--- title: "Nota de gastos: qué debe llevar para justificar el reembolso a un empleado (o a ti mismo)" description: "Un empleado o tú mismo adelantáis dinero de bolsillo para el negocio: taxi, material, una dieta de viaje. Qué es una nota de gastos, qué tiene que llevar para sostenerse ante Hacienda y en qué se diferencia de una factura." date: "2026-08-28T00:00:00.000Z" source: "https://www.fube.es/noticias/nota-de-gastos-reembolso-que-es-como-hacerla" --- # Nota de gastos: qué debe llevar para justificar el reembolso a un empleado (o a ti mismo) Un empleado paga el taxi de su bolsillo para llegar a la reunión con un cliente. Tú, como autónomo o socio, adelantas el peaje y el parking de un viaje de trabajo con tu tarjeta personal. En los dos casos hay un dinero que ha salido de un bolsillo particular para pagar algo del negocio, y que hay que devolver. Ese documento que junta el ticket, dice quién pagó, cuánto y por qué, y sirve para tramitar la devolución, es la **nota de gastos**. Aquí ves qué tiene que llevar para que el reembolso se sostenga si Hacienda pregunta, y en qué se diferencia de una factura. ## Qué es una nota de gastos Una nota de gastos es el documento interno con el que una persona —empleado, socio o el propio autónomo— reclama la devolución de un dinero que ha pagado de su bolsillo por algo de la actividad del negocio. No es un documento que emita un proveedor: la emite quien ha adelantado el dinero, y lo que demuestra que el gasto es real es el ticket o la factura que adjunta, no la nota en sí. Es distinta de pagar directamente con la tarjeta de la empresa: ahí no hace falta reembolso, el gasto ya ha salido de la cuenta del negocio y se registra sin más. La nota de gastos aparece justo cuando el dinero ha salido primero de un bolsillo que no es el del negocio y hay que devolverlo. También es distinta del **suplido**, aunque las dos palabras se confundan. Un [suplido](/noticias/suplidos-provisiones-fondos-como-facturar) es un pago que haces en nombre de tu **cliente** y que le repercutes en una factura, sin IVA, porque el gasto es suyo. La nota de gastos no tiene cliente por medio: es un movimiento interno entre la persona que adelantó el dinero y el negocio que se lo devuelve. ## Qué debe llevar para sostenerse Lo que hace válida una nota de gastos no es su formato, sino que cada línea se pueda comprobar contra un documento real. Como mínimo: - **Quién adelantó el dinero.** Nombre de la persona (empleado, socio, el propio autónomo). - **Fecha del gasto.** La del ticket o factura, no la del día en que se rellena la nota. - **Concepto claro.** Qué se pagó y para qué: "taxi al aeropuerto, reunión con cliente X", no solo "transporte". - **Importe exacto.** El mismo que figura en el ticket o factura adjunto, sin redondear ni añadir un margen. - **Relación con la actividad.** Por qué ese gasto es del negocio y no personal. En gastos que puedan confundirse —una comida, un desplazamiento sin destino evidente— esa línea es la que evita la duda después, cuando ya nadie recuerda el contexto. - **El justificante original adjunto.** El ticket o la factura que respalda el importe. Sin ese documento, la nota de gastos no demuestra nada por sí sola. Si falta el justificante o el concepto es vago, el reembolso puede acabar tratándose como una retribución más a la persona en lugar de la devolución de un gasto del negocio, con las implicaciones fiscales que eso tiene. Ante cualquier duda sobre un caso concreto, consúltalo con tu asesoría. ## El justificante manda: qué tiene que llevar el ticket o la factura La nota de gastos solo es tan buena como el documento que adjunta. Para que ese gasto se pueda deducir en el negocio, el ticket o factura tiene que identificar el gasto con claridad: fecha, importe, y si es una compra con IVA relevante, una **factura simplificada** con el NIF del emisor y el IVA desglosado sostiene mejor la deducción que un tique genérico sin esos datos. Lo explicamos con más detalle en [gastos de difícil justificación del autónomo](/noticias/gastos-dificil-justificacion-autonomos-estimacion-directa) y en cómo llevar el control cuando esos gastos llegan en efectivo, en [caja chica en el negocio](/noticias/caja-chica-negocio-control-gastos-efectivo). ## Un ejemplo sencillo Marta tiene una SL con dos empleados. Uno de ellos viaja a Madrid para una reunión con un cliente y paga con su tarjeta personal el taxi (18 €) y la comida (22 €). Al volver, rellena una nota de gastos con dos líneas: fecha, concepto ("taxi ida-vuelta, reunión cliente X" / "comida durante el viaje, reunión cliente X"), importe exacto de cada ticket, y adjunta las dos fotos de los justificantes. Marta revisa que los importes coincidan con los tickets, aprueba la nota y transfiere 40 € al empleado. Ese reembolso no es una nómina extra: es la devolución de un dinero que la empresa debía, y los dos tickets quedan como el gasto real del negocio. ## Cómo lo organizas en Fube Fube no genera la nota de gastos como documento, pero sí te ayuda a que el ticket que la sostiene no se pierda por el camino. Con el [escaneo de gastos con OCR](/funcionalidades/gastos/escaneo-ia) haces una foto al justificante en el momento y la IA extrae proveedor, fecha, base e IVA; tú revisas y confirmas. Cada gasto queda en el [registro de gastos](/funcionalidades/gastos/registro) con su comprobante original adjunto, el método de pago marcado y, si aplica, el IVA soportado y el IRPF desglosados, listos para que cuadren con tus libros y tus modelos del trimestre. ## Preguntas frecuentes ### ¿Una nota de gastos lleva IVA? No. La nota de gastos en sí no es una factura ni repercute IVA: es un documento interno de reembolso. El IVA, si lo hay, va en el ticket o factura original que adjuntas como justificante, y es esa factura la que puede dar derecho a deducción si cumple los requisitos. ### ¿Qué pasa si no hay ticket para un gasto pequeño? Sin justificante no hay gasto que sostener: la devolución de ese dinero pasa a ser difícil de distinguir de una retribución. Si el importe es tan pequeño que no compensa pedir factura, mejor no incluirlo en la nota de gastos que dejarlo sin respaldo. ### ¿Es lo mismo que una dieta? Están relacionadas pero no son lo mismo. La dieta suele ser una cantidad fijada de antemano para manutención o alojamiento en un viaje; la nota de gastos, en cambio, reembolsa exactamente lo gastado y justificado con ticket. Cada empresa decide qué esquema usa, y conviene que quede fijado en su política interna. Consulta con tu asesoría el tratamiento fiscal que corresponde a cada uno. --- Si quieres que cada ticket que sostiene un reembolso quede registrado y a mano en cuanto llega, [descubre el escaneo de gastos con OCR de Fube](/funcionalidades/gastos/escaneo-ia). _Nota legal: el contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Consulta con tu asesoría el tratamiento fiscal de cada caso concreto._