Retención de garantía en facturas de obra: cómo facturarla y cuándo se libera

Terminas una fase de una obra o una reforma, emites la factura o certificación correspondiente, y el cliente no te paga el importe completo: retiene un porcentaje —normalmente entre un 5 % y un 10 %— que solo te abonará cuando pase el plazo de garantía pactado. No es un impago ni un cliente moroso: es una retención de garantía, una práctica habitual en construcción, reformas e instalaciones. Pero surgen dudas prácticas: ¿cómo se refleja en la factura? ¿lleva IVA ese importe retenido? ¿cuándo y cómo se factura cuando por fin te lo pagan?

Aquí tienes cómo funciona, qué dice la normativa según con quién contrates, y cómo facturar tanto la certificación como la liberación posterior sin perder el hilo de lo que queda pendiente.

Qué es la retención de garantía

La retención de garantía es un porcentaje del importe de una obra, reforma o instalación que el cliente se queda —no te lo paga en el momento de la certificación o factura— como garantía frente a posibles defectos o desperfectos que aparezcan después de entregada. Se libera y se cobra al terminar el plazo de garantía pactado en el contrato, si no ha habido incidencias que lo justifiquen.

Es distinta de otras figuras que se le parecen:

• Impago o cliente moroso: el cliente simplemente no paga lo debido, sin que exista un acuerdo previo. Si es tu caso, te interesa más cómo gestionar facturas impagadas.
• Aplazamiento de cobro pactado: cliente y proveedor acuerdan pagar más tarde, pero por el importe completo, sin que exista un motivo de garantía de por medio (lo explicamos en aplazar el cobro de una factura). En la retención de garantía, en cambio, el retraso en el cobro de ese porcentaje tiene una causa concreta y un plazo ligado a la garantía de la obra, no a una simple facilidad de pago.

¿Es obligatoria? Depende de con quién contrates

Con la Administración Pública, la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (LCSP) sí fija una garantía definitiva del 5 % del precio de adjudicación, IVA excluido (art. 107), que el pliego puede constituir mediante retención en el precio de las certificaciones en lugar de un aval o depósito aparte. Si facturas obra o instalaciones a un ayuntamiento u otro organismo, este es el marco que aplica.

Entre empresas o con un particular, no hay un porcentaje fijado por ley: la retención de garantía —si existe— se pacta libremente en el contrato de obra o en las condiciones del presupuesto, junto con el plazo en el que se libera. El 5 % es una referencia habitual del sector por analogía con la contratación pública, pero el contrato es quien manda: revisa qué firmaste antes de dar por bueno cualquier porcentaje o plazo.

Qué pasa con el IVA cuando parte del importe queda retenido

La regla de fondo no cambia por la retención: el IVA se devenga con la entrega del bien o la ejecución de la obra —o de la fase o certificación que estés facturando—, con independencia de cuándo te paguen. Lo confirma la Agencia Tributaria: aplazar el cobro no aplaza el devengo. Es el mismo principio que en cualquier cobro parcial: la certificación que emites documenta el trabajo entregado hasta ese punto, y ese devengo no espera a que te paguen entero.

Lo que sí varía en la práctica —y aquí conviene mirar el contrato o el pliego— es cómo se refleja el importe retenido en esa misma factura o certificación. Hay dos formas habituales, y ambas son correctas si es lo que se pactó:

1. Facturas el 100 % de la certificación, con su IVA sobre la base completa, y el porcentaje retenido queda simplemente como un cobro pendiente sobre esa factura —igual que cualquier otro cobro parcial— hasta que se libere.
2. Descuentas la retención de la base de esa certificación concreta, facturando solo por el importe neto que vas a cobrar ahora. En ese caso, cuando llega el momento de liberar la garantía, esa liberación es una operación distinta: se factura aparte, con su propio devengo, no como una corrección de la certificación anterior.

