Dietas y kilometraje del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Dietas y kilometraje del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Tienes una reunión en Sevilla. Sales por la mañana, comes allí, pagas el parking y pones gasolina de vuelta. Al llegar a casa te preguntas: ¿cuánto de todo eso me puedo deducir en el IRPF?

La respuesta existe y es concreta. Lo que Hacienda permite no es un misterio, pero sí tiene condiciones que muchos autónomos desconocen — y que, si no se cumplen, convierten un gasto legítimo en un gasto no deducible.

Esta guía responde exactamente eso: qué se puede deducir, cuánto y con qué justificante.

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Lo primero: el autónomo no tiene "dietas exentas" como un empleado

Antes de entrar en cifras, hay una distinción fundamental que conviene tener clara.

Cuando un empleado viaja por trabajo y su empresa le paga la comida o el hotel, esas cantidades están exentas de IRPF hasta ciertos límites. Eso lo regula el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), y su literal no deja lugar a dudas sobre a quién se dirige: habla de «las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador».

Un autónomo no tiene empleador. Por eso, el mecanismo es diferente:

• Empleado: el dinero que recibe de la empresa para dietas no tributa como renta del trabajo (exención del pagador al pagado).
• Autónomo: puede deducir de su rendimiento neto los gastos de manutención que él mismo paga, siempre que cumpla una serie de requisitos.

De todo el artículo 9, al autónomo solo le llegan los importes máximos de manutención, y le llegan porque la Ley del IRPF se remite a ellos expresamente en el artículo 30.2.5.ª c). Nada más. La Agencia Tributaria lo dice con estas palabras en el Manual práctico de Renta: la remisión «se circunscribe a los límites cuantitativos establecidos para dichos gastos de manutención, sin que, en consecuencia, en dicha remisión se contemplen gastos distintos a los de manutención, como los gastos de estancia, ni otros aspectos regulados en el artículo 9».

Esa frase es la clave de toda la guía, y conviene retenerla: del régimen de dietas del trabajador, el autónomo hereda las cifras de comida y nada más. Ni el kilometraje, ni el tratamiento del hotel, ni ninguna otra regla del artículo 9.

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Gastos de manutención: sí se pueden deducir, pero con cuatro condiciones

Desde el 1 de enero de 2018 los autónomos en estimación directa pueden deducir sus propios gastos de manutención. La regla la introdujo el artículo 11 de la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de reformas urgentes del trabajo autónomo, que reescribió la regla 5.ª del artículo 30.2 de la Ley del IRPF. Los requisitos son los que enumera ese apartado, y hay que cumplirlos todos a la vez.

Los cuatro requisitos imprescindibles

1. Establecimiento de restauración y hostelería. El literal de la ley exige que los gastos «se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería». Un supermercado o una gasolinera no lo son, así que la compra de comida para el viaje no computa como gasto de manutención deducible.

2. Cualquier medio electrónico de pago. La ley pide que los gastos «se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago». Tarjeta, Bizum, transferencia. Si pagas en efectivo el gasto no es deducible aunque tengas el ticket.

3. Municipio distinto al habitual. Los importes máximos que se aplican son los del artículo 9.A.3.a) del Reglamento, y esos importes están definidos para gastos «en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia». La AEAT lo repite al pie de su propia tabla: «debe tratarse de un municipio distinto del lugar de trabajo habitual del contribuyente y del que constituya su residencia». Comer en el restaurante de al lado de tu oficina no cumple este requisito.

4. Que el gasto se produzca en el desarrollo de la actividad. La ley habla de gastos «incurridos en el desarrollo de la actividad económica». La AEAT añade una precisión que conviene tener presente: que el gasto caiga en día laborable «no implica por sí sola la consideración de que dichos gastos son gastos incurridos en el desarrollo de una actividad económica». Hace falta el motivo — la visita al cliente, la feria, la reunión.

Los límites diarios de manutención

Cumplidos esos cuatro requisitos, el importe máximo deducible por día es:

El exceso sobre esas cifras no es deducible. Si comes en Valencia y la factura sube a 40 €, solo puedes deducir 26,67 € (si no pernoctaste).

