Factura de un curso bonificado por FUNDAE: qué debe quedar claro para la entidad formadora y para la empresa

Una pyme quiere formar a su equipo y pagar el curso con su crédito de formación, es decir, descontándolo de las cotizaciones a la Seguridad Social. La academia o el autónomo que imparte el curso emite la factura. Ahí empiezan las dudas de los dos lados: quien factura no sabe qué debe constar y quien paga teme que luego no le cuadren las cuentas si le piden justificar la bonificación.

Este artículo sirve a las dos partes. No explica cómo conseguir el crédito, sino cómo dejar la factura y la documentación ordenadas para que la bonificación se aguante.

Qué es lo que se bonifica, en una frase

Según el artículo 11 del Real Decreto 694/2017, cada empresa dispone cada año de un «crédito de formación» que puede hacer efectivo mediante bonificaciones en las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social. Su importe sale de aplicar un porcentaje, fijado en la Ley de Presupuestos Generales del Estado según el tamaño de la empresa, a lo que ingresó por cuota de formación profesional el año anterior, con un crédito mínimo garantizado.

Dicho de otra forma: la empresa paga la factura al proveedor y luego recupera, hasta el límite de su crédito, parte de ese gasto en los boletines de cotización. La factura no se «bonifica» sola; es el soporte del coste que la empresa justifica.

Quién es quién: organizadora, impartidora y empresa

El artículo 14 distingue tres papeles, y conviene saber en cuál estás porque cambia lo que facturas:

• La empresa puede organizar y ejecutar la formación por sí misma, con medios propios o contratando la impartición.
• Una entidad organizadora externa (organizaciones empresariales o sindicales, asociaciones de autónomos y otras entidades, incluidas entidades de formación acreditadas o inscritas) a la que la empresa encomienda organizar la formación.
• La entidad impartidora, que da el curso. Debe ser una entidad de formación acreditada o inscrita en el registro habilitado por la Administración competente. Si la organizadora no es la misma entidad, el artículo 14.4.a) la obliga a contratar a la que imparte.

Un detalle útil del artículo 14.5: si la entidad externa solo hace la gestión administrativa necesaria para aplicar las bonificaciones, no se considera que se le haya encomendado la organización, y la empresa imputa ese gasto como coste indirecto.

Lo que el real decreto pide a la empresa, y por qué importa tu factura

La empresa que se bonifica tiene obligaciones que dependen directamente de los papeles que le des:

1. Cuenta separada. Debe identificar «en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad» todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones aplicadas, bajo la denominación «formación profesional para el empleo» (art. 12.2.c). Si tu factura mezcla el curso con otros servicios, a su contable le cuesta separarlo.
2. Documentación. Debe tener a disposición de los órganos de control la documentación justificativa, entre ella, textualmente, «facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo», durante cuatro años (art. 18.2).
3. Asistencia y calidad. Custodiar el control diario de asistencia y los cuestionarios de evaluación (art. 12.2.f y g).
4. Gratuidad para los trabajadores. La formación debe ser gratuita para quienes participan (art. 12.2.h).
5. Estar al corriente. La empresa debe hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social cuando se aplica las bonificaciones (art. 12.2.i).

Y un orden de operaciones: la bonificación se aplica después de comunicar la finalización del grupo formativo, indicando entre otros datos las horas lectivas y el coste total de la formación (art. 15), y el plazo para aplicarla termina el último día hábil del plazo para presentar el boletín de cotización de diciembre de ese ejercicio (art. 18.1).

Si eres la entidad formadora: cómo dejar la factura bien armada

El real decreto no inventa un modelo de factura propio: sigue valiendo una factura completa con tus datos, los del cliente, el número de serie correlativo y el IVA que te corresponda según tu situación. Lo que sí puedes hacer es ponérselo fácil a la empresa. Estas prácticas encajan con lo que ella tiene que justificar, aunque no sean un requisito legal expreso:

• Una factura por acción formativa o grupo, o al menos una línea por cada una, con su nombre. El coste de la formación se determina por acción o grupo formativo (art. 16.2), y la empresa comunica a la Administración la denominación de cada acción.
• Horas y participantes en el concepto, porque los módulos económicos se miden por participante y hora de formación (art. 16.1).
• Separar la impartición de la organización o la gestión, si prestas varios servicios. Cuando la organización se encomienda a una entidad externa, el artículo 16.4 distingue costes de impartición (directos e indirectos), costes de organización y costes de personal, cada uno con sus límites. Una factura que los mezcla en una sola línea obliga a la empresa a prorratear.
• Identificar la modalidad y las fechas de ejecución del curso: la empresa debe encajarlo con lo que comunicó.
• Cobrar a la empresa y no al alumno, para respetar la gratuidad.

No des por hecho el tratamiento del IVA de la formación: depende de quién la imparte y de qué se imparte, y es una cuestión para tu asesoría, no para este artículo.

Si eres la empresa: qué guardar y qué no pasar por alto

• Guarda la factura original junto con el resto del expediente del curso: comunicación de inicio y fin, listado de participantes, control de asistencia y cuestionarios.
• Registra el gasto en su cuenta propia («formación profesional para el empleo») para poder sumar luego el coste y la bonificación.
• Ten claros los topes. Los módulos económicos máximos, coste por participante y hora, los fija una orden ministerial (art. 16.1). Los costes indirectos no pueden superar el 10 % de los costes bonificables (art. 16.3.a), y si la organización la hace una entidad externa, la suma de los indirectos de la empresa y de la impartidora tiene el mismo techo del 10 % sobre el coste total de la actividad formativa (art. 16.4.a). Lo que pagues por encima de lo bonificable lo asumes tú.
• Los salarios no se bonifican. Los costes salariales del personal formado cuentan para la cofinanciación privada, pero no se bonifican (art. 16.3.b).
• Cofinanciación privada. Las empresas de más de cinco trabajadores deben aportar una parte del coste total de la formación; la diferencia entre el coste total y lo bonificado cuenta como aportación privada (art. 17).

Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa pagar el curso en efectivo? El real decreto no regula el medio de pago, pero sí exige justificar el coste con la documentación. Si el importe llega a 1.000 euros o más entre empresarios, la Ley 7/2012 prohíbe pagarlo en efectivo, así que lo normal es transferencia o domiciliación. Tienes el detalle en pagos en efectivo y límite legal.

¿Y si soy un autónomo que imparte formación? Facturas igual que cualquier otro autónomo profesional, pero tu cliente es la empresa y no el alumno. Si impartes por encargo de una entidad organizadora, tu cliente es esa entidad.

¿Cuánto tiempo guardo todo esto? Cuatro años para la documentación justificativa de la bonificación (art. 18.2), aunque las facturas tienen sus propios plazos: ver cuánto tiempo conservar las facturas.

¿Qué papel tiene FUNDAE? La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo es la entidad a la que el real decreto remite varios trámites electrónicos, y colabora con el Servicio Público de Empleo Estatal en comprobar que las bonificaciones se han tramitado y justificado bien (art. 18.4).

Cómo ayuda Fube

Si das cursos, en Fube emites la factura con una línea por acción formativa desde facturación y la envías al cliente con su serie y numeración. Si eres la empresa que se bonifica, el registro de gastos te permite guardar cada factura de formación con su justificante, para tenerla localizada si algún día te piden la documentación.

Si estás montando el plan de formación del año, repasa también qué formación puede deducirse un autónomo.