Compartir local con otro autónomo: cómo repartir alquiler y suministros con factura

Compartir local con otro autónomo: cómo repartir alquiler y suministros con factura

Alquilas un despacho con otro autónomo para que salga más barato. El contrato del local está a tu nombre, la luz también, y a final de mes tu compañero te hace un Bizum con su mitad. Todo parece resuelto. Hasta que llega el trimestre y él descubre que no tiene ninguna factura a su nombre con la que deducir ese gasto.

Este post es para dos (o más) autónomos que comparten un espacio de trabajo y quieren repartirse los gastos de forma que cada uno pueda deducirlos. No sustituye a tu asesoría, sobre todo si el reparto es estable y de importe relevante.

El problema: la factura tiene un solo destinatario

Un gasto es deducible cuando está justificado con una factura a tu nombre. La del propietario del local, la de la compañía eléctrica y la del proveedor de internet las emite cada empresa a quien firmó el contrato. Si solo firmaste tú, solo tú tienes factura.

Que tu compañero te pague su mitad no cambia eso: ese dinero, sin más papel, no le da un justificante deducible. Y a ti te deja con un gasto del que has repercutido la mitad sin haberlo dicho a nadie. Tienes tres maneras de arreglarlo.

Opción 1: que cada uno contrate su parte

Es la más limpia cuando se puede.

• Alquiler: un contrato con dos arrendatarios, o dos contratos sobre zonas distintas, de modo que el propietario emita una factura a cada uno por su parte.
• Suministros: lo habitual es que no se puedan partir. Un contador, un titular. Aquí suele ser inevitable acabar en la opción 2.

La ventaja es que no hay refacturación de por medio: cada uno deduce lo suyo con factura del proveedor original. El inconveniente es que depende del propietario y de las compañías.

Opción 2: refacturar al compañero

Tú sigues siendo el titular y emites una factura a tu compañero por su parte. Él la deduce como gasto y, si procede, se deduce el IVA.

La clave es entender qué estás facturando. Si pagas el gasto a tu nombre y luego se lo repercutes, no estás haciendo un suplido —el suplido es lo que pagas en nombre y por cuenta del otro, con la factura a su nombre—. Lo que haces es prestarle un servicio (cederle el uso de una parte del local y de sus suministros), y como tal:

Para el caso más cercano, el del suplido frente a la repercusión con IVA, mira refacturar gastos: cuándo es suplido y cuándo lleva IVA.

Un ejemplo con números

Dos diseñadoras comparten un despacho. El alquiler son 800 € al mes más IVA, a nombre de Lucía, y la luz e internet suman 100 €. Se reparten al 50 %.

• Cuota de Lucía a refacturar a Ana: 400 € de alquiler + 50 € de suministros = 450 €.
• IVA al 21 %: 94,50 €.
• Total de la factura a Ana: 544,50 €, menos la retención si aplica.

Lucía repercute ese IVA en su 303 y se deduce el de la factura del propietario y de las suministradoras. Ana se deduce el de la factura que Lucía le emite. El resultado neto para Lucía es que solo soporta, en términos de IVA, su mitad.

La retención: el punto donde más se olvida

Si lo que refacturas es el alquiler del local, lo que hay entre vosotros es un subarriendo de un inmueble urbano afecto a una actividad. En ese caso quien paga la renta puede tener que retener el 19 % del IRPF sobre la base (sin IVA) e ingresarlo con el Modelo 115. El detalle de quién retiene, cuándo y cómo se declara está en el Modelo 115 y la retención del alquiler del local.

Dos precisiones para no equivocarte:

• La retención se aplica a la parte de alquiler, no a los suministros que añadas a la factura. Mantenlos en líneas separadas para que quede claro.
• Si vuestro caso encaja o no en la obligación depende de detalles (quién arrienda a quién, si hay cesión onerosa del espacio). Consúltalo con tu asesoría antes de la primera factura y déjalo por escrito.

Opción 3: montar algo más formal

Si compartís no solo el local sino clientes, proyectos o ingresos, quizá lo que necesitáis no es repartir gastos sino otra estructura (una comunidad de bienes, una sociedad). Es una decisión de otro tamaño, con efectos fiscales propios, y no se improvisa a mitad de año. Para un encargo puntual compartido, tienes quién factura al cliente cuando dos autónomos trabajan juntos.

Cómo dejarlo ordenado

1. Un acuerdo escrito, aunque sea una página: qué espacio es de cada uno, el porcentaje de reparto y cada cuánto se factura.
2. Una factura mensual o trimestral, con numeración propia, siempre con las mismas líneas (alquiler y suministros por separado).
3. El criterio del reparto: metros, mesas ocupadas o 50/50. Cualquiera vale si es razonable y constante.
4. Cobrar por transferencia y con concepto que cite la factura, para que el pago cuadre con el justificante.
5. Guardar la factura original del propietario y de las suministradoras: es la base de tu refacturación.

Si el espacio es un coworking, el problema no existe: cada uno contrata su puesto y recibe su factura.

Cómo ayuda Fube

Con la facturación de Fube puedes dejar la factura a tu compañero preparada como recurrente, con las líneas de alquiler y suministros separadas y la retención donde toque, y registrar los gastos del local en Gastos para que el reparto no dependa de la memoria. Si emites facturas con un programa, este debe ser conforme a Verifactu: para autónomos la fecha es el 1 de julio de 2027, y para sociedades el 1 de enero de 2027. Tienes el detalle en Verifactu en Fube.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi compañero deducirse el gasto si solo me hace un Bizum?

No con ese justificante. Para deducirlo necesita una factura a su nombre, ya sea del proveedor original o la que tú le emites al refacturar.

¿Tengo que cobrar IVA a mi compañero?

Si lo que haces es refacturarle su parte como una prestación de servicios, la factura lleva IVA. Solo sería un suplido, sin IVA, si pagaras en su nombre y por su cuenta con la factura a su nombre.

¿Hay que retener IRPF en esa factura?

Si lo refacturado es el alquiler del local, puede haber retención del 19 % sobre el alquiler, no sobre los suministros. Confírmalo con tu asesoría para tu caso.

¿Y si compartimos una vivienda donde trabajamos los dos?

Es otro supuesto, con sus propias reglas de afectación y de deducción de suministros. Este post trata de locales y despachos de uso profesional.

Para cerrar

Compartir local abarata los costes, pero solo si cada uno puede deducir lo suyo. Lo más simple: que cada uno tenga su factura, ya sea porque contratáis por separado o porque quien firma refactura con IVA y, si toca, retención. Lo que no funciona es repartir con un Bizum y quedarse sin papel.