Alquilar una habitación para la actividad de autónomo: qué parte del gasto se puede deducir

Lucas es autónomo y trabaja desde casa, pero en casa hay poco sitio y demasiadas interrupciones. En vez de alquilar una oficina entera, encuentra algo más barato: una habitación en un piso compartido, o una habitación suelta de una vivienda que no es la suya, para usarla solo como lugar de trabajo. Le parece una solución razonable, hasta que llega el momento de pasarle el gasto a su asesoría y le surge la duda: ¿se deduce igual que el despacho de casa? ¿Le tiene que retener algo al casero? ¿Necesita algún papel especial?

La respuesta cambia según un dato muy concreto: si esa habitación es tu vivienda habitual (donde también vives) o si es un espacio aparte, alquilado solo para trabajar.

La pregunta que lo cambia todo: ¿vives ahí o solo trabajas ahí?

Hay dos situaciones muy distintas que se confunden con facilidad porque las dos implican "una habitación":

• Alquilas una habitación dentro de tu propia vivienda habitual, donde también duermes, cocinas y haces vida. Aquí se aplica la misma lógica que si fueras propietario: la vivienda está parcialmente afecta a la actividad, y solo se deduce la parte proporcional. Ya lo contamos con detalle, fórmula incluida, en gastos del despacho en casa: la clave es la proporción entre los metros cuadrados que usas para trabajar y la superficie total.
• Alquilas una habitación aparte, en una vivienda donde no resides, dedicada en exclusiva a la actividad: no duermes ahí, no es tu domicilio, solo es tu lugar de trabajo. Aquí no hay reparto que hacer: ese espacio está afecto al 100%, igual que si fuera un local pequeño.

Esta segunda situación es la que le pasa a Lucas, y es la que tiene más matices que conviene conocer antes de firmar nada.

Si el espacio es exclusivo, el gasto se deduce íntegro

Cuando la habitación no se comparte con tu vida personal, no hace falta aplicar ningún porcentaje de reparto: la renta que pagas por ella es un gasto necesario y directamente vinculado a la actividad, así que se deduce en su totalidad, igual que la factura de la luz de un local de negocio.

Eso sí, la deducción íntegra exige que el uso exclusivo sea real, no solo nominal. Si la habitación tiene una cama y la usas también para quedarte a dormir de vez en cuando, deja de ser un espacio 100% afecto y pasa a las reglas de afectación parcial. Guarda algo que acredite el uso: el contrato, correos o facturas a tu nombre como autónomo, o fotos del espacio como zona de trabajo.

Qué debe decir el contrato de alquiler

La Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU) distingue dos tipos de contrato: el de vivienda (art. 2, pensado para satisfacer la necesidad de vivienda del inquilino) y el de uso distinto de vivienda (art. 3, que incluye locales, despachos y cualquier espacio con fines profesionales). Si alquilas la habitación exclusivamente para trabajar, lo correcto es firmarla como uso distinto de vivienda, no como arrendamiento de vivienda habitual.

No es un formalismo menor: un contrato de vivienda lleva aparejadas protecciones (duración mínima, actualización de renta) pensadas para quien reside ahí, y puede generar dudas sobre la verdadera naturaleza del alquiler si Hacienda pide justificar la afectación a la actividad. Que el contrato refleje el uso real evita ese problema desde el principio.

Qué le toca al casero: retención de IRPF o factura con IVA, según quién sea

Aquí es donde más se despista la gente, porque la obligación no depende de ti, sino de quién es tu arrendador:

• Si el casero es un particular (una persona física que no actúa como empresario), tú, como autónomo que paga el alquiler para su actividad, tienes que retener el 19% de la renta e ingresarlo en Hacienda mediante el Modelo 115, con su resumen anual en el Modelo 180. Al casero le pagas el importe ya descontado esa retención.
• Si el casero es una empresa o un profesional que alquila habitaciones o espacios como parte de su actividad (por ejemplo, un operador de coworking o de vivienda de uso mixto), no hay retención: te tiene que emitir una factura con IVA (tipo general del 21%), que tú deduces como IVA soportado si el gasto está afecto a tu actividad.

Antes de asumir que toca retener, comprueba si tu caso entra en alguna de las excepciones que exime de practicar retención: que la renta anual pagada a ese mismo arrendador no supere los 900 € (IVA excluido), que el arrendador esté dado de alta en un epígrafe del IAE de arrendamiento con cuota resultante cero, que se trate de un arrendamiento financiero, o que el arrendador sea una entidad totalmente exenta del Impuesto sobre Sociedades. Son casos concretos: si tienes dudas sobre si aplican al tuyo, confírmalo con tu asesoría antes de dejar de retener.

Registrar el gasto sin líos

Para que este gasto quede bien reflejado, necesitas el justificante correspondiente: el recibo o factura del alquiler, y si has practicado retención, que quede constancia de cuánto ha sido. En Fube puedes registrar y digitalizar el gasto subiendo la foto o el PDF del recibo: el escaneo con IA extrae proveedor, fecha e importe para que solo tengas que revisarlo, y queda organizado junto al resto de tus gastos para cuando tu asesoría prepare la liquidación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir el 100% si trabajo desde una habitación de mi propia vivienda? No, salvo que esa habitación esté afecta en exclusiva y no la uses nunca para vivir. Si es una estancia de tu vivienda habitual que también forma parte de tu vida personal, se aplica la afectación parcial: solo la proporción que corresponde al espacio de trabajo.

¿Qué pasa si mi casero es un particular y se niega a que le retenga el 19%? La retención no es negociable: es una obligación tuya como pagador, no una cortesía. Lo que sí varía es el neto que recibe el casero, que ya lleva descontada esa parte. Explicarle de antemano que la renta pactada es la bruta, y que él cobrará el neto, evita malentendidos.

¿Tengo que avisar a Hacienda de que trabajo en esa dirección? Sí: si la habitación es tu centro de trabajo, tienes que comunicar esa dirección como local afecto a la actividad en el Modelo 036 o 037, igual que harías con cualquier otro local.

Sea cual sea tu situación, lo importante es no dar por hecho que "una habitación" siempre se trata igual: la diferencia entre vivir ahí o solo trabajar ahí cambia la deducción, la retención y hasta el contrato que firmas. Y si quieres tener ese gasto —y el resto de tu actividad— resuelto sin esfuerzo, puedes probar Fube gratis.