Un cliente moroso te propone pagar a plazos: reconocimiento de deuda y cómo registrar las cuotas

Un cliente moroso te propone pagar a plazos: cómo dejarlo bien atado

La factura venció hace tres meses y el cliente, que no contestaba, por fin escribe: «No puedo pagarte todo ahora, pero te voy pagando cada mes». Es una buena noticia, porque hay voluntad de pagar. Y es justo el momento en que más fácil resulta cometer un error: aceptar con un «vale» por mensaje y olvidarte del asunto.

Aquí tienes qué dejar por escrito, qué hacer con los intereses y con el plazo para reclamar, y cómo anotar cada cuota sin tocar la factura que ya emitiste.

Qué cambia respecto a aplazar un cobro «antes de tiempo»

Si pactas un aplazamiento antes de que la factura venza, el vencimiento todavía no ha pasado y la negociación es una cortesía comercial. Esa situación la tienes explicada en cómo aplazar el cobro de una factura.

Aquí la deuda ya está vencida. Eso tiene tres consecuencias:

• El cliente ya está en mora, así que ya se está generando un derecho a intereses (lo vemos más abajo).
• El plazo para reclamar la deuda ya está corriendo.
• Tu posición es más fuerte que cuando pactaste el precio, y conviene aprovecharla para dejar algo firmado.

El documento que importa: un reconocimiento de deuda

No hace falta un contrato largo. Basta un documento corto, firmado o aceptado de forma clara por el cliente, en el que él mismo reconoce que debe esa cantidad. Suele llamarse reconocimiento de deuda o acuerdo de pago, y conviene que incluya:

• Quién debe y a quién, con razón social y NIF de las dos partes.
• Qué factura o facturas, con número, fecha e importe. Cuanto más concreto, menos discusión después.
• Cuánto se reconoce deber en total, incluyendo, si lo decides, los intereses ya generados.
• El calendario de pagos: importe y fecha de cada cuota, y por qué medio se paga (transferencia, a qué cuenta).
• Qué ocurre si falla una cuota. Es la cláusula que más se echa de menos: por ejemplo, que el incumplimiento de una cuota deje exigible el resto de lo pendiente. Plantéalo con tu asesoría o abogado para que quede bien redactado.
• Fecha y firma de ambas partes. Si la aceptación llega por correo electrónico, que diga expresamente «reconozco la deuda y acepto este calendario» y no un «ok» suelto.

Un documento así sirve de dos maneras: ordena el cobro y te deja una prueba más clara si algún día tienes que reclamar. No sustituye a un abogado: si la cuantía es importante, que lo revise alguien antes de firmarse.

Por qué también afecta al plazo para reclamar

Las deudas no se pueden reclamar para siempre. El artículo 1973 del Código Civil recoge que la prescripción se interrumpe por la reclamación judicial, por la reclamación extrajudicial del acreedor y por cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor. Al interrumpirse, el plazo vuelve a empezar de cero.

Un reconocimiento de deuda firmado, o incluso un pago parcial, es justo un acto de ese tipo. Dicho de otra forma: el acuerdo de plazos, además de ordenar el cobro, te da más tiempo para reclamar lo que quede si el cliente deja de pagar. Cuánto tiempo concreto corresponde a tu deuda depende de su naturaleza; eso lo explica el post sobre la prescripción de una factura impagada, y de nuevo es una pregunta para tu asesoría si la cuantía es grande.

Guarda el documento y los justificantes de cada cuota: son la prueba de cuándo se reinició el plazo.

Intereses: cóbralos o renuncia, pero por escrito

Entre empresas y profesionales, la Ley 3/2004 reconoce un interés de demora desde el vencimiento y una compensación fija de 40 € por los costes de cobro, sin necesidad de pactarlo. Cómo se calculan lo tienes en el post de intereses de demora.

Al negociar un plan de pagos tienes tres opciones razonables, y las tres son legítimas:

1. Incluir los intereses ya devengados en la cantidad reconocida y repartirlos en las cuotas.
2. Seguir devengando intereses sobre lo pendiente mientras dure el plan.
3. Renunciar a ellos a cambio de que el pago sea puntual, dejando escrito que la renuncia es condicionada («si se cumple el calendario»).

Lo que conviene evitar es el silencio. Si no dices nada y el cliente incumple, discutir después si renunciaste o no a los intereses es innecesario. Decide, y que conste.

Qué pasa con la factura original

Aquí hay un error muy común: no emitas una factura nueva por cada cuota ni anules la original para «partirla». La factura ya emitida y declarada es la que documenta la operación, y sigue siendo la misma. Cada cuota que el cliente paga es un cobro parcial contra esa factura, no un documento fiscal distinto.

