Pasar de autónomo a sociedad limitada: los trámites paso a paso

Ya decidiste que tu negocio da el salto a sociedad limitada — esa parte de la decisión la tienes clara (si todavía la estás valorando, aquí tienes cuándo conviene pasar de autónomo a SL). Lo que toca ahora es la parte práctica: qué trámite va primero, qué pasa con tu alta de autónomo y qué ocurre con las facturas que ya tienes emitidas. Este es el checklist paso a paso.

Lo primero: la SL no es una "continuación" de tu alta de autónomo

Es el malentendido más habitual. Pasar de autónomo a SL no es cambiar de forma jurídica dentro del mismo NIF: es dar de alta un contribuyente completamente nuevo (la sociedad, con su propio NIF) y, en paralelo, cerrar tu actividad como autónomo. Son dos trámites distintos que hay que coordinar en el tiempo, no una transformación automática.

Eso tiene consecuencias muy concretas que se explican en este artículo: la numeración de tus facturas, tus datos fiscales frente a clientes y proveedores, y tu cotización a la Seguridad Social cambian todas a la vez.

Paso 1: constituir la sociedad limitada

1. Certificado negativo de denominación social: se solicita en el Registro Mercantil Central para reservar el nombre de la sociedad (que nadie más lo tenga registrado).
2. Capital social: el mínimo legal para una SL es de 1 € (art. 4 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, tras la reforma de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas). En la práctica, la mayoría constituye con al menos 3.000 €, porque mientras el capital no llegue a esa cifra hay que destinar el 20% del beneficio a reserva legal cada año y los socios responden solidariamente de la diferencia si la sociedad se liquida.
3. Estatutos sociales: el documento que fija el nombre, domicilio, objeto social, capital y forma de administración de la sociedad.
4. Escritura pública de constitución: se firma ante notario.
5. NIF provisional y inscripción en el Registro Mercantil: con la escritura notarial se solicita el NIF provisional y se inscribe la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia, que emite el NIF definitivo.
6. Alta en el IAE de la sociedad: se declara la actividad económica que va a ejercer la SL (puede ser la misma que ya ejercías como autónomo).

El plazo habitual con gestoría suele rondar 5-10 días hábiles; sin ayuda profesional, entre 2 y 3 semanas. El coste conjunto de notaría, registro y gestoría suele moverse entre 300 y 1.500 €, al margen del capital social que aportes.

Paso 2: alta de la sociedad en Hacienda y como administrador

Con el NIF definitivo, la sociedad se da de alta en Hacienda (declaración censal) y tú, como socio administrador, tienes que darte de alta en la Seguridad Social a título de la sociedad —normalmente en el RETA como autónomo societario, con sus propias reglas de cotización, que son distintas a las de tu alta anterior como autónomo individual.

Paso 3: darte de baja como autónomo (en el momento adecuado)

Solo cuando la sociedad esté operativa —con NIF definitivo y lista para facturar— tiene sentido tramitar tu baja como autónomo a título personal (baja censal en Hacienda y baja en el RETA). Hacerlo antes de tiempo puede dejarte sin cobertura para facturar durante el hueco entre un trámite y el otro; hacerlo mucho después implica pagar cuota de autónomo sin necesidad si ya no facturas a tu nombre.

Paso 4: qué pasa con tus facturas y tu numeración

Aquí está el punto que más dudas genera. Al cambiar de NIF, para Hacienda eres un emisor de facturas distinto: no hay continuidad de numeración entre tu serie como autónomo y la serie de la sociedad. Lo correcto es:

• Cerrar tu serie como autónomo en el último número que uses con tu NIF personal.
• Abrir una serie nueva con el NIF de la sociedad, empezando por el número que definas (normalmente el 1, o el que corresponda si usas series por año o por tipo de documento).
• Conservar todas las facturas emitidas como autónomo: siguen siendo válidas y hay que guardarlas igual que el resto de tu documentación fiscal.

En Fube, la gestión de series y numeración te permite configurar la serie de facturación de la sociedad de forma independiente, con sus propios datos fiscales, sin mezclarla con el histórico de tu actividad anterior como autónomo.

Paso 5: Verifactu también aplica a la sociedad

La sociedad, como nuevo sujeto obligado, tiene que emitir desde un sistema conforme a Verifactu igual que lo hacías como autónomo. Las fechas límite son las mismas para todo el mercado: 1 de enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales. Con Fube, cada factura de la sociedad sale ya con su huella y su envío a la AEAT, sin que tengas que configurar nada adicional al dar de alta la nueva empresa.

Paso 6: avisa a clientes y proveedores

Antes de emitir tu primera factura como sociedad, comunica a tus clientes y proveedores habituales el cambio de datos fiscales (razón social y NIF nuevos), para que sus sistemas de compra o de pago no rechacen la factura por no coincidir con lo que tenían registrado.

Resumen del checklist

1. Certificado negativo de denominación social
2. Estatutos y escritura pública ante notario (con el capital social aportado)
3. NIF provisional + inscripción en el Registro Mercantil → NIF definitivo
4. Alta de la sociedad en Hacienda (censal) y en el IAE
5. Alta como administrador en el RETA (autónomo societario)
6. Baja como autónomo a título personal, ya con la sociedad operativa
7. Nueva serie de facturación con el NIF de la sociedad
8. Aviso a clientes y proveedores del cambio de datos fiscales

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando las facturas que ya emití como autónomo?

Sí. Las facturas emitidas con tu NIF personal siguen siendo válidas y debes conservarlas el tiempo que exige la normativa; simplemente no continúan la numeración de la nueva sociedad, que empieza su propia serie.

¿Tengo que darme de baja como autónomo el mismo día en que se constituye la SL?

No es obligatorio que coincida el mismo día, pero conviene no dejar mucho margen: da de baja tu actividad como autónomo una vez la sociedad tenga NIF definitivo y esté lista para facturar, para no quedarte sin cobertura legal para emitir facturas durante la transición.

Si aporto solo 1 € de capital social, ¿hay algún problema?

Es legal, pero mientras el capital social más la reserva legal no alcancen los 3.000 €, la sociedad debe destinar cada año el 20% del beneficio a esa reserva, y los socios responden solidariamente de la diferencia hasta 3.000 € si la sociedad se liquida con patrimonio insuficiente. Por eso la mayoría de gestorías recomienda aportar los 3.000 € desde el principio si es posible.

¿Necesito un asesor para hacer todo esto?

No es obligatorio, pero la mayoría lo hace: coordinar notaría, Registro Mercantil, Hacienda y Seguridad Social en el orden correcto es la parte donde más se suelen encontrar trabas. Si todavía no tienes uno, aquí tienes cuándo conviene contratar un gestor.

Cambiar de forma jurídica no tiene por qué significar empezar de cero en tu facturación: lo importante es coordinar bien el orden de los trámites y tener claro, desde el primer día como sociedad, que arrancas una serie de facturación nueva con datos fiscales nuevos. En Fube puedes configurar los datos y la numeración de tu nueva sociedad desde el primer momento, sin perder acceso al histórico de tu actividad como autónomo.

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Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.