Son los importes del artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF, a los que remite el artículo 30.2.5.ª c) de la Ley. No han cambiado desde 2008: su última redacción es la que les dio la disposición final 3.1 del Real Decreto 1804/2008, con efectos desde el 1 de enero de 2008, y son los mismos que publica la AEAT en el Manual práctico de Renta vigente.

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Desplazamiento: sin tarifa por kilómetro y sin porcentajes

Aquí no hay límite diario ni tarifa por kilómetro. Y hay dos casos que funcionan de forma muy distinta.

Transporte público y hotel: por su importe real

Un billete de tren, avión o autobús, una carrera de taxi o la factura del hotel se deducen por su importe real, siempre que cumplan los tres requisitos generales que verás en la sección siguiente. Son gastos de la actividad como cualquier otro: el rendimiento neto en estimación directa se determina «según las normas del Impuesto sobre Sociedades» (art. 28.1 de la Ley del IRPF), y ninguna regla especial les pone un tope.

Y aquí no se aplican los 26,67 € ni ninguna de las cifras de la tabla anterior: esos son límites de manutención. La AEAT es explícita en que la remisión del artículo 30.2.5.ª c) no alcanza a «gastos distintos a los de manutención, como los gastos de estancia». El hotel no tiene tope diario; la comida sí.

Vehículo propio: o está afecto, o no deduces nada

Esta es la parte que más se malinterpreta, y la que más caro sale. En el IRPF no existe un porcentaje de afectación para el coche.

La afectación parcial solo cabe en bienes que se puedan dividir. La ley lo cierra en una frase: «en ningún caso serán susceptibles de afectación parcial elementos patrimoniales indivisibles» (art. 29.2 de la Ley, art. 22.3 del Reglamento). Un coche es indivisible.

Con los turismos el Reglamento va todavía más lejos. Para el resto del inmovilizado se tolera un uso privado «accesorio y notoriamente irrelevante» —el ordenador del despacho que usas un domingo—, pero esa tolerancia no se aplica a los automóviles de turismo (art. 22.4 del Reglamento). En palabras del Manual práctico de Renta de la AEAT, estos vehículos «únicamente tendrán la consideración de elementos patrimoniales afectos al desarrollo de una actividad económica cuando se utilicen exclusivamente para los fines de la misma, sin que en ningún caso puedan considerarse afectos en el supuesto de utilizarse también para necesidades privadas, ni siquiera aunque dicha utilización sea accesoria y notoriamente irrelevante».

El propio Reglamento tasa las excepciones, y son cinco:

• vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías;
• los destinados a transporte de viajeros mediante contraprestación;
• los destinados a la enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación;
• los destinados a los desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales;
• los destinados a ser objeto de cesión de uso con habitualidad y onerosidad.

En esos cinco casos el vehículo sigue afecto aunque se use de forma accesoria para lo privado. Fuera de ellos, si el coche también hace la vida particular no está afecto, y los gastos que genera —combustible, seguro, reparaciones, amortización— no se deducen. No hay un porcentaje intermedio al que agarrarse.

El 50 % que has oído es del IVA, no del IRPF. La Ley del IVA presume los turismos afectos «en la proporción del 50 por 100» a efectos de deducir la cuota soportada (art. 95.Tres.2.ª). De ahí viene la confusión. Esa presunción vive en el IVA y no se traslada al IRPF, donde la regla es la exclusividad.

Una precisión sobre peajes y aparcamiento. El artículo 9 del Reglamento los suma al kilometraje —«más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen»—, pero eso forma parte del régimen del trabajador: la remisión que la Ley del IRPF hace a ese artículo no alcanza, en palabras de la AEAT, a «otros aspectos regulados en el artículo 9». Al autónomo esa regla no le llega.

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Cómo justificar estos gastos

La AEAT resume en tres los requisitos para que un gasto sea deducible en estimación directa, y los tres se piden a la vez:

1. Que esté vinculado a la actividad. Rige el «principio de su correlación con los ingresos»: si no se prueba esa vinculación, el gasto no es deducible.
2. Que esté justificado. El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria exige justificar el gasto «de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación». Y la propia norma avisa de que la factura «no constituye un medio de prueba privilegiado»: si la Administración cuestiona fundadamente la operación, te toca a ti demostrar que fue real.
3. Que esté registrado en la contabilidad o en los libros-registro obligatorios de la actividad.

