Portal del cliente: que tus clientes vean sus facturas y presupuestos sin escribirte

"¿Me puedes reenviar la factura de marzo?" Si llevas más de un cliente recurrente, ya sabes que ese mensaje no llega una vez: llega cada pocas semanas, casi siempre del mismo cliente, y casi siempre para el mismo tipo de documento. Buscas el PDF, lo adjuntas, lo mandas. Cinco minutos que se repiten sin aportar nada nuevo.

Hay una alternativa: darle a cada cliente un espacio propio, en una dirección fija, donde puede consultar y descargar lo suyo cuando lo necesite. Sin cuenta, sin contraseña y sin que tú tengas que estar en medio.

El correo que se repite cada mes

Cuantos más clientes fijos tienes, más veces se repite el mismo intercambio: piden una factura antigua, quieren revisar si ya aceptaron un presupuesto, o preguntan si el albarán del último pedido ya está generado. Ninguna de esas preguntas es urgente ni complicada, pero todas interrumpen y todas te obligan a ir a buscar el documento a mano.

Ya vimos cómo compartir un presupuesto puntual con un enlace: el cliente lo abre y lo descarga sin registrarse. Funciona bien para un envío concreto. Pero cuando la relación con el cliente es continua —factura tras factura, mes tras mes— tiene más sentido darle un sitio fijo al que volver, en lugar de mandarle un enlace nuevo cada vez. Y es ahí, en su portal, donde además puede aceptar o rechazar tus presupuestos.

Qué es el portal del cliente

El portal del cliente de Fube es justo eso: un espacio de autoservicio, propio de cada empresa, donde tus clientes consultan sus documentos, y opcionalmente hacen pedidos o completan un proceso de alta, sin necesidad de crear una cuenta ni recordar ninguna contraseña.

El acceso funciona con el correo: le das acceso al correo de cada persona que va a entrar y Fube le manda una invitación, con tu nombre y tu logo, con un botón para entrar que vale siete días y una sola vez. Con un clic está en su portal, en fube.es/portal/tu-empresa, y sigue dentro mientras lo use. Si vuelve desde otro dispositivo, escribe su correo en esa dirección y le llega un botón nuevo. No hay registro ni contraseña que olvidar.

Cada empresa tiene un único portal, con su propia identidad (logo, color, mensaje de bienvenida), y tú controlas quién entra dando acceso, persona a persona, a los correos de cada cliente.

Qué puede ver y hacer tu cliente ahí dentro

El portal es modular: activas solo las secciones que quieres ofrecer.

• Inicio, siempre. Lo primero que ve al entrar: lo que tiene pendiente de pago, sus últimos documentos y lo que tiene por firmar o por responder.
• Documentos. Tu cliente ve un listado de sus facturas, presupuestos, proformas y albaranes, filtrable por tipo, por fecha y por lo pendiente de pago, con un buscador por número o por concepto. Puede descargar el PDF de cualquiera de ellos con un enlace de descarga temporal y firmado, generado en el momento, y aceptar o rechazar tus presupuestos desde el propio presupuesto, con una nota si quiere: a ti te llega el aviso. Solo ve lo suyo: nunca aparece un documento de otro cliente, ni de otra empresa.
• Catálogo (si lo activas). Tu cliente consulta los productos que le has asignado y envía un pedido directamente desde el portal. Ese pedido llega a tu cuenta de Fube como un pedido de venta en borrador, con el origen marcado como "Portal del cliente", listo para que lo revises antes de seguir adelante.
• Alta de clientes (si la activas). Útil para dar de alta a un cliente nuevo: le pides que rellene sus datos, suba un documento, acepte unos términos o firme un contrato —con una casilla de aceptación o con firma dibujada en pantalla— sin necesidad de cruzar media docena de correos para cerrar el papeleo inicial. Y lo que llegue después, se lo mandas a firmar cuando quieras.
• Proyectos (si los llevas en Fube). Le enseñas, proyecto a proyecto, cómo van, las horas de cada mes y los informes del mes que le publiques.

Cómo se lo das a un cliente concreto

Activar el portal para tu empresa es cuestión de un momento, y darle acceso a un cliente en particular es un paso aparte:

1. Pones en marcha el portal en Ventas › Portal de clientes y eliges la dirección que quieres que aparezca en la URL, tu logo y tu color.
2. Decides qué quieres que vean tus clientes (documentos, catálogo y pedidos, alta, proyectos) y abres el portal.
3. Pulsas Dar acceso, eliges el cliente y los correos de las personas que van a entrar; el de facturación de su ficha viene propuesto.
4. Fube manda a cada una su invitación. La primera vez que entra cada persona, te salta un aviso en la campana.
5. Si alguna vez necesitas cortar el acceso de alguien, se lo quitas a esa persona: si está dentro, sale en su siguiente paso.

Cada persona entra como un cliente concreto y solo ve sus datos, y puedes dar acceso a varias personas del mismo cliente, cada una con su correo.

Lo que el portal no hace

Para que no haya sorpresas al activarlo:

• No se puede pagar desde el portal. Fube no tiene una pasarela de cobro integrada; el portal sirve para consultar y descargar, no para procesar el pago de una factura.
• Tu cliente no crea ninguna cuenta con contraseña. Entra siempre con su correo: si su sesión caduca, pide un botón nuevo desde la dirección de tu portal.
• Un pedido del catálogo no se convierte en factura en el acto. Entra como pedido de venta en borrador para que tú decidas cómo seguir, igual que si lo hubieras anotado tú mismo.
• Aceptar un presupuesto no lo factura. Te llega el aviso y lo conviertes tú, como siempre.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente tiene que registrarse para entrar?

No. Entra con su correo: la primera vez, con el botón de la invitación; después, pidiendo un botón desde la dirección de tu portal. Ni contraseña ni cuenta que mantener.

¿Puedo dar acceso a varias personas de la misma empresa cliente?

Sí. Das acceso a cada persona con su correo, y a cada una se lo puedes quitar sin tocar al resto.

¿Qué pasa si a mi cliente no le llega la invitación, o se le caduca?

Que mire en el correo no deseado. Si no está, se la reenvías desde Fube. Y si ya ha caducado, que entre en la dirección de tu portal y escriba su correo: le llega un botón nuevo.

¿Puede aceptar un presupuesto desde el portal?

Sí. En el presupuesto tiene Aceptar presupuesto y Rechazar, con una nota si quiere. Fube guarda quién respondió, con qué correo y cuándo, y te avisa. Una vez respondido no lo cambia desde el portal —te escribe y lo cambias tú—, y uno vencido ya no se puede aceptar.

¿Puede mi cliente ver documentos de otros clientes?

No. Cada persona entra como un cliente concreto y solo ve los documentos de ese cliente, nunca los de otro ni los de otra empresa.

¿El portal funciona bien desde el móvil?

Sí, el portal es responsive: tu cliente puede consultar y descargar sus documentos igual desde el ordenador que desde el teléfono.

Si tienes clientes recurrentes que te escriben cada mes por el mismo motivo, dales su propio acceso una vez y deja de repetir el mismo envío. Activa el portal del cliente en tu cuenta de Fube y da acceso a tu primer cliente en minutos. El portal va en los planes Business y Elite; cómo se monta, paso a paso, en la guía para activar el portal del cliente.