Factura resumen periódica: cuándo puedes agrupar varias entregas en una sola factura
Le entregas varias veces al mes al mismo cliente y facturar cada entrega por separado es un incordio. La norma permite agruparlas en una factura recapitulativa mensual: qué exige exactamente y cómo dejarlo resuelto.
Factura resumen periódica: cuándo puedes agrupar varias entregas en una sola factura
Reparto de material tres veces por semana al mismo cliente. Un servicio de mantenimiento con varias visitas al mes para la misma empresa. Entregas parciales de un pedido grande que se van sirviendo poco a poco. En todos estos casos surge la misma pregunta: ¿de verdad tienes que emitir una factura por cada entrega, o puedes juntarlas todas en un solo documento al final del mes?
La respuesta es que sí puedes agruparlas, y no es una interpretación laxa de la norma: es una figura con nombre propio, la factura recapitulativa, y tiene sus propias reglas.
Qué es la factura recapitulativa
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), en su artículo 13, permite incluir en una única factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que todas ellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Es exactamente el caso de reparto, mantenimiento o entregas parciales: mismo cliente, varias entregas, un solo mes.
No es una factura distinta de una factura "normal". Es una factura ordinaria que, en vez de recoger una operación, recoge varias — con los mismos campos obligatorios de siempre (NIF, base imponible, tipo de IVA, cuota, total) desglosados por cada entrega o agrupados si comparten tipo impositivo.
El matiz que se suele pasar por alto: hay que anotar la fecha de cada entrega
Aquí está el punto que más se olvida. El propio reglamento, en su artículo 6.1.i), exige que la factura incluya la fecha en que se efectuó cada operación, siempre que sea distinta de la fecha de expedición de la factura — y en una recapitulativa lo es casi siempre, porque las entregas se han ido produciendo a lo largo del mes y la factura se emite al final.
En la práctica esto significa que no basta con poner "servicios de junio" y una lista de importes: cada línea (o cada grupo de líneas) debe llevar la fecha real en que se hizo esa entrega o se prestó ese servicio. Es lo que te va a pedir Hacienda si alguna vez revisa esa factura, y también lo que necesitas tú para poder localizar qué entrega concreta corresponde a qué importe si tu cliente reclama algo.
Por qué la fecha de cada entrega importa para el IVA
No es solo un formalismo. El IVA se devenga (artículo 75 de la Ley del IVA) en el momento de cada entrega o prestación, no en el momento en que decides facturar. Eso quiere decir que el tipo de IVA aplicable a cada línea es el que estaba vigente el día de esa entrega en concreto, y que esa operación cuenta fiscalmente para el periodo (el mes o trimestre) en que realmente se produjo — aunque la factura, como documento, la emitas después, agrupada con las demás del mes.
En la mayoría de los casos esto no cambia nada porque el tipo de IVA no varía de una semana a otra. Pero si hay un cambio de tipo a mitad de mes, o si te interesa comprobar en qué trimestre imputar cada entrega, la fecha de cada línea es la que manda — no la fecha de la factura.
Plazo para emitir la factura recapitulativa
El artículo 13 fija el mismo límite que el régimen general de plazos (artículo 11 del RD 1619/2012):
- Como máximo, el último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones.
- Si el destinatario es un empresario o profesional actuando como tal, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente.
Es decir: si reparte a Acme S.L. (empresa) durante todo julio, tiene hasta el 15 de agosto para emitir la factura recapitulativa de julio. Si el cliente es un particular, el límite se adelanta al 31 de julio.
Cómo resolverlo sin reconstruir el mes a mano
El error habitual es dejar las entregas sueltas en algún control interno (una hoja, un cuaderno) y, a final de mes, intentar reconstruir importes y fechas de memoria para montar la factura. Con Fube, la forma de resolver esto es documentar cada entrega según se produce y agruparlas después:
- Emites un albarán por cada entrega o visita, con su fecha real y sus conceptos. El albarán no tiene efecto fiscal por sí solo — es la prueba de qué se entregó y cuándo.
- Al cierre del mes, filtras los albaranes pendientes de ese cliente y los seleccionas.
- Fube genera una única factura con todas las líneas agrupadas, conservando la fecha de cada entrega en el detalle.
El resultado es la factura recapitulativa que pide el artículo 13, sin tener que anotar importes a mano ni perder de vista qué entrega concreta corresponde a cada línea.
Distinta de la factura recurrente
No confundas esto con una factura recurrente o de suscripción: esa automatiza una misma factura que se repite periódicamente (una cuota fija, un mismo importe cada mes). La factura recapitulativa es lo contrario: agrupa entregas distintas, con importes y fechas distintas, que van variando según lo que realmente se ha servido ese mes. Si tu caso es un importe fijo que se repite, te interesa más la recurrente; si cada entrega es diferente y solo quieres facturarlas juntas, es la recapitulativa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mezclar entregas de meses distintos en la misma factura recapitulativa? No. El artículo 13 exige que todas las operaciones agrupadas correspondan al mismo mes natural. Entregas de julio y de agosto van en facturas distintas.
¿Tiene que ser una factura por cliente y mes, o puedo hacer varias al mes para el mismo cliente? La norma permite agrupar, no obliga a hacerlo en un único documento: puedes seguir emitiendo una factura por entrega si lo prefieres, o agrupar en dos facturas recapitulativas si te resulta más práctico (por ejemplo, una por línea de negocio). Lo único obligatorio es no mezclar operaciones de meses distintos.
¿Necesito el visto bueno del cliente para facturar así? No hay un trámite formal, pero conviene pactarlo con el cliente de antemano, sobre todo si sus propios procesos de contabilidad esperan una factura por cada entrega.
¿Afecta esto a Verifactu? No cambia nada del envío a la AEAT: la factura recapitulativa se emite bajo Verifactu exactamente igual que cualquier otra, con su QR y su huella encadenada. Lo que agrupa el artículo 13 son las operaciones que documenta, no el registro de facturación que genera.
Si entregas varias veces al mes al mismo cliente, no hace falta elegir entre facturar cada entrega por separado o perder el rastro de qué se sirvió cuándo. Con Fube documentas cada entrega con su albarán y, al cierre del mes, la agrupas en una sola factura recapitulativa con un par de clics. Con el plan gratuito para siempre, puedes crearte una cuenta y probarlo con tu próximo cliente de entregas recurrentes.
