Subcontratar parte de un proyecto: cuánto te queda de verdad y cómo no ahogar la caja

Subcontratar parte de un proyecto: cuánto te queda de verdad y cómo no ahogar la caja

El cliente te encarga una reforma, una web o una campaña por 10.000 €. Tú haces la parte que sabes y subcontratas el resto —la instalación eléctrica, el desarrollo, el diseño— por 4.000 €. En el presupuesto parece que te quedan 6.000 €. Pero a final de mes el banco cuenta otra historia: el subcontratista te pidió el pago antes de que el cliente te pagara a ti, el cliente se retrasó, y el trabajo bien hecho te ha dejado la cuenta en números rojos.

Esta guía es para quien reparte un proyecto entre su propio trabajo y el de otro profesional. Se centra en la gestión —margen y caja—, no en cómo es la factura del subcontratista, que ya tiene su propia guía.

El margen del presupuesto no es el margen del proyecto

Restar el coste del subcontratista al precio que cobras es el primer paso, y casi siempre se queda corto. Conviene separar tres capas:

• Margen bruto sobre el papel: precio al cliente menos coste facturado por el subcontratista.
• Margen tras tus propias horas: a lo anterior hay que restarle el tiempo que tú dedicas a coordinar, revisar y corregir. Coordinar a otra persona no es gratis, aunque no salga en ninguna factura.
• Margen tras los imprevistos: repetir una parte mal ejecutada, una visita extra, un retraso que obliga a dar una compensación al cliente.

Un ejemplo con cifras redondas, solo para ver la mecánica:

La cifra que parecía 60 % del precio es, en realidad, un 43 %. Que el proyecto siga mereciendo la pena es una pregunta distinta; lo importante es haberla hecho antes de aceptarlo, no al cerrar el año. Si todavía no mides así tus proyectos, la guía de rentabilidad por proyecto te da el método completo, y la de margen bruto y neto aclara la diferencia entre las dos cifras.

El IVA no entra en el margen, pero sí en la caja

Sobre el margen, el IVA no pinta nada: el que cobras al cliente y el que te repercute el subcontratista, cuando ambos están sujetos y se puede deducir, se compensan en la declaración. Por eso los cálculos de arriba van sin IVA. Si los haces con IVA incluido, tus márgenes saldrán distorsionados.

Donde sí pesa es en la tesorería. Tú pagas al subcontratista su factura con IVA y recuperas ese IVA al liquidar el trimestre; mientras tanto, esa cantidad sale de tu cuenta. Con una factura de 4.000 € más IVA, el desembolso real en el momento del pago es mayor que la cifra con la que has calculado el margen. Es un adelanto que Hacienda te devuelve a través de la declaración trimestral, pero que tienes que poder financiar.

Hay sectores donde esto funciona distinto: en la construcción, por ejemplo, ciertos trabajos entre contratista y subcontratista están sujetos a inversión del sujeto pasivo. Si es tu caso, comprueba cómo se factura antes de fijar precios.

El problema de verdad: pagas antes de cobrar

Esta es la trampa de subcontratar. Cuando trabajas tú solo, tu único coste inmediato es tu tiempo. Cuando subcontratas, el coste sale de tu cuenta con una fecha, y ese día puede llegar antes de que el cliente te haya pagado.

Pasa así, más o menos:

1. El cliente acepta el presupuesto y te da el visto bueno. Aún no te ha pagado nada.
2. El subcontratista entrega su parte y emite su factura, que vence a 30 días.
3. Tú entregas el proyecto al cliente y le facturas, con vencimiento a 60 días, que es lo que él suele hacer con todos.
4. A los 30 días tienes que pagar 4.000 € más IVA que todavía no has cobrado.

Cuanto más grande sea la parte subcontratada respecto a tu facturación mensual, más tensión de caja. Hay varias formas de reducirla, y se pueden combinar:

• Pedir un anticipo al cliente que cubra al menos el coste de la parte subcontratada. Está explicado en cómo facturar un pago adelantado.
• Escalonar el cobro por hitos que coincidan con los pagos al subcontratista, de modo que cada vez que debas pagar, ya hayas cobrado el tramo correspondiente.
• Alinear los plazos de pago. Si te pagan a 60 días, no aceptes pagar a 30. Negociar con el subcontratista «te pago cuando cobre» no siempre es viable, pero un plazo de 15 días más lo es con frecuencia.
• Meter el pago en la previsión. Un pago futuro que está en un calendario no sorprende; el que no se ha apuntado en ningún sitio, sí. La previsión de tesorería a 13 semanas existe para esto.

Qué dejar pactado por escrito antes de empezar

No hace falta un contrato de veinte páginas. Basta con un documento breve, con el subcontratista, que fije lo que más suele salir mal:

• Alcance exacto: qué entrega, en qué formato y con qué criterio de «terminado».
• Precio y qué incluye: desplazamientos, materiales, revisiones.
• Plazos de entrega y de pago, con fechas o con hitos.
• Qué pasa si hay que repetir algo: quién asume el coste cuando el fallo es suyo.
• Confidencialidad y relación con el cliente: si puede o no hablar directamente con él, y a quién pertenece el resultado final.

Si el subcontratista trabaja casi en exclusiva para ti, con tus horarios y tus medios, conviene revisar las señales de falso autónomo, porque ahí el problema deja de ser de caja.

Cómo ayuda Fube a llevarlo ordenado

En Fube, la gestión de proyectos permite ver por proyecto lo facturado, los gastos y el margen, sin hojas de cálculo intermedias. Y con la tesorería puedes seguir los vencimientos de lo que cobras y lo que pagas, que es lo que te avisa de si el pago al subcontratista cae antes del cobro al cliente.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto margen debería dejar al subcontratar?

No hay un porcentaje universal. Depende del sector y de cuánto trabajo de coordinación te añade la subcontratación. Lo útil es calcular tu margen real, incluyendo tus horas y un colchón para imprevistos, y decidir a partir de ahí si el precio compensa.

¿Tengo que decirle al cliente que subcontrato?

Depende de lo pactado con él y del tipo de encargo. Si el contrato o el pliego exigen que lo hagas tú, o requieren autorización previa para subcontratar, tienes que cumplirlo. En el resto de casos, lo prudente es dejar claro desde el principio quién responde frente a él del resultado: normalmente, tú.

¿Puedo repercutir al cliente el coste del subcontratista como gasto aparte?

Se puede, pero el tratamiento fiscal depende de cómo lo plantees: no es lo mismo incluirlo en tu precio que refacturarlo como un gasto concreto. La guía sobre refacturar gastos al cliente explica las diferencias; ante dudas sobre un caso concreto, consulta con tu asesoría.

¿Qué hago si el cliente no me paga y ya he pagado al subcontratista?

La obligación de pagar al subcontratista suele seguir en pie, salvo que lo hayáis pactado de otro modo. Por eso conviene hacerlo bien desde el principio: anticipos, hitos y plazos alineados evitan quedarte con el coste y sin el ingreso.

Si quieres ver el margen y los vencimientos de cada proyecto sin cruzar hojas de cálculo, prueba Fube y deja la caja controlada antes de aceptar el siguiente encargo.