Libros registro del autónomo: cuáles son obligatorios y cómo llevarlos

Libros registro del autónomo: cuáles son obligatorios y cómo llevarlos

Emites tus facturas, guardas los tickets de gastos y presentas tus modelos cada trimestre. Y aun así, en algún curso o en alguna carta de tu asesoría, aparece la palabra: los libros registro. ¿No era suficiente con facturar? ¿No lo llevaba ya el gestor? Esta guía te explica, sin tecnicismos, qué libros registro está obligado a llevar un autónomo, qué datos recogen y cómo tenerlos al día sin que te robe una tarde cada trimestre.

Le sirve sobre todo a quien tributa en estimación directa (la mayoría de autónomos): el registro ordenado de tus ingresos y tus gastos no es un extra opcional, es la base de la que salen tu IVA y tu IRPF.

Qué son los libros registro (y por qué te obligan)

Un libro registro es, simplemente, el listado ordenado de tus operaciones: cada factura que emites, cada gasto que deduces, cada bien que compras para tu actividad. No es la declaración de un impuesto; es el soporte del que se calculan esas declaraciones y el respaldo que enseñas si Hacienda te pide cuentas.

La obligación viene por dos vías que conviven:

• Por el IVA: como empresario o profesional sujeto al impuesto, tienes que registrar tus operaciones para determinar el IVA repercutido y el soportado.
• Por el IRPF: el artículo 68 del Reglamento del IRPF fija qué libros te tocan según tu tipo de actividad y según cómo calcules el rendimiento.

La buena noticia es que ambos se pueden llevar juntos: los libros de IRPF pueden ser compatibles con los del IVA añadiendo los datos necesarios, y llevarlos conjuntamente no supone cumplir requisitos adicionales a los que se exigen si se llevan por separado. Así lo dice la AEAT, y el artículo 12 de la Orden HAC/773/2019 lo remata: sus libros valen a efectos de IVA siempre que cumplan los requisitos del Reglamento del IVA.

Los libros del IVA

El Reglamento del IVA, en su artículo 62.1, establece cuatro libros registro:

• Libro de facturas expedidas — todas las que emites.
• Libro de facturas recibidas — todas las de tus gastos y compras.
• Libro de bienes de inversión — cuando adquieres bienes que usas de forma duradera en tu actividad (un ordenador, mobiliario, un vehículo afecto…).
• Libro de determinadas operaciones intracomunitarias — si compras o vendes a otros países de la UE.

Los dos primeros los lleva cualquier autónomo en régimen general; los otros dos entran en juego solo si tu actividad los genera. De aquí salen las casillas de tu modelo 303: la suma del IVA repercutido de las facturas expedidas menos el soportado de las recibidas.

Esa lista tiene excepciones tasadas. El apartado 2 del mismo artículo deja fuera las actividades acogidas a los regímenes especiales simplificado, de agricultura, ganadería y pesca y de recargo de equivalencia, que van por sus propias reglas: en el simplificado, por ejemplo, el artículo 40 del Reglamento del IVA pide un libro registro de facturas recibidas y, si los módulos operan sobre el volumen de ingresos, un libro donde anotar esas operaciones.

Puedes consultar el detalle oficial en la sede de la Agencia Tributaria sobre los libros registro de IVA.

Los libros del IRPF, según tu actividad

Aquí depende de qué tipo de actividad ejerces. La lista de libros la fija el artículo 68 del Reglamento del IRPF; el formato y los campos de cada uno, la Orden HAC/773/2019, que entró en vigor el 1 de enero de 2020 y se aplica a las anotaciones del ejercicio 2020 y siguientes.

Esa orden sigue vigente: no está derogada y su única modificación posterior es la Orden HAC/1154/2020, que con efectos de 1 de enero de 2021 retocó el artículo 12 y añadió el artículo 14, ambos para extender los mismos libros al IGIC canario.

