Dietas y kilometraje del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Dietas y kilometraje del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Tienes una reunión en Sevilla. Sales por la mañana, comes allí, pagas el parking y pones gasolina de vuelta. Al llegar a casa te preguntas: ¿cuánto de todo eso me puedo deducir en el IRPF?

La respuesta existe y es concreta. Lo que Hacienda permite no es un misterio, pero sí tiene condiciones que muchos autónomos desconocen — y que, si no se cumplen, convierten un gasto legítimo en un gasto no deducible.

Esta guía responde exactamente eso: qué se puede deducir, cuánto y con qué justificante.

Lo primero: el autónomo no tiene "dietas exentas" como un empleado

Antes de entrar en cifras, hay una distinción fundamental que conviene tener clara.

Cuando un empleado viaja por trabajo y su empresa le paga la comida o el hotel, esas cantidades están exentas de IRPF hasta ciertos límites. Esto se recoge en el artículo 9 del Reglamento del IRPF y aplica a las asignaciones que el empleador abona al trabajador.

Un autónomo no tiene empleador. Por eso, el mecanismo es diferente:

• Empleado: el dinero que recibe de la empresa para dietas no tributa como renta del trabajo (exención del pagador al pagado).
• Autónomo: puede deducir de su rendimiento neto los gastos de manutención que él mismo paga, siempre que cumpla una serie de requisitos.

Los límites numéricos son los mismos, pero la lógica es otra. Un empleado no paga IRPF por las dietas recibidas; un autónomo descuenta el gasto de su base imponible como gasto de actividad. La confusión entre ambos conceptos es una de las más habituales.

Gastos de manutención: sí se pueden deducir, pero con cuatro condiciones

Desde la reforma fiscal de 2017, los autónomos en estimación directa pueden deducir sus propios gastos de manutención. Pero cuatro requisitos son obligatorios y deben cumplirse todos a la vez.

Los cuatro requisitos imprescindibles

1. Establecimiento de restauración o hostelería. El gasto tiene que producirse en un bar, restaurante, cafetería u hotel. Un supermercado, una gasolinera o una compra en el súper no computan como gasto de manutención deducible.

2. Pago electrónico. No vale el efectivo. El pago debe realizarse con tarjeta de débito, crédito, Bizum u otro medio electrónico. Si pagas en metálico, el gasto no es deducible aunque tengas el ticket.

3. Municipio distinto al habitual. El desplazamiento tiene que llevarte a un municipio diferente tanto de tu lugar de trabajo habitual como de tu residencia habitual. Comer en el restaurante de al lado de tu oficina no cumple este requisito.

4. Vinculación con la actividad económica. Como cualquier gasto, tiene que estar relacionado con tu actividad: una visita a un cliente, una feria profesional, una reunión en otra ciudad, una formación…

Los límites diarios de manutención

Cumplidos esos cuatro requisitos, el importe máximo deducible por día es:

El exceso sobre esas cifras no es deducible. Si comes en Valencia y la factura sube a 40 €, solo puedes deducir 26,67 € (si no pernoctaste).

Estos límites se establecen por remisión al artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF.

Desplazamiento: gasolina, peajes y aparcamiento

Aquí la lógica es más directa: los gastos de desplazamiento relacionados con tu actividad son deducibles por su importe real, siempre que cuentes con el justificante correspondiente.

• Gasolina: con la factura de la gasolinera (o el tique si identifica al vendedor). Aplica la proporción que corresponde al uso del vehículo en la actividad económica.
• Peajes: con el tique o la factura del peaje. Los sistemas de telepeaje permiten en general descargar la factura mensual con todos los trayectos.
• Aparcamiento: con el tique o factura del parking.
• Transporte público (tren, avión, autobús, taxi): con la factura o el billete, siempre que identifique el trayecto.

Para deducir los gastos del vehículo, este debe estar afecto a tu actividad económica. La parte que corresponde al uso personal no es deducible. Si tienes dudas sobre qué porcentaje de afección aplicar en tu caso, consúltalo con tu asesoría: es un punto que Hacienda puede revisar.

Cómo justificar estos gastos

Tener el ticket es necesario, pero no siempre suficiente. Para que un gasto de desplazamiento supere un control de Hacienda hay que poder demostrar que corresponde a la actividad.

Lo que conviene conservar:

• La factura o justificante del gasto: ticket de restaurante (con el NIF del establecimiento), factura del hotel, recibo del parking, resguardo del peaje, billete de transporte.
• Evidencia de la vinculación con la actividad: el email de confirmación de la reunión, la invitación a la feria, el albarán del proveedor al que visitaste, la entrada al evento o el contrato con el cliente de esa ciudad.

No hace falta adjuntar todo esto a cada factura, pero sí tenerlo localizable si Hacienda lo solicita. El plazo de conservación de documentos es de cuatro años (el plazo de prescripción de los derechos de la Administración tributaria).

Una agenda de clientes actualizada, los correos de confirmación de visitas o los mensajes con los clientes son los aliados más eficaces en caso de comprobación.

Cómo registrarlo en Fube

Fube dispone de escaneo de gastos con OCR: haces una foto al ticket o a la factura, el sistema extrae los datos y los pre-rellena en el formulario del gasto. Después lo categorizas, añades la descripción (p. ej. "Comida con cliente — visita Madrid") y lo guardas en tus libros de registro.

Esos libros de registro son la base para calcular el rendimiento de tu actividad en el modelo 130 trimestral y, al cierre del año, en tu declaración de la Renta. Con los gastos registrados y justificados, el cálculo del pago fraccionado es más preciso y las sorpresas de julio se reducen.

Para ver el resto de gastos que Hacienda admite como deducibles, consulta nuestra guía de gastos deducibles para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducirme la comida si trabajo desde casa y no salgo de mi ciudad? No. La manutención solo es deducible cuando el desplazamiento te lleva a un municipio distinto del que es tu lugar habitual de trabajo y de tu residencia. La comida del día a día en tu ciudad habitual no cumple ese requisito.

¿Puedo deducir el café de camino a una reunión en otra ciudad? Si el café lo tomas en el municipio al que te desplazas (ya estás fuera de tu municipio habitual) y pagas con tarjeta en un establecimiento de hostelería, sí entra dentro del límite diario. Si es en tu ciudad habitual, no.

¿Qué pasa si pago la cena en efectivo? No es deducible. El pago electrónico es un requisito legal, no una recomendación. Conserva los resguardos del pago con tarjeta o los registros de Bizum.

¿Un autónomo puede aplicar una tarifa por kilómetro recorrido (tipo 0,26 €/km)? La tarifa de 0,26 €/km está recogida en el artículo 9 del RIRPF para compensaciones de locomoción que el empleador abona al trabajador (rentas del trabajo). Para autónomos en estimación directa, los gastos de desplazamiento se deducen por su importe real —gasolina, peajes, aparcamiento— con el justificante correspondiente. Para dudas concretas sobre tu vehículo y porcentaje de afección, consulta con tu asesoría.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los justificantes? Cuatro años. Es el plazo de prescripción tributaria general, así que es el mínimo seguro para conservar toda la documentación de gastos.

Registrar bien cada gasto de desplazamiento no es burocracia por burocracia: es la diferencia entre deducir lo que te corresponde y dejar dinero sobre la mesa. Con los justificantes en orden y los gastos en Fube, tienes la base para un trimestre y una Renta sin sorpresas.

¿Todavía gestionas los gastos en un Excel o guardas los tickets en el bolsillo? Prueba Fube gratis y empiézalos a tener todos en un mismo lugar.