Fallecimiento del autónomo: qué pasa con las facturas pendientes y el negocio

Fallecimiento del autónomo: qué pasa con las facturas pendientes y el negocio

Cuando fallece un autónomo, la familia tiene encima el duelo y, al mismo tiempo, una actividad económica que sigue teniendo facturas por cobrar, quizá alguna por pagar, y trámites con Hacienda y la Seguridad Social que no esperan. Es una situación que nadie explica de antemano porque nadie quiere pensar en ella, pero que tiene una respuesta clara: las facturas pendientes no desaparecen ni se cancelan solas, y hay un procedimiento concreto para cerrarlo todo sin que Hacienda acabe reclamando algo a los herederos meses después.

Esta guía explica qué pasa con la facturación de un autónomo fallecido: quién cobra lo pendiente, quién debe emitir lo que faltaba por facturar, los plazos exactos con Hacienda y la Seguridad Social, y si un familiar puede continuar el negocio.

Las facturas pendientes de cobro pasan a la herencia

Lo primero que hay que tener claro: una factura ya emitida y pendiente de cobro no se anula por el fallecimiento del autónomo. Es un derecho de crédito frente al cliente que forma parte del patrimonio del fallecido, igual que lo sería una cuenta bancaria o un local. Pasa a la herencia y, según cómo la acepten los herederos, son ellos quienes tienen derecho a cobrarla.

Al revés ocurre lo mismo con lo que el autónomo debía: las facturas recibidas y pendientes de pago se integran como deudas de la herencia, a cargo del caudal hereditario o de los herederos según la forma en que acepten la herencia.

¿Y las facturas que todavía no se habían emitido?

Este es el caso que más dudas genera. Si el autónomo ya había entregado un producto o prestado un servicio antes de fallecer, pero todavía no había emitido la factura correspondiente, esa obligación no se pierde: según la Agencia Tributaria, son los herederos o la herencia yacente quienes deben expedir esas facturas pendientes.

Para poder emitirlas, hace falta un NIF a nombre de esa herencia: se solicita en Hacienda el alta de la herencia yacente, que designa además un representante encargado de firmarlas y de cumplir con las obligaciones fiscales mientras la herencia no se haya aceptado formalmente. No es necesario este trámite si solo queda cobrar facturas ya emitidas; es la emisión de facturas nuevas en nombre del negocio del fallecido la que lo requiere.

Los dos avisos obligatorios: Hacienda y Seguridad Social

Como al darse de baja en cualquier otra circunstancia, hay que comunicar el cese en dos organismos distintos, cada uno con su plazo:

• Hacienda — declaración censal de baja (modelo 036). Los herederos disponen de seis meses desde la fecha de fallecimiento para presentarla, tal y como recoge la Agencia Tributaria en sus instrucciones del modelo censal — muy por encima del mes que se da para una baja voluntaria en el modelo 036 o 037. Se marca como causa el fallecimiento del titular.
• Seguridad Social — baja en el RETA. El plazo que manejan las asesorías para comunicar la baja por fallecimiento a la Tesorería General de la Seguridad Social es de 30 días naturales, frente a los 3 días naturales de una baja voluntaria. Mientras no se tramite, la cuota de autónomos sigue generándose cada mes y termina reclamándose a los herederos.

Ver la guía general para darse de baja de autónomo ayuda a entender el procedimiento de cada trámite; la diferencia aquí está solo en quién lo presenta (los herederos, no el propio interesado) y en los plazos, más amplios por la propia naturaleza de la situación.

El cierre fiscal: qué declaraciones quedan pendientes

Antes de cerrar el expediente, los herederos deben presentar en nombre del fallecido las declaraciones correspondientes a todas las operaciones realizadas hasta la fecha de la muerte:

• Modelo 303 (IVA), con todas las operaciones —incluidas las facturas pendientes que se hayan tenido que emitir después— hasta el momento del fallecimiento. Se pueden deducir en esa misma declaración las cuotas de IVA soportado que estuvieran pendientes.
• Modelo 390 (resumen anual de IVA), si el fallecimiento se produce a mitad de ejercicio, referido al periodo parcial transcurrido. Si el autónomo venía aplicando el SII o Verifactu de forma continuada podría quedar exento de este resumen — conviene confirmarlo con una gestoría antes de presentarlo.
• IRPF del fallecido, correspondiente al periodo entre el 1 de enero y la fecha de la muerte. La presentan los herederos como parte de sus obligaciones al aceptar la herencia; no se acumula con la renta de ningún heredero, es una declaración independiente a nombre del fallecido.
• Si el negocio tenía bienes de inversión recientes, puede tocar regularizar las deducciones de IVA pendientes de esos bienes por el cese de la actividad.