Si tu actividad es empresarial (no mercantil o en modalidad simplificada)

Llevas tres libros (apartados 3 y 4 del artículo 68):

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Si tu actividad es profesional

En estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, son cuatro libros (apartado 5 del artículo 68 y artículo 6 de la Orden):

• Libro registro de ingresos.
• Libro registro de gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos, donde anotas las cantidades que recibes o pagas en nombre de tu cliente y que quedan fuera de la base del IVA.

Si tu actividad empresarial tiene carácter mercantil (estimación directa normal)

Aquí la obligación es otra: llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio (apartado 2 del artículo 68). La AEAT añade el Plan General de Contabilidad. Y ojo al sentido inverso, que es lo que suele confundirse: el apartado 10 obliga a llevar los libros registro a todos los demás contribuyentes aunque lleven contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Si tributas en módulos (estimación objetiva)

Son menos libros, y cada uno va atado a una condición. El apartado 7 del artículo 68 obliga a:

• Libro registro de bienes de inversión, cuando deduzcas amortizaciones.
• Libro registro de ventas o ingresos, por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones. Ése es el nombre que usa el Reglamento; el artículo 7 de la Orden HAC/773/2019, que fija su contenido, lo llama libro registro de ventas e ingresos.

Si no se da ninguna de las dos condiciones, no hay libro registro de IRPF que llevar. Pero eso no cierra el asunto: el IVA va por su lado y quien está en módulos suele estar en el régimen simplificado, donde el artículo 40 del Reglamento del IVA exige un libro registro de facturas recibidas sin condición ninguna. Y en IRPF hay siempre una obligación de conservación, en el apartado 6 del mismo artículo: las facturas emitidas, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres; las facturas y justificantes recibidos; y los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados.

El desglose completo por tipo de actividad está en la sede de la AEAT sobre obligaciones contables y registrales en IRPF.

Qué datos recoge cada apunte y cómo hay que llevarlos

Cada anotación debe identificar la operación con claridad. Los artículos 2 y 3 de la Orden HAC/773/2019 detallan el contenido: el número de factura (y la serie, si la hay), la fecha de expedición —y la de la operación, si es distinta—, el NIF y el nombre de la contraparte, el concepto, la base imponible con su tipo y cuota de IVA y, si la operación está sujeta a retención, el tipo aplicado y el importe retenido de IRPF.

Y hay unas reglas de forma, que están en el artículo 9 de la misma orden:

• Con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras, y totalizados por trimestres y años naturales.
• Los importes, en euros: si la factura vino en otra divisa, se convierte antes de anotarla.
• Se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos (una hoja de cálculo o un programa sirven perfectamente), conservando los programas y ficheros que les sirven de soporte.

A eso se suma la conservación: el artículo 13 obliga a guardar las facturas y justificantes de todo lo anotado durante el plazo máximo de prescripción y a exhibirlos si la Administración los pide. Ese plazo es, con carácter general, de cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria).

"¿No se encarga mi asesoría?"

Es la duda más habitual, y la respuesta tiene matiz. Tu asesoría puede presentar los modelos por ti, pero el registro de tus operaciones tiene que existir y estar cuadrado. Alguien tiene que ordenar factura a factura y gasto a gasto lo que ha pasado en tu actividad; si esos datos llegan sueltos o incompletos, el cierre trimestral se convierte en una carrera de última hora.

Dicho de otro modo: la obligación es tuya, aunque delegues la presentación. Cuanto más limpios y al día estén tus libros, menos horas (y menos sustos) cuesta cada declaración.

Verifactu no sustituye a los libros registro

Conviene no confundir dos cosas que suenan parecidas. Verifactu tiene que ver con cómo se emite cada factura —con su huella y su código QR, y su envío a la Agencia Tributaria— para que no se pueda manipular después. Los libros registro son otra cosa: el listado ordenado de todas esas operaciones para calcular tus impuestos. Cumplir con Verifactu no te exime de llevar tus libros.

Sobre las fechas de Verifactu, conviene tenerlas claras: es obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto de empresarios, profesionales y autónomos desde el 1 de julio de 2027. Puedes ver el detalle en la guía de Verifactu para autónomos y pymes.

