Ferias y congresos: qué gastos puedes deducir y qué facturas guardar

Ferias y congresos: qué gastos puedes deducir y qué facturas guardar

Has reservado un stand en una feria del sector, o una entrada para un congreso donde van a estar tus clientes potenciales. Entre la inscripción, el viaje, el hotel, las comidas y la cena con ese cliente que por fin tiene hueco, la factura total ya pesa. Y llega la pregunta de siempre: ¿qué de todo esto me lo puedo deducir?

La respuesta no es la misma para todo. Cada partida tiene su propia regla, y el IVA va por un camino distinto al del IRPF. Aquí tienes el mapa, partida por partida.

Lo primero: el gasto tiene que ser de la actividad

Una feria cumple casi siempre el requisito que más se cuestiona en un gasto: tiene una finalidad clara (captar clientes, conocer proveedores, formarte). Pero eso no basta por sí solo. Para que un gasto sea deducible en estimación directa, la AEAT pide tres cosas a la vez:

1. que esté vinculado a la actividad;
2. que esté justificado, de forma prioritaria con factura;
3. que esté registrado en tus libros.

Lo desarrollamos en dietas y kilometraje del autónomo. En una feria, la prueba de la vinculación es fácil de reunir: la confirmación de la inscripción, el programa del evento, el correo con el contrato del stand o la invitación del organizador. Guárdalos junto a las facturas.

Stand, inscripción y entradas

Lo que pagas al organizador para estar o asistir —alquiler del espacio, montaje del stand, diseño gráfico, cartelería, inscripción o entrada al congreso— es un gasto de la actividad como cualquier otro, y se deduce por su importe real si cumple los tres requisitos de arriba. Los cursos o jornadas formativas tienen además sus matices, que vimos en gastos de formación del autónomo.

En el IVA, la regla general es la del artículo 95 de la Ley del IVA: los empresarios y profesionales no pueden deducir las cuotas de lo que no se afecte «directa y exclusivamente» a su actividad. Un stand o una inscripción que sirven solo a tu negocio cumplen ese requisito, así que el IVA de la factura del organizador se deduce con normalidad.

Viaje y alojamiento

Billetes de tren o avión, taxi o la factura del hotel se deducen por su importe real en el IRPF, sin un tope diario, siempre que cumplan los tres requisitos. El tope diario solo existe para la manutención.

En el IVA hay un matiz que conviene conocer. El artículo 96.Uno.2.º de la Ley del IVA impide deducir las cuotas de los servicios de desplazamiento o viaje y de los gastos de manutención y estancia, «salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto deducible» en el IRPF o en Sociedades. Dicho al revés: si el viaje y el hotel son gasto deducible en tu IRPF, su IVA también puede deducirse. Si tienes dudas con un caso concreto, es una pregunta rápida para tu asesoría.

Comidas: sí en IRPF, con límite; en IVA, no cuentes con ello

La comida durante el viaje es manutención, y tiene sus propios límites diarios (26,67 € o 53,34 € si pernoctas en España; 48,08 € o 91,35 € en el extranjero) y requisitos: establecimiento de restauración, pago por medio electrónico y municipio distinto al de tu lugar habitual de trabajo y residencia. Todo está explicado en la guía de dietas.

Ojo con el IVA: el artículo 96.Uno.3.º excluye de la deducción las cuotas soportadas «por servicios de hostelería, restaurante o espectáculos». No cuentes con recuperar el IVA de las comidas, aunque el gasto sí entre en el IRPF dentro del límite.

La cena con el cliente: atención, no manutención

Aquí se cruza la línea. Si lo que pagas es la cena o la comida con un cliente o un proveedor, deja de ser tu manutención y pasa a ser una atención a clientes. En el IRPF es deducible hasta el 1 % de tu cifra de negocios del año, y el IVA no se deduce (artículo 96.Uno.5.º). Lo contamos con ejemplos en regalos y atenciones a clientes.

Para no mezclar ambas cosas, anota en cada ticket quién estaba y por qué. Una cena de «feria, con Ana (cliente potencial)» no se interpreta igual que una cena sin más.

Muestras y regalos en el stand

Si repartes muestras de tus productos o objetos con tu marca, el IVA tiene una regla propia: las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el artículo 7 de la Ley del IVA no cuentan como atenciones a clientes. Los límites y requisitos exactos los tienes en el post de regalos y atenciones que acabamos de enlazar.

Si la feria es en otro país

Los servicios de la feria (el stand, la entrada) pueden llegar con IVA del país donde se celebra, y el gasto no suele encajar en tu declaración española. Los límites de manutención en el extranjero son los más altos, pero el IVA extranjero se reclama por el procedimiento de devolución a no establecidos del país que corresponda. Es un trámite que conviene plantear con tu asesoría antes de viajar, no después.

Cómo dejarlo ordenado

Una feria genera muchos justificantes en pocos días, y es fácil que alguno se pierda en una carpeta del móvil. Un método sencillo:

• Factura completa a tu nombre siempre que puedas, no solo el ticket.
• Una nota por gasto: «Feria X, comida con cliente Y».
• Una carpeta o etiqueta por evento, para ver el coste total de la feria y compararlo con lo que te ha traído.

En Fube puedes registrar cada gasto en cuanto lo tienes y escanear el ticket con IA para no teclear importes. Al cerrar el trimestre, los gastos de la feria ya están en su sitio. Si quieres ver cómo encaja con el resto de tu facturación, consulta los planes de Fube.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir la entrada a una feria si no vendo nada allí?

La clave no es vender, sino que el gasto esté vinculado a tu actividad y justificado. Ir a conocer proveedores o tendencias del sector se puede sostener con documentación del evento. Guarda la prueba.

¿Y si mi pareja o un familiar me acompaña?

Sus gastos no están vinculados a tu actividad, así que no son deducibles. Separa en la factura lo que es tuyo.

¿Hace falta factura o vale el ticket?

La ley pide justificar el gasto «de forma prioritaria» con factura. Para el IVA, la factura completa con tus datos es la forma segura de deducirlo.