Nota de gastos: qué debe llevar para justificar el reembolso a un empleado (o a ti mismo)

Nota de gastos: qué debe llevar para justificar el reembolso a un empleado (o a ti mismo)

Un empleado paga el taxi de su bolsillo para llegar a la reunión con un cliente. Tú, como autónomo o socio, adelantas el peaje y el parking de un viaje de trabajo con tu tarjeta personal. En los dos casos hay un dinero que ha salido de un bolsillo particular para pagar algo del negocio, y que hay que devolver. Ese documento que junta el ticket, dice quién pagó, cuánto y por qué, y sirve para tramitar la devolución, es la nota de gastos. Aquí ves qué tiene que llevar para que el reembolso se sostenga si Hacienda pregunta, y en qué se diferencia de una factura.

Qué es una nota de gastos

Una nota de gastos es el documento interno con el que una persona —empleado, socio o el propio autónomo— reclama la devolución de un dinero que ha pagado de su bolsillo por algo de la actividad del negocio. No es un documento que emita un proveedor: la emite quien ha adelantado el dinero, y lo que demuestra que el gasto es real es el ticket o la factura que adjunta, no la nota en sí.

Es distinta de pagar directamente con la tarjeta de la empresa: ahí no hace falta reembolso, el gasto ya ha salido de la cuenta del negocio y se registra sin más. La nota de gastos aparece justo cuando el dinero ha salido primero de un bolsillo que no es el del negocio y hay que devolverlo.

También es distinta del suplido, aunque las dos palabras se confundan. Un suplido es un pago que haces en nombre de tu cliente y que le repercutes en una factura, sin IVA, porque el gasto es suyo. La nota de gastos no tiene cliente por medio: es un movimiento interno entre la persona que adelantó el dinero y el negocio que se lo devuelve.

Qué debe llevar para sostenerse

Lo que hace válida una nota de gastos no es su formato, sino que cada línea se pueda comprobar contra un documento real. Como mínimo:

• Quién adelantó el dinero. Nombre de la persona (empleado, socio, el propio autónomo).
• Fecha del gasto. La del ticket o factura, no la del día en que se rellena la nota.
• Concepto claro. Qué se pagó y para qué: "taxi al aeropuerto, reunión con cliente X", no solo "transporte".
• Importe exacto. El mismo que figura en el ticket o factura adjunto, sin redondear ni añadir un margen.
• Relación con la actividad. Por qué ese gasto es del negocio y no personal. En gastos que puedan confundirse —una comida, un desplazamiento sin destino evidente— esa línea es la que evita la duda después, cuando ya nadie recuerda el contexto.
• El justificante original adjunto. El ticket o la factura que respalda el importe. Sin ese documento, la nota de gastos no demuestra nada por sí sola.

Si falta el justificante o el concepto es vago, el reembolso puede acabar tratándose como una retribución más a la persona en lugar de la devolución de un gasto del negocio, con las implicaciones fiscales que eso tiene. Ante cualquier duda sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría.

El justificante manda: qué tiene que llevar el ticket o la factura

La nota de gastos solo es tan buena como el documento que adjunta. Para que ese gasto se pueda deducir en el negocio, el ticket o factura tiene que identificar el gasto con claridad: fecha, importe, y si es una compra con IVA relevante, una factura simplificada con el NIF del emisor y el IVA desglosado sostiene mejor la deducción que un tique genérico sin esos datos. Lo explicamos con más detalle en gastos de difícil justificación del autónomo y en cómo llevar el control cuando esos gastos llegan en efectivo, en caja chica en el negocio.

Un ejemplo sencillo

Marta tiene una SL con dos empleados. Uno de ellos viaja a Madrid para una reunión con un cliente y paga con su tarjeta personal el taxi (18 €) y la comida (22 €). Al volver, rellena una nota de gastos con dos líneas: fecha, concepto ("taxi ida-vuelta, reunión cliente X" / "comida durante el viaje, reunión cliente X"), importe exacto de cada ticket, y adjunta las dos fotos de los justificantes. Marta revisa que los importes coincidan con los tickets, aprueba la nota y transfiere 40 € al empleado. Ese reembolso no es una nómina extra: es la devolución de un dinero que la empresa debía, y los dos tickets quedan como el gasto real del negocio.

Cómo lo organizas en Fube

Fube no genera la nota de gastos como documento, pero sí te ayuda a que el ticket que la sostiene no se pierda por el camino. Con el escaneo de gastos con OCR haces una foto al justificante en el momento y la IA extrae proveedor, fecha, base e IVA; tú revisas y confirmas. Cada gasto queda en el registro de gastos con su comprobante original adjunto, el método de pago marcado y, si aplica, el IVA soportado y el IRPF desglosados, listos para que cuadren con tus libros y tus modelos del trimestre.

Preguntas frecuentes

¿Una nota de gastos lleva IVA?

No. La nota de gastos en sí no es una factura ni repercute IVA: es un documento interno de reembolso. El IVA, si lo hay, va en el ticket o factura original que adjuntas como justificante, y es esa factura la que puede dar derecho a deducción si cumple los requisitos.

¿Qué pasa si no hay ticket para un gasto pequeño?

Sin justificante no hay gasto que sostener: la devolución de ese dinero pasa a ser difícil de distinguir de una retribución. Si el importe es tan pequeño que no compensa pedir factura, mejor no incluirlo en la nota de gastos que dejarlo sin respaldo.

¿Es lo mismo que una dieta?

Están relacionadas pero no son lo mismo. La dieta suele ser una cantidad fijada de antemano para manutención o alojamiento en un viaje; la nota de gastos, en cambio, reembolsa exactamente lo gastado y justificado con ticket. Cada empresa decide qué esquema usa, y conviene que quede fijado en su política interna. Consulta con tu asesoría el tratamiento fiscal que corresponde a cada uno.

Si quieres que cada ticket que sostiene un reembolso quede registrado y a mano en cuanto llega, descubre el escaneo de gastos con OCR de Fube.

Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Consulta con tu asesoría el tratamiento fiscal de cada caso concreto.