calendario del tercer trimestre.

Y si cada trimestre acabas corriendo, plantéate hacer una pasada mensual: un cierre mensual corto reparte el trabajo y el trimestre llega casi hecho.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pasar todas las facturas o basta con un resumen? Pasa los documentos, no solo un resumen. Tu asesoría necesita poder comprobar cada dato, y el resumen solo le sirve para orientarse.

¿Qué hago si me falta la factura de un gasto? Pídesela al proveedor cuanto antes y, si no llega a tiempo, avisa a tu asesoría de que existe el gasto y no tienes el documento. Ella te dirá cómo proceder.

¿Y si descubro un error después de enviar? Avisa en cuanto lo veas, indicando qué documento es y qué cambia. Un aviso a tiempo se corrige; un error que se detecta después, también, pero con más trabajo para todos.

¿Puedo evitar todo esto? Del todo, no: siempre habrá algo que explicar. Pero si los documentos se registran a medida que llegan, el cierre se reduce a revisar y enviar.

Cerrar el trimestre bien no es cuestión de más trabajo, sino de reunirlo en el orden adecuado. Con ventas, gastos, banco y lo que no se ve en las facturas en un solo envío, tu asesoría puede dedicarse a lo suyo y tú a lo tuyo. Y si quieres que el trimestre llegue casi cerrado, Fube te ayuda a registrar los gastos desde que llegan y a tener los libros listos para exportar. Puedes ver los planes y probarlo.