Esto es distinto de facturar en varios plazos desde el principio, que es una decisión que se toma antes de emitir. Aquí la factura ya existe y lo que cambia es cuándo te la pagan.

Si el plan de pagos llega a fallar y valoras recuperar el IVA de una deuda incobrable, ten en cuenta que esa vía tiene sus propios requisitos y plazos: los tienes en recuperar el IVA de una factura impagada. Un acuerdo de plazos puede condicionar ese camino, así que consúltalo con tu asesoría antes de firmar si la cuantía lo justifica.

Cómo registrar cada cuota y no perder el hilo

Con el acuerdo firmado, el trabajo es de seguimiento. Lo que funciona:

• Anota cada cuota como cobro parcial de la factura. En la tesorería de Fube puedes registrar cada cobro contra su factura y ver en todo momento cuánto queda pendiente, en lugar de llevar la cuenta aparte en una hoja de cálculo.
• Concilia el banco antes de dar la cuota por cobrada. Una transferencia anunciada no es una transferencia recibida. Cuadrar el extracto con la conciliación bancaria separa lo que ha entrado de lo que solo se ha prometido.
• Pon recordatorios para cada fecha del calendario. La factura seguirá mostrando su vencimiento original, así que el calendario del acuerdo tiene que vivir en otro sitio: tu agenda o el seguimiento de cobros.
• Responde rápido a un retraso. Una cuota que se salta sin contestar no es solo una cuota perdida: es la señal de que el plan puede caerse.

La facturación de Fube mantiene la factura original emitida y encadenada, y el acuerdo de pagos se lleva al margen del documento, que es como debe ser.

Si el cliente falla una cuota

Para eso estaba la cláusula de incumplimiento. El camino habitual es:

1. Reclama por escrito, con un recordatorio claro que cite el acuerdo y la cuota que falta. Queda constancia y, por el art. 1973, una reclamación extrajudicial también interrumpe el plazo.
2. Aplica lo pactado: si el acuerdo dice que el incumplimiento hace exigible todo lo pendiente, reclámalo entero.
3. Valora la vía judicial. Tienes el procedimiento monitorio como opción para cuantías pendientes, y el reconocimiento de deuda y los justificantes de cada pago son justo la documentación que se te pedirá.

Lista rápida antes de aceptar un plan de pagos

• ¿Está identificada cada factura, con número e importe?
• ¿Figura la cantidad total que el cliente reconoce deber?
• ¿Hay calendario con fechas e importes concretos?
• ¿Se ha decidido qué pasa con los intereses y la indemnización de 40 €?
• ¿Se dice qué ocurre si falla una cuota?
• ¿Está firmado o aceptado de forma expresa por el cliente?
• ¿Lo has guardado junto con los justificantes de cada pago?

Preguntas frecuentes

¿Tengo que aceptar que el cliente pague a plazos? No. Es una decisión tuya. Aceptar suele salir a cuenta si el cliente es solvente y lo que quiere es tiempo, porque cobrar a plazos suele ser mejor que reclamar durante meses. Si no confías en él, puedes pedir el pago íntegro o reclamar.

¿Un correo diciendo «te pagaré en tres meses» vale como reconocimiento de deuda? Puede ser una prueba útil, pero cuanto más concreto sea, mejor: que identifique la factura, la cantidad y diga que debe. Un mensaje ambiguo deja margen para discutir. Si la cuantía es relevante, mejor un documento firmado.

¿Tengo que emitir una factura por cada cuota? No. La factura es una sola y ya está emitida; cada cuota es un cobro parcial. Emitir facturas nuevas por cuotas duplicaría la operación en tu libro de registro.

¿Puedo cobrar intereses aunque haya aceptado el plan de pagos? Depende de lo que se haya pactado. Por eso conviene dejarlo escrito: incluirlos, seguir devengándolos o renunciar a ellos de forma condicionada.

¿Qué pasa si el cliente me paga una cuota y luego desaparece? Ese pago parcial y el reconocimiento de deuda interrumpen la prescripción y son una prueba de la deuda. Lo que quede pendiente se puede reclamar; si dudas de la vía, consulta con un abogado.

Un cliente moroso que se ofrece a pagar a plazos está pidiendo tiempo, no perdón. Dárselo con un papel firmado, un calendario claro y cada cuota anotada contra su factura es la forma de cobrar sin perder derechos. Si quieres llevar ese seguimiento sin hojas de cálculo, puedes ver los planes de Fube y probar cómo se registran los cobros parciales y los vencimientos.