Ese tercer punto se olvida a menudo: un gasto real, con factura y correlacionado con los ingresos, pero que no está anotado en los libros, no cumple.

Lo que conviene conservar:

• La factura del gasto: factura del restaurante, factura del hotel, recibo del parking, resguardo del peaje, billete de transporte.
• Evidencia de la vinculación con la actividad: el email de confirmación de la reunión, la invitación a la feria, el albarán del proveedor al que visitaste, la entrada al evento o el contrato con el cliente de esa ciudad.

No hace falta adjuntar todo esto a cada factura, pero sí tenerlo localizable si Hacienda lo solicita. El plazo de referencia son cuatro años, que es el de prescripción del derecho de la Administración a liquidar (art. 66 de la Ley General Tributaria).

Una agenda de clientes actualizada, los correos de confirmación de visitas o los mensajes con los clientes son los aliados más eficaces en caso de comprobación. Para reunir todos los gastos de un mismo viaje o desplazamiento en un único documento ordenado, puedes apoyarte en una plantilla de hoja de gastos que consolide fechas, importes y conceptos junto a sus justificantes.

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Cómo registrarlo en Fube

Fube dispone de escaneo de gastos con OCR: haces una foto al ticket o a la factura, el sistema extrae los datos y los pre-rellena en el formulario del gasto. Después lo categorizas, añades la descripción (p. ej. "Comida con cliente — visita Madrid") y lo guardas en tus libros de registro.

Esos libros de registro son la base para calcular el rendimiento de tu actividad en el modelo 130 trimestral y, al cierre del año, en tu declaración de la Renta. Con los gastos registrados y justificados, el cálculo del pago fraccionado es más preciso y las sorpresas de julio se reducen.

Para ver el resto de gastos que Hacienda admite como deducibles, consulta nuestra guía de gastos deducibles para autónomos.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo deducirme la comida si trabajo desde casa y no salgo de mi ciudad? No. La manutención solo es deducible cuando el desplazamiento te lleva a un municipio distinto del que es tu lugar habitual de trabajo y de tu residencia. La comida del día a día en tu ciudad habitual no cumple ese requisito.

¿Puedo deducir el café de camino a una reunión en otra ciudad? Si el café lo tomas en el municipio al que te desplazas (ya estás fuera de tu municipio habitual), pagas por medio electrónico en un establecimiento de restauración u hostelería y el desplazamiento es por la actividad, sí entra dentro del límite diario. Si es en tu ciudad habitual, no.

¿Qué pasa si pago la cena en efectivo? No es deducible. El artículo 30.2.5.ª c) de la Ley del IRPF exige que los gastos «se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago»: es un requisito legal, no una recomendación. Conserva los resguardos del pago electrónico.

¿Un autónomo puede aplicar una tarifa por kilómetro recorrido (tipo 0,26 €/km)? No. Esos 0,26 € por kilómetro los fijó el artículo único de la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, y lo hizo «a efectos de lo previsto para los gastos de locomoción en la letra b) del artículo 9.A.2 del Reglamento del IRPF», es decir, para las cantidades que la empresa abona al trabajador. La Ley del IRPF solo se remite al artículo 9 para los límites de manutención del autónomo, y la AEAT precisa que en esa remisión no se contemplan «gastos distintos a los de manutención». Un autónomo no tiene por tanto una tarifa por kilómetro: o el vehículo está afecto y deduce sus gastos reales, o no lo está y no deduce.

Entonces, ¿un autónomo nunca puede deducir el coche? Puede, pero con la regla del todo o nada. El turismo tiene que usarse exclusivamente para la actividad, salvo que sea uno de los cinco supuestos del artículo 22.4 del Reglamento (transporte de mercancías, transporte de viajeros, autoescuela, representantes o agentes comerciales, y cesión de uso con habitualidad y onerosidad), donde sí se admite un uso privado accesorio.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los justificantes? Cuatro años, que es el plazo en el que prescribe el derecho de la Administración a liquidar la deuda tributaria (artículo 66 de la Ley General Tributaria).

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Registrar bien cada gasto de desplazamiento no es burocracia por burocracia: es la diferencia entre deducir lo que te corresponde y dejar dinero sobre la mesa. Con los justificantes en orden y los gastos en Fube, tienes la base para un trimestre y una Renta sin sorpresas.

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