Ninguna de las dos exige tocar o anular la factura original: la diferencia está en si el importe retenido ya estaba dentro de la base facturada (opción 1) o se deja fuera hasta que se libera (opción 2).

Cómo facturar la liberación de la retención

Cuando pasa el plazo de garantía y no ha habido incidencias, el cliente libera el importe retenido. Si usaste la opción 1, ese pago es simplemente el cobro de la parte pendiente de una factura que ya emitiste: lo concilias contra ella y listo, sin factura nueva. Si usaste la opción 2, es al revés: la liberación es una operación nueva que sí requiere su propia factura, con su base y su IVA correspondientes al importe que ahora se abona, referenciando el proyecto o contrato original en el concepto para que quede claro a qué obra pertenece.

Cómo llevar el control con Fube

Fube te permite agrupar bajo un mismo proyecto —disponible en los planes Business y Elite— todas las facturas y certificaciones de una obra, con un presupuesto de referencia para ver de un vistazo cuánto llevas facturado y cuánto queda. Y si trabajas con la opción 1, marcar cada certificación como parcialmente cobrada en gestión de cobros te deja ver de un vistazo cuánto sigue retenido de cada una, sin perder el rastro cuando por fin se libere.

Conviene ser precisos con lo que Fube hace y lo que no: no calcula automáticamente el porcentaje de retención según tu contrato ni te avisa cuando vence el plazo de garantía —cada certificación y, más adelante, la factura de liberación, las creas tú cuando toca—. Y como cualquier otra, cada factura sale con su huella encadenada y su QR, y Fube la envía siempre a la AEAT conforme a Verifactu: recuerda las dos fechas, 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos.

Ejemplo práctico

Marta tiene una empresa de reformas y factura a un cliente particular una certificación de 10.000 € más IVA por una fase de obra ya entregada. El contrato fija una retención de garantía del 5 %, liberable a los 12 meses si no hay defectos.

• Certificación: Marta factura el 100 %, 12.100 € con IVA (opción 1 del contrato). El cliente le paga 11.495 € y retiene 605 € (el 5 %).
• IVA: se devengó entero con la certificación, sobre la base de 10.000 €. No hay un segundo devengo cuando cobre la retención.
• 12 meses después, sin incidencias, el cliente libera los 605 € retenidos. Marta concilia ese ingreso contra la certificación original —no emite una factura nueva, porque ya estaba incluido en la base facturada entonces—.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que declarar el IVA de la parte retenida antes de cobrarla?

Depende de cómo la facturaste. Si el importe retenido ya estaba dentro de la base de la certificación (opción 1 del apartado anterior), su IVA ya se declaró con esa factura, aunque el cobro llegue después. Si en cambio dejaste esa parte fuera de la base (opción 2), su IVA se devenga cuando emitas la factura de liberación, no antes.

¿La retención de garantía es obligatoria en cualquier obra?

No. Es obligatoria —con el 5 % fijado por ley— en los contratos con la Administración Pública. Entre empresas o con particulares, solo existe si así lo pactasteis en el contrato o el presupuesto.

¿Qué pasa si el cliente no libera la retención cuando toca el plazo?

Se convierte en un impago de esa parte, con el mismo procedimiento que cualquier otra factura impagada: revisa primero qué dice el contrato sobre plazos y causas que justifican alargar la retención antes de reclamar.

La retención de garantía no complica el IVA —se devenga con la certificación, cobres cuando cobres—, pero sí conviene dejar claro desde el contrato cómo se refleja: si el importe retenido va dentro de la base facturada o se deja fuera hasta liberarse. Fube te permite agrupar las certificaciones de una obra bajo un mismo proyecto y marcar cada una como cobrada, parcialmente cobrada o pendiente, sin perder el rastro de lo que queda retenido hasta que llega el momento de liberarlo.

Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. En Fube nos esforzamos por ofrecer información útil y actualizada, pero no garantizamos su exactitud o vigencia en todos los casos. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.