Fecha de la factura y fecha de la operación: cuándo son distintas y qué poner en cada una

Fecha de la factura y fecha de la operación: cuándo son distintas y qué poner en cada una

Terminaste el trabajo el 24 de septiembre. Tu cliente te pide la factura el 3 de octubre. Y, al abrir el formulario, aparece la duda de siempre: ¿qué fecha pongo? ¿La de hoy, que es cuando emito el documento, o la del día en que hice el trabajo?

Las dos, y cada una en su sitio. Son fechas distintas con funciones distintas, y confundirlas es la forma más cómoda de acabar con una factura que cuadra mal en el trimestre.

Dos fechas que no son lo mismo

• Fecha de expedición: el día en que emites la factura. Es la fecha de la factura, la que va junto al número y la que ordena tu serie.
• Fecha de la operación: el día en que entregaste el bien o prestaste el servicio (o en que cobraste un pago anticipado).

Si emites la factura el mismo día de la entrega, son la misma y basta con una. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) solo exige la segunda cuando es distinta de la primera. Lo dice así en su artículo 6.1.i): la factura debe incluir «la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura». En la factura simplificada es el mismo requisito, en el artículo 7.1.c).

Es decir: en el ejemplo, la factura lleva fecha de expedición 3 de octubre y fecha de la operación 24 de septiembre.

Cuándo van a ser distintas (casi siempre que no facturas al momento)

• Trabajos que facturas al terminar el mes: un servicio de septiembre facturado en octubre.
• Entregas con albarán: la entrega es el día del albarán; la factura llega después. Si trabajas así, el albarán convertido en factura ya trae la fecha de entrega.
• Pagos anticipados: la fecha que cuenta para ese cobro es la del pago recibido, y la de la operación final será otra. Lo explicamos en la factura de anticipo.
• Periodos de servicio: una cuota que cubre del 1 al 30 de septiembre. Aquí lo más claro es indicar el periodo, no un solo día.

Hasta cuándo puedes esperar para facturar

El artículo 11.1 del reglamento fija la regla: las facturas se expiden en el momento de realizarse la operación. Pero cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, basta con expedirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto.

Con el ejemplo: servicio prestado en septiembre, cliente empresa, la factura puede salir hasta el 15 de octubre. Si el cliente es un particular, la regla es expedirla al realizar la operación.

Dos matices para no pasarse de listo:

• El plazo habla de expedir, no de cobrar. Cobrar antes o después no lo mueve.
• Las facturas que agrupan varias operaciones de un mismo cliente tienen sus propias reglas de plazo; las repasamos en la factura resumen periódica.

Por qué importa la fecha de la operación y no solo la de la factura

Porque para el IVA lo que cuenta es el devengo, que normalmente se produce cuando se hace la entrega o se presta el servicio, no cuando emites el documento. Una factura de 3 de octubre por un servicio de septiembre es, a efectos del impuesto, de septiembre. Si en medio hay un cierre de trimestre o de año, ese detalle decide en qué declaración cae. Si te encuentras con una factura que cruza dos ejercicios, tienes el desarrollo completo en facturas a caballo de dos ejercicios.

Y por eso la fecha de la operación es la que tu asesoría necesita ver clara: la de expedición ya la tiene en el número de serie.

Lo que no conviene hacer: poner una fecha anterior

Es tentador. Se te pasó emitir en septiembre y quieres que «cuadre» con el trimestre. Pero la fecha de expedición es la del día en que de verdad emites. Cambiarla a una anterior no corrige nada: desordena la numeración (una factura nueva con fecha antigua rompe la correlación de la serie) y deja la factura diciendo algo que no es cierto.

La salida correcta es la contraria: emite hoy, con fecha de hoy, y anota la fecha real de la operación. Así el documento es verdadero, la numeración sigue limpia y el devengo queda donde corresponde. Si ya has pasado el plazo del día 16, no intentes arreglarlo con la fecha: emite igualmente y consúltalo con tu asesoría.

Cómo reflejarlo en la factura

Lo más claro para tu cliente y para quien revise la factura:

1. Fecha de expedición en la cabecera, como siempre.
2. Fecha de la operación en el concepto de la línea: «Diseño del catálogo, entregado el 24/09/2026».
3. Si es un servicio continuado, el periodo: «Mantenimiento del 01/09/2026 al 30/09/2026».

Con varios trabajos en fechas distintas, una línea por cada uno, cada una con su fecha.

Cómo lo hace Fube

En Fube la factura se emite con su fecha de expedición y el envío a la AEAT se hace siempre al emitirla, así que tiene sentido emitir el día real y no retocar fechas. Para la fecha de la operación, escribe la fecha en la descripción de la línea. Además, la factura tiene los campos «Fecha de inicio de los servicios» y «Fecha de fin de los servicios», pensados para la información adicional de Factura-e, útiles si el cliente es una Administración.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio poner la fecha de la operación en la factura?

Solo cuando es distinta de la fecha de expedición. Si facturas el mismo día en que entregas o prestas el servicio, con la fecha de la factura es suficiente.

¿Hasta qué día puedo emitir la factura de un servicio de septiembre?

Si el cliente es empresa o profesional, hasta el 15 de octubre (antes del día 16 del mes siguiente). Si es un particular, la regla general es emitirla al realizarse la operación.

¿Puedo poner la fecha del último día del mes en la factura aunque la emita después?

No es recomendable. La fecha de expedición debe ser la del día en que la emites. Lo que sí puedes hacer es indicar el último día del mes (o el periodo) como fecha de la operación.

¿Y si el servicio abarca varios meses?

Indica el periodo completo en la descripción. Cómo se reparte fiscalmente depende del tipo de servicio y del contrato; confírmalo con tu asesoría.

¿Cambia algo si facturo con Verifactu?

No cambia qué fechas pones: la de expedición sigue siendo la del día en que emites y la de la operación, la real. Con Fube, además, cada factura se envía a la AEAT al emitirla.

Esto es información general y no sustituye el consejo de tu asesoría. Si una factura te cae justo entre dos trimestres o dos ejercicios, que la vea quien lleva tus impuestos.