Cómo Fube monta tus libros solos

La parte tediosa de los libros no es entenderlos, es mantenerlos al día sin que se te escape nada. Ahí es donde una herramienta de facturación te quita trabajo.

En Fube, los libros registro de ingresos y gastos se construyen solos a partir de lo que ya haces: cada factura que emites alimenta el libro de ingresos y cada gasto que registras, el de gastos. No hay un paso extra de "pasar al libro". Sobre eso:

• Los totales cuadran con tus modelos: el IVA de tus libros es la base de tu modelo 303, y los ingresos y gastos alimentan tu modelo 130 y las retenciones del 111.
• Solo cuentan las facturas emitidas: los borradores no entran en el libro, así que antes de cerrar el trimestre conviene comprobar que no queda ninguna factura del periodo sin emitir.
• Las rectificativas aparecen diferenciadas, en negativo y con referencia a la factura que corrigen, sin alterar el apunte original.
• Se exportan cuando los necesitas: cada periodo se descarga en Excel para revisar o enviar a la gestoría, y puedes bajar un ZIP con los PDF de las facturas y tickets de ese rango.

Fube refleja lo que has emitido y registrado; no inventa apuntes que no existan. Si tienes ingresos o gastos que no pasaron por la aplicación, los completas en tu contabilidad o los integra tu asesoría al cierre.

Y si todavía no llevas ninguno y quieres empezar hoy sin abrir una cuenta, tienes la plantilla de libro de ingresos y gastos: registras cada apunte con su IVA y su IRPF, te calcula los totales del trimestre y te la descargas. Gratis y sin registro.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a llevar libros registro si soy autónomo?

Sí. En estimación directa te tocan los libros de IRPF de tu tipo de actividad (artículo 68 del Reglamento del IRPF) y los del IVA que genere tu actividad (artículo 62 del Reglamento del IVA). En módulos la lista es más corta, pero tampoco es cero. Y son obligatorios aunque tu asesoría se encargue de presentar los modelos.

¿Vale con una hoja de cálculo?

La normativa admite llevarlos en soporte electrónico, así que una hoja de cálculo bien ordenada cumple. El riesgo es el trabajo manual: cada factura y cada gasto hay que anotarlos a mano y cuadrarlos con lo que declaras. Por eso muchos autónomos prefieren que se generen automáticamente desde su facturación.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los libros?

El Reglamento del IRPF (artículo 68.1) y la Orden HAC/773/2019 (artículo 13) obligan a conservar las facturas y los justificantes de todo lo anotado durante el plazo máximo de prescripción. Ese plazo, con carácter general, es de cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria).

¿Los libros del IVA y los del IRPF son los mismos?

Pueden llevarse de forma conjunta. Los libros de la Orden HAC/773/2019 sirven a efectos de IVA siempre que cumplan los requisitos del Reglamento del IVA (artículo 12 de la orden), y la AEAT lo confirma: los de IRPF pueden hacerse compatibles con los de IVA añadiendo los datos necesarios, sin requisitos adicionales por llevarlos juntos.

¿Tengo que llevar libros si estoy en módulos?

En IRPF, hasta dos, y cada uno sólo si se da su condición (artículo 68.7 del Reglamento del IRPF): el libro registro de bienes de inversión si deduces amortizaciones, y el libro registro de ventas o ingresos por las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones. Si no se da ninguna, en IRPF no llevas libro. Aparte está el IVA: en el régimen simplificado, el artículo 40 del Reglamento del IVA exige siempre un libro registro de facturas recibidas y, si los módulos operan sobre el volumen de ingresos, otro donde anotar esas operaciones. Y en todo caso hay que conservar las facturas emitidas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres, las facturas y justificantes recibidos, y los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados (artículo 68.6).

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Los libros registro dejan de dar respeto cuando entiendes que no son un trámite aparte, sino el reflejo ordenado de lo que ya haces cada día. Si facturas y registras tus gastos con orden, los libros prácticamente se escriben solos. Fube los mantiene al día por ti y te los deja listos para exportar, para que llegues a cada cierre con los números cuadrados y sin prisas. Puedes empezar gratis y ver cómo quedan tus libros con tus propias facturas.