¿Puedes tirar la factura en papel si la has escaneado? Digitalización certificada

¿Puedes tirar la factura en papel si la has escaneado?

Tienes una caja de facturas de proveedores y tickets en papel, un móvil con una buena cámara y ganas de recuperar el cajón. La pregunta es inevitable: si ya tengo la foto, ¿puedo tirar el papel?

La respuesta honesta es depende de cómo la hayas digitalizado. Hacer una foto o pasar el escáner de casa es útil para tener los gastos al día, pero la normativa distingue entre eso y la digitalización certificada, que es la que está pensada para permitirte prescindir del original.

Dos cosas que se parecen y no son lo mismo

• Copia digital «normal»: una foto, un escaneo, un PDF. Sirve para registrar el gasto, consultarlo y tenerlo a mano. Es lo que hace casi todo el mundo.
• Digitalización certificada: un proceso regulado por la Orden EHA/962/2007, con software concreto y una imagen firmada electrónicamente.

El artículo 7.1 de esa orden dice que los obligados tributarios «podrán proceder a la digitalización certificada» de las facturas recibidas y otros justificantes, y que, hecha así, permite prescindir de los originales en papel que sirvieron de base.

Fíjate en el matiz: lo que la norma recoge de forma expresa como vía para dejar de guardar el papel es la digitalización certificada, no cualquier escaneo.

Qué exige la digitalización certificada

Sin entrar en el detalle técnico, que es largo, la orden pide, entre otras cosas:

• Que el proceso lo haga el propio obligado tributario o un prestador de servicios de digitalización.
• Que se use un software de digitalización homologado por la AEAT (artículo 7.3). Los programas homologados se publican en la web de la AEAT.
• Que la imagen sea fiel e íntegra y vaya firmada electrónicamente.
• Que los documentos queden organizados en una base documental con los datos de cada factura, accesible sin demora cuando la Administración la pida.

Es decir: no se trata de «escanear bien», sino de usar un procedimiento y un programa concretos. Si no estás usando uno, no estás en este caso.

Y si no uso digitalización certificada, ¿qué hago con el papel?

El Reglamento de facturación permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico «por cualquier medio» que garantice su autenticidad, integridad y legibilidad (artículo 20.1). Y el plazo no lo fija el reglamento: lo remite a la Ley General Tributaria (artículo 19). Los números concretos los tienes en cuánto tiempo hay que conservar las facturas.

Lo prudente, si tu digitalización no es certificada, es esto:

1. Digitaliza igualmente. Tener el gasto registrado, con su imagen, te ahorra perder la deducción cuando el papel se estropea o desaparece.
2. Guarda también el papel durante el plazo de conservación. Una caja archivada por años es poco cómoda, pero es la única forma de que el original siga existiendo.
3. Escanea cuanto antes los tickets térmicos. El papel térmico se borra con el tiempo y, cuando ya no se lee, no hay nada que conservar.
4. Ante la duda de destruir algo concreto, pregunta a tu asesoría antes de tirarlo, sobre todo si el importe es alto o hay bienes de inversión.

Lo que no tiene papel no tiene problema

Buena parte de lo que recibes hoy ya es electrónico: facturas en PDF por correo, de plataformas o suscripciones. Ahí no hay original en papel que destruir, y lo que toca es guardar el archivo tal y como llegó y ordenado. Cómo hacerlo está en conservar tus facturas en digital, y si te llegan por WhatsApp o en foto, en esta guía sobre facturas recibidas en foto.

Dónde encaja Fube

Fube permite fotografiar el ticket o la factura de un gasto: la IA extrae proveedor, base e IVA, tú lo validas y el documento queda vinculado al gasto. Eso te deja los gastos registrados y localizables en minutos, que es lo que más tiempo suele quitar a quien lleva su propia contabilidad.

Lo que Fube no presenta es ese proceso como digitalización certificada en el sentido de la Orden EHA/962/2007. Por eso, el criterio de arriba sigue valiendo: registra con Fube, y conserva el papel salvo que tu asesoría te confirme que puedes prescindir de él.

Preguntas frecuentes

¿Una foto de la factura tiene validez como justificante?

Sirve para registrar el gasto y como copia de consulta. Lo que no equivale, por sí sola, es a la digitalización certificada que la norma recoge para prescindir del original. Para el IVA y el resto de efectos, consulta con tu asesoría.

¿Puedo contratar a alguien que digitalice mis facturas?

Sí: la orden prevé que la digitalización la haga un prestador de servicios, siempre con software homologado. Pregúntale por su homologación antes de destruir nada.

¿Qué pasa con las facturas que emito yo?

Esta guía trata de las recibidas y otros justificantes en papel. Las facturas que emites en electrónico se conservan en su formato original; mira el enlace de conservación digital de arriba.

¿Sigue en vigor la Orden EHA/962/2007?

En la ficha del BOE consultada el 25 de octubre de 2026 figura sin derogaciones ni modificaciones de artículos. Aun así, comprueba el texto vigente antes de contratar o comprar software.

Esto es información general y no sustituye el consejo de tu asesoría. Antes de destruir documentos originales, confírmalo con quien lleva tus impuestos.