Portal del cliente: que tus clientes vean sus facturas y presupuestos sin escribirte

"¿Me puedes reenviar la factura de marzo?" Si llevas más de un cliente recurrente, ya sabes que ese mensaje no llega una vez: llega cada pocas semanas, casi siempre del mismo cliente, y casi siempre para el mismo tipo de documento. Buscas el PDF, lo adjuntas, lo mandas. Cinco minutos que se repiten sin aportar nada nuevo.

Hay una alternativa: darle a cada cliente un espacio propio, con un enlace fijo, donde puede consultar y descargar lo suyo cuando lo necesite. Sin cuenta, sin contraseña y sin que tú tengas que estar en medio.

El correo que se repite cada mes

Cuantos más clientes fijos tienes, más veces se repite el mismo intercambio: piden una factura antigua, quieren revisar si ya aceptaron un presupuesto, o preguntan si el albarán del último pedido ya está generado. Ninguna de esas preguntas es urgente ni complicada, pero todas interrumpen y todas te obligan a ir a buscar el documento a mano.

Ya vimos cómo resolver parte de esto con un enlace de aceptación para un presupuesto puntual: el cliente lo abre, lo acepta o lo rechaza, y tú ves el estado en tiempo real. Funciona bien para un envío concreto. Pero cuando la relación con el cliente es continua —factura tras factura, mes tras mes— tiene más sentido darle un sitio fijo al que volver, en lugar de mandarle un enlace nuevo cada vez.

Qué es el portal del cliente

El portal del cliente de Fube es justo eso: un espacio de autoservicio, propio de cada empresa, donde tus clientes consultan sus documentos, y opcionalmente hacen pedidos o completan un proceso de alta, sin necesidad de crear una cuenta ni recordar ninguna contraseña.

El acceso funciona con un enlace mágico (magic link): generas un enlace único para cada cliente y se lo envías por el canal que uses habitualmente —email, WhatsApp—. El cliente hace clic y entra directamente a su portal, en fube.es/portal/tu-empresa. No hay registro, ni email de verificación, ni contraseña que olvidar.

Cada empresa tiene un único portal, con su propia identidad (marca, color, mensaje de bienvenida), pero controlas quién entra generando un enlace de acceso distinto para cada cliente.

Qué puede ver y hacer tu cliente ahí dentro

El portal es modular: activas solo las secciones que quieres ofrecer.

• Documentos. Tu cliente ve un listado de sus facturas, presupuestos, proformas y albaranes, filtrable por tipo y por estado de pago. Puede descargar el PDF de cualquiera de ellos con un enlace de descarga temporal y firmado, generado en el momento. Solo ve lo suyo: nunca aparece un documento de otro cliente, ni de otra empresa.
• Catálogo (si lo activas). Tu cliente consulta los productos que le has asignado y envía un pedido directamente desde el portal. Ese pedido llega a tu cuenta de Fube como un pedido de venta en borrador, con el origen marcado como "Portal del cliente", listo para que lo revises antes de seguir adelante.
• Onboarding (si lo activas). Útil para dar de alta a un cliente nuevo: le pides que rellene sus datos, suba un documento, acepte unos términos o firme un contrato —con una casilla de aceptación o con firma dibujada en pantalla— sin necesidad de cruzar media docena de correos para cerrar el papeleo inicial.
• Panel de control (si lo activas). Un resumen con la información más relevante para ese cliente, a modo de página de inicio del portal.

Cómo se lo das a un cliente concreto

Activar el portal para tu empresa es cuestión de un momento, y darle acceso a un cliente en particular es un paso aparte:

1. Activas el portal desde la configuración y eliges el identificador que quieres que aparezca en la URL.
2. Decides qué módulos quieres que vean tus clientes (documentos, catálogo, onboarding, panel).
3. Generas un enlace de acceso para ese cliente concreto —puedes ponerle nombre interno y, si quieres, una fecha de caducidad—.
4. Copias el enlace y se lo mandas. El enlace completo solo se muestra una vez al crearlo, así que consérvalo antes de cerrar esa pantalla.
5. Si alguna vez necesitas cortar el acceso, lo revocas y deja de funcionar al instante.

Cada enlace da acceso únicamente a los datos del cliente al que está vinculado, y puedes crear varios enlaces para el mismo cliente si hay más de una persona de contacto en su empresa.

Lo que el portal no hace

Para que no haya sorpresas al activarlo:

• No se puede pagar desde el portal. Fube no tiene una pasarela de cobro integrada; el portal sirve para consultar y descargar, no para procesar el pago de una factura.
• Tu cliente no crea ninguna cuenta con contraseña. El acceso es siempre por enlace mágico. Si el enlace se revoca o caduca, deja de funcionar y hay que generar uno nuevo.
• Un pedido del catálogo no se convierte en factura en el acto. Entra como pedido de venta en borrador para que tú decidas cómo seguir, igual que si lo hubieras anotado tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente tiene que registrarse para entrar?

No. Accede con el enlace mágico que le mandas: ni email de verificación, ni contraseña, ni cuenta que mantener.

¿Puedo dar acceso a varias personas de la misma empresa cliente?

Sí. Puedes crear varios enlaces de acceso para el mismo cliente, uno por cada persona de contacto que necesite entrar.

¿Qué pasa si pierdo el enlace que generé?

El enlace completo solo se muestra una vez, al crearlo, y no se puede recuperar después. Si lo has perdido, generas uno nuevo y se lo envías de nuevo al cliente.

¿Puede mi cliente ver documentos de otros clientes?

No. Cada enlace está vinculado a un único cliente y solo expone los documentos de ese cliente, nunca los de otro ni los de otra empresa.

¿El portal funciona bien desde el móvil?

Sí, el portal es responsive: tu cliente puede consultar y descargar sus documentos igual desde el ordenador que desde el teléfono.

Si tienes clientes recurrentes que te escriben cada mes por el mismo motivo, dales su propio acceso una vez y deja de repetir el mismo envío. Activa el portal del cliente en tu cuenta de Fube y genera tu primer enlace de acceso en minutos, con el plan gratuito para siempre.