Rentabilidad por proyecto: cómo saber si un encargo te compensa de verdad

Llevas dos, tres o cinco encargos a la vez. Al cierre del mes la cifra total de facturación está bien, pero si te preguntas cuál de esos proyectos concretos te ha dejado margen y cuál te ha comido más horas y gastos de los que valía, la respuesta exige rebuscar facturas, tickets y presupuestos sueltos y sumarlos a mano. El problema no es facturar poco: es no saber, encargo por encargo, cuál compensa y cuál conviene no repetir.

Por qué el margen general no cuenta la historia completa

El margen de beneficio de tu negocio te dice si el conjunto de la actividad es rentable, pero lo hace mezclando todos los encargos en la misma cifra. Un proyecto que se alargó más de lo previsto o que arrastró gastos de proveedores externos puede estar perdiendo dinero sin que se note, tapado por otros que sí funcionaron bien. Es la misma lógica que la rentabilidad por cliente, bajada un nivel más: aquí la unidad no es la cuenta completa de un cliente, sino cada encargo o contrato concreto, algo especialmente útil cuando un mismo cliente te encarga varios proyectos distintos a lo largo del año, o cuando facturas por proyecto cerrado en lugar de por cliente recurrente.

Qué necesitas para calcular la rentabilidad de un proyecto

Para cada encargo necesitas dos columnas:

• Ingresos: lo que has facturado ligado a ese proyecto (facturas, simplificadas, sus rectificativas).
• Costes: los gastos de proveedores, materiales o subcontrataciones que ese proyecto te ha generado.

La resta te da el margen real del encargo. El problema práctico no es la fórmula, que es simple: es que esos documentos suelen estar mezclados con los del resto de tu actividad, y separarlos a mano cada vez que quieres revisar un proyecto es justo el trabajo que nadie tiene tiempo de hacer con regularidad.

Etiqueta cada documento con su proyecto

En Fube, un proyecto es una carpeta a la que asocias cada factura, rectificativa, simplificada, presupuesto, proforma, albarán o gasto en el momento de crearlo o editarlo. Cada documento pertenece a un único proyecto, a propósito: así un ingreso o un gasto nunca se cuenta en el margen de dos encargos distintos por error. A partir de ahí, no hace falta calcular nada tú mismo: filtras tus paneles de facturación y de gastos por ese proyecto y ves los importes reales que ha movido, sin exportar nada a una hoja aparte.

Aquí conviene aclarar una confusión frecuente: el presupuesto de un proyecto (una cifra de referencia en euros que apuntas al crear el encargo, como "este trabajo lo estimo en 4.000 €") no es lo mismo que un documento Presupuesto (la propuesta comercial que le envías a un cliente antes de facturar). Puedes tener ambas cosas en el mismo proyecto: el presupuesto-cifra como objetivo interno, y uno o varios documentos Presupuesto entre los que etiquetas dentro de ese proyecto.

Compara lo previsto con lo real, incluidas las horas

Además de los importes, la ficha del proyecto lleva sus propias estadísticas: tareas y completadas, progreso, vencidas, miembros del equipo y horas estimadas frente a horas reales registradas. Si defines una tarifa por hora en el proyecto, Fube usa las horas que el equipo va registrando para estimar cuánto presupuesto se ha consumido, sin esperar a que termine el encargo para descubrir que se fue de precio. Ese presupuesto de referencia no bloquea nada: puedes seguir facturando y registrando gastos con normalidad aunque lo superes, y las horas registradas tampoco generan facturas solas — el que decide qué y cuándo facturar sigues siendo tú.

Sigue el proyecto por su estado

Cada proyecto pasa por un estado: Activo, En pausa, Completado, Archivado o Cancelado. Moverlo cuando cambia de fase te sirve para dos cosas prácticas: filtrar de un vistazo qué encargos siguen abiertos, y apartar de tu vista los que ya cerraste sin perder su histórico de facturas y gastos. Un proyecto solo se puede eliminar del todo si no tiene ningún documento asociado; si ya factura o gasta, la vía para "quitarlo de en medio" es archivarlo o cancelarlo, no borrarlo.

Un ejemplo con números

Imagina un encargo de reforma de una oficina, presupuestado en 6.000 €. A lo largo del proyecto emites dos facturas por un total de 6.500 € (hubo un extra que el cliente aceptó) y registras 4.100 € en gastos de materiales y un subcontratado. Filtrando tus paneles por ese proyecto ves el resultado sin sumar nada a mano: 6.500 € de ingresos menos 4.100 € de costes, un margen de 2.400 €, algo mejor de lo previsto porque el extra facturado compensó el sobrecoste de materiales. Sin esa vista por proyecto, esos 2.400 € se habrían diluido entre el resto de la facturación del mes sin que nadie se parara a comprobar si ese encargo en concreto mereció la pena.

Los proyectos no cambian lo que declaras

Una duda razonable: si agrupas facturas y gastos por proyecto, ¿afecta a tus impuestos? No. Los proyectos son una capa de organización interna para que tú veas el margen de cada encargo; tus libros registro y tus modelos ante la AEAT (303, 130, 111...) siguen contando todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto. Agrupar te ayuda a decidir a qué clientes o qué tipo de encargos merece la pena decir que sí; no cambia una coma de lo que presentas a Hacienda.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner una factura en dos proyectos a la vez? No, y es intencionado: cada factura, gasto o presupuesto se asocia a un único proyecto para que los ingresos y los costes no se cuenten dos veces y el margen que ves sea fiable.

¿El presupuesto del proyecto me impide seguir facturando si lo supero? No. Es una cifra de referencia que fijas al crear el proyecto para comparar después con lo real; no bloquea nada. Puedes seguir facturando y registrando gastos con normalidad y ver cuánto te has desviado.

¿Necesito saber de contabilidad analítica para llevar esto? No. No hay asientos ni centros de coste que configurar: etiquetas los documentos como ya haces al facturar o registrar un gasto, y el resumen del proyecto se calcula solo.

¿Puedo exportar los datos de un proyecto para mi asesoría? Sí. Filtra el listado de facturas o de gastos por el proyecto que te interese y exporta desde ese listado; obtienes el detalle de ese encargo listo para revisar o traspasar.

Ver la rentabilidad real de cada encargo no debería exigir una hoja de cálculo paralela a tu facturación. Etiquetar por proyecto lo que ya haces al facturar y registrar gastos es lo que convierte esa pregunta —¿me compensó este trabajo?— en un dato que consultas cuando quieres, no en una sorpresa de fin de año.