Hasta que no se presenta la baja censal, Hacienda sigue considerando activa la actividad, así que conviene no dejar este cierre para el final del plazo de seis meses: cuanto antes se resuelva, antes deja de generar obligaciones nuevas.

¿Puede un heredero continuar el negocio?

Sí, y es más habitual de lo que parece cuando se trata de un negocio familiar con clientela propia. Hay dos caminos:

1. Un solo heredero sigue en solitario: se da de alta como autónomo a su propio nombre, con su propio NIF, como si empezara una actividad nueva. No hereda el número de autónomo ni la antigüedad del fallecido.
2. Varios herederos siguen juntos: la fórmula habitual es constituir una comunidad de bienes, con su propio NIF y alta en Hacienda, para repartirse la actividad sin tener que decidir de entrada si montan una sociedad.

En ambos casos es una actividad nueva a efectos fiscales, aunque el negocio del día a día —el local, los clientes, el nombre comercial— sea el mismo. Eso implica empezar la numeración de facturas desde cero con el nuevo NIF: en Fube, la gestión de series y numeración permite abrir esa serie nueva sin arrastrar nada del negocio anterior, mientras se mantiene aparte el histórico previo para la gestoría. Y si esa actividad nueva arranca en 2027, factura ya bajo la obligación de Verifactu desde el primer día, con las mismas fechas límite que cualquier otro alta: 1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos y profesionales.

Qué hacer con el histórico de facturación

Tanto si el negocio continúa como si se cierra del todo, alguien tiene que quedarse con el histórico de facturas emitidas y recibidas: la obligación de conservarlas no desaparece con el fallecimiento, y son la referencia que pedirá la gestoría para presentar las últimas declaraciones o que puede pedir Hacienda si revisa un ejercicio ya cerrado. Antes de dar de baja el acceso a la cuenta del fallecido, conviene sacar una copia completa: en Fube, las exportaciones permiten volcar todo el histórico de documentos a Excel o en un ZIP completo, listo para entregar a la gestoría o para guardarlo por si hace falta más adelante.

Preguntas frecuentes

¿Quién cobra las facturas pendientes de un autónomo fallecido?

Los herederos, como titulares del derecho de crédito que forma parte de la herencia. No hace falta reemitir la factura para cobrarla; solo gestionar el cobro ya pendiente.

¿Cuánto tiempo hay para dar de baja al fallecido en Hacienda y en la Seguridad Social?

Seis meses desde el fallecimiento para la baja censal (modelo 036) en Hacienda, y un plazo mucho más corto —en torno a 30 días naturales— para comunicarlo a la Seguridad Social y evitar que sigan generándose cuotas de autónomo.

¿Puedo emitir una factura a nombre de un familiar que ha fallecido?

Solo si actúas como heredero o representante de la herencia yacente, y con el NIF que Hacienda asigna a esa herencia para las operaciones pendientes de facturar. No se puede seguir usando el NIF personal del fallecido para facturar operaciones nuevas.

¿Puede un heredero seguir el negocio del autónomo fallecido?

Sí, dándose de alta a su propio nombre (o constituyendo una comunidad de bienes si son varios) como una actividad nueva, con su propio NIF y su propia numeración de facturas desde el primer día.

¿Hay que presentar la declaración de la renta del fallecido?

Sí. Los herederos deben presentar el IRPF correspondiente al periodo entre el 1 de enero y la fecha de fallecimiento, como una declaración independiente a nombre del fallecido.

Ninguno de estos trámites es complicado por sí solo, pero conviene no dejarlos para más adelante: cada mes que pasa sin la baja en la Seguridad Social es una cuota que se sigue generando, y cada factura pendiente de emitir necesita el NIF correcto para no quedar en un limbo fiscal. Tenerlo ordenado desde el principio —qué queda por cobrar, qué queda por facturar y qué declaraciones tocan— es la forma más tranquila de cerrar esta etapa.

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Nota legal: El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, contable ni legal. Recomendamos consultar con un profesional especializado antes de tomar decisiones basadas en esta información.