Gastos de coworking y oficina para autónomos: qué se puede deducir

Si trabajas en un coworking —un bono de día suelto, un abono mensual de escritorio compartido o un despacho privado dentro de un centro de negocios— sabes que la cuota se paga religiosamente cada mes, pero la parte fiscal genera dudas: ¿se deduce todo el IVA o solo una parte? ¿Hay que retener como en el alquiler de un local? ¿Cambia algo si algunos días trabajas desde casa?

La buena noticia es que el coworking es, fiscalmente, uno de los gastos más sencillos de gestionar para un autónomo: al estar dedicado en exclusiva a la actividad, no arrastra los prorrateos ni las cautelas de la vivienda compartida.

Qué cuenta como gasto de coworking

Entra en esta categoría cualquier modalidad de espacio de trabajo compartido o de oficina flexible facturada por un operador de coworking o centro de negocios:

• El bono de día suelto, para quien lo usa de forma ocasional.
• El abono mensual de escritorio en zona compartida (hot desk).
• El puesto fijo o el despacho privado dentro de un centro, con acceso a salas de reuniones, recepción, internet y zonas comunes incluido en la cuota.

En los tres casos, el centro emite una factura por sus servicios, y esa factura es la que sostiene la deducción.

El IVA: se deduce entero, sin prorratear por metros

Aquí está la principal diferencia con trabajar desde casa. Cuando la vivienda está solo parcialmente afecta a la actividad, el IVA de los suministros no se puede deducir, porque el artículo 95 de la Ley del IVA exige que el bien o servicio esté afecto de forma exclusiva.

El coworking sí cumple esa exclusividad: el espacio (o el acceso a él) se contrata única y exclusivamente para trabajar, sin uso personal mezclado. Eso significa que el IVA de la factura del coworking se deduce al 100 %, sin necesidad de calcular ninguna proporción de metros cuadrados ni de horas de uso.

El gasto en el IRPF: reduce el rendimiento neto igual que un alquiler

En el IRPF, la cuota del coworking (la base imponible, sin IVA) es un gasto deducible del rendimiento neto de la actividad, en la misma lógica que cualquier gasto necesario para generar los ingresos: se registra como gasto, con su factura como justificante, y reduce el beneficio sobre el que se calcula el impuesto.

No hay aquí ninguna regla del 30 % ni ningún límite de metros: el gasto se deduce en su totalidad, igual que el resto de gastos de explotación de la actividad.

¿Hay que retener el 19 % como en el alquiler de un local? Normalmente, no

Cuando un autónomo alquila un local de negocio "a secas", tiene que retener un 19 % de IRPF al arrendador y presentarlo con el modelo 115. Es lógico preguntarse si pasa lo mismo con la cuota del coworking, y la respuesta habitual es que no.

La razón no es una simplificación administrativa: la Dirección General de Tributos ha resuelto varias veces (consultas vinculantes como la V1461-20) que cuando el precio incluye, además del espacio, servicios como limpieza, recepción, suministros o uso de salas comunes, el contrato deja de ser un arrendamiento puro y pasa a ser un contrato mixto de arrendamiento y prestación de servicios. Ese tipo de contrato queda fuera de la obligación de retener del Reglamento del IRPF.

Como prácticamente ningún centro de coworking factura solo el metro cuadrado desnudo —todos incluyen wifi, limpieza y acceso a zonas comunes como mínimo—, en la práctica casi ninguna cuota de coworking lleva retención. La excepción sería un alquiler de un despacho exclusivo sin ningún servicio añadido, que sí se trataría como el arrendamiento de un local convencional.

Si además trabajas algunos días desde casa

Combinar coworking y teletrabajo parcial no complica nada: son dos gastos independientes, cada uno con su propia regla.

• El coworking se deduce al 100 % en IVA e IRPF, como se explica arriba.
• Los días que trabajas desde tu vivienda, los suministros (luz, agua, gas, internet) se deducen con la regla del 30 % sobre la proporción de metros cuadrados, que es la que aplica cuando el espacio de trabajo comparte uso con la vida personal.

Si en cambio alquilas una habitación o un espacio fuera de tu vivienda habitual —distinto del coworking, por ejemplo a un particular—, las reglas de retención cambian según quién sea el arrendador.

Qué factura pedir al centro de coworking

Para poder deducir el IVA soportado, no basta con un ticket o un recibo genérico: hace falta una factura completa, con el NIF y los datos de tu actividad como destinatario. La mayoría de operadores de coworking la emiten de forma automática al darte de alta como cliente, pero conviene comprobarlo antes de contratar, sobre todo con bonos de día sueltos que a veces se venden como un simple ticket.

Si el centro está en Canarias, la factura llevará IGIC en lugar de IVA, con la misma lógica de deducción íntegra por afectación exclusiva.

Cómo registrar el gasto en Fube

Cada factura del coworking se añade en Fube como un gasto, con el proveedor, el importe y la fecha, igual que cualquier otra factura recibida. Si escaneas la factura con el OCR de gastos de Fube, los datos se rellenan solos y queda archivada sin papel.

Fube no decide por ti si un gasto es deducible, pero al llevar el registro ordenado, aplicar la deducción íntegra del coworking en el modelo 130 trimestral y en la declaración de la renta es tan simple como sumar la factura. Si quieres ver el efecto conjunto de todos tus gastos deducibles, el simulador de gastos deducibles te da una estimación rápida.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que declarar el coworking como domicilio de mi actividad en el modelo 036? No es obligatorio si no es tu único lugar de trabajo, pero si lo usas de forma habitual conviene comunicarlo en el 036 para tener coherencia entre tu domicilio fiscal declarado y tus facturas de gasto.

¿Puedo deducir un bono de día suelto igual que un abono mensual? Sí. Lo relevante es que el gasto esté afecto a la actividad y tengas la factura correspondiente, no la periodicidad con la que lo contrates.

¿Qué pasa si el coworking me da un recibo sin desglose de IVA? Sin una factura completa con el IVA desglosado no puedes deducir la cuota soportada, aunque el gasto siga siendo deducible en IRPF. Pide siempre factura, no un recibo simplificado.

¿La cuota de coworking cuenta para el modelo 347? Como cualquier otro proveedor, si el total facturado en el año supera los 3.005,06 €, entra en el cómputo del modelo 347 de operaciones con terceros.

¿Y si el coworking me cobra un depósito o fianza? Una fianza reembolsable no es gasto: no se deduce mientras esté pendiente de devolución, igual que ocurre con la fianza de un alquiler convencional.

Si trabajas en un coworking y todavía llevas las facturas sueltas por correo o en una carpeta, registrar cada una en Fube en el momento en que llega evita que se te escape ninguna a fin de trimestre. Crear una cuenta en Fube no tiene coste y permite empezar a registrar gastos desde hoy.