Facturar como traductor o intérprete autónomo: IVA, retención IRPF y clientes en el extranjero

Facturar como traductor o intérprete autónomo: IVA, retención IRPF y clientes en el extranjero

Traduces documentos técnicos para una agencia, subtítulos para una productora, un libro para una editorial o interpretas en una reunión con un cliente de fuera de España. El trabajo cambia poco de un encargo a otro, pero la factura no: según quién te paga y desde dónde, llevas retención de IRPF, IVA, los dos o ninguno. Si mezclas los tres modelos, antes o después una factura sale mal.

Aquí tienes los tres escenarios más habituales de un traductor o intérprete autónomo y cómo se factura cada uno.

El dato que no cambia: eres una actividad profesional

Da igual si traduces, interpretas simultánea o localizas software: de cara a Hacienda estás dado de alta en una actividad profesional (epígrafe de traductores e intérpretes del IAE). Eso importa porque las actividades profesionales llevan retención de IRPF cuando el que te paga es otro empresario o profesional español, y ese dato es la base de todo lo que viene después.

Escenario 1: agencia de traducción o editorial en España

Es el caso más común: facturas a una agencia de traducción, a una productora audiovisual o a una editorial, todas con sede en España. Como son empresas o profesionales, están obligadas a retenerte IRPF en la factura.

• Tipo general: 15%.
• Tipo reducido: 7% durante el año de alta y los dos siguientes, si comunicas por escrito a tu cliente que cumples los requisitos.

La factura lleva IVA (21% en la mayoría de servicios de traducción) y retención IRPF, que se resta del total:

Base imponible:        1.000,00 €
IVA 21%:                 210,00 €
Retención IRPF 15%:    - 150,00 €
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Total a cobrar:        1.060,00 €

Quien te paga declara esa retención en su modelo 111 trimestral, y a ti te la descuentan de tu propio IRPF cuando presentes la declaración. Puedes ver el detalle completo, incluido cómo pedir el 7% reducido, en la guía sobre retención de IRPF en facturas.

Un matiz si trabajas con editoriales: cuando la traducción es de una obra literaria y se retribuye como cesión de derechos de propiedad intelectual (no como un encargo puntual de traducción técnica), el tratamiento puede tener alguna particularidad. Coméntalo con tu asesoría antes de facturar la primera vez con esa editorial concreta.

Con Fube, indicas el porcentaje de retención al crear la factura y el sistema calcula el importe y lo resta del total automáticamente; no hace falta llevar la cuenta a mano en cada encargo. Lo tienes en la sección de modelos e impuestos.

Escenario 2: cliente empresa en otro país de la Unión Europea

Una agencia de traducción en Francia o una editorial en Alemania te encarga un trabajo. Aquí cambian dos cosas a la vez:

• No hay retención de IRPF. Solo retienen los pagadores españoles obligados a ello; una empresa francesa no aplica retenciones del sistema fiscal español.
• No llevas IVA en la factura. Al ser un servicio entre profesionales (B2B), la regla general de localización dice que el IVA se paga donde está el destinatario, no donde estás tú. Es la llamada inversión del sujeto pasivo: tu cliente se autoliquida el IVA en su país.

Para poder facturar así necesitas estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y que tu cliente tenga un NIF-IVA válido en el censo VIES. En la factura, en vez del IVA, indicas algo como "operación no sujeta a IVA por inversión del sujeto pasivo, artículo 69 LIVA" y el NIF-IVA de tu cliente.

Esta operación tampoco termina en la factura: hay que declararla en el modelo 349 con la clave S (servicios prestados a un profesional de la UE), y la agencia que te contrata declara su lado como clave I. Si facturas a menudo a clientes de la UE, te interesa leer la guía del Modelo 349 para saber con qué periodicidad te toca presentarlo. Fube te permite reflejar la operación sin IVA con el NIF-IVA del cliente y deja el registro ordenado en tus libros registro para cuando toque prepararlo.

Escenario 3: cliente empresa fuera de la Unión Europea

Una editorial en Estados Unidos, una agencia en Reino Unido o un estudio en Suiza. La lógica del IVA es la misma que con la UE —el servicio se localiza donde está el cliente, así que no llevas IVA español— pero aquí no hay ROI, ni NIF-IVA, ni modelo 349: esas figuras son intracomunitarias y no aplican a terceros países.

En la factura basta con indicar que la operación no está sujeta a IVA por reglas de localización (artículo 69 LIVA) y conservar algún dato que acredite que el cliente es empresa (su identificación fiscal, un contrato, el encargo por escrito). Tienes el desarrollo completo de esta regla, con la distinción entre cliente empresa y particular, en facturar servicios a un cliente fuera de la UE.

Un aviso aparte: algunos países aplican su propia retención a los pagos que salen hacia el extranjero, según su normativa interna y el convenio de doble imposición que tenga con España. Si un cliente de fuera de la UE te avisa de que va a retenerte algo, no es un error suyo necesariamente: revisa el convenio aplicable con tu asesoría antes de reclamar.

Interpretación presencial: la factura no cambia por el formato

Si en vez de traducir documentos interpretas en una reunión, una vista judicial o una conferencia, la factura sigue las mismas reglas de arriba: lo que determina retención e IVA es quién te paga y desde dónde, no si el servicio fue una traducción escrita o una interpretación oral. Lo único que cambia en la práctica es que conviene detallar bien el concepto (fecha, duración, idioma de trabajo) para que quede claro qué se ha facturado si hay que justificarlo más adelante.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aplicar el 7% de retención reducida a una agencia extranjera? No hace falta: los clientes fuera de España no aplican retención de IRPF, así que la pregunta del tipo reducido solo importa con pagadores españoles.

¿Y si mi cliente en la UE es un particular, no una empresa? Ahí cambia la regla: los servicios a particulares de la UE suelen llevar el IVA español (regla general B2C), salvo excepciones concretas. Es un escenario distinto al de agencias y editoriales que hemos visto aquí.

¿Tengo que estar en el ROI si solo facturo a la UE una vez al año? Sí: el ROI no depende del volumen, sino de si vas a operar sin IVA con la UE. Sin el alta, tendrías que facturar con IVA español como si fuera una operación nacional.

¿Qué pasa si mezclo clientes españoles, de la UE y de fuera en el mismo trimestre? Nada especial: cada factura sigue su propia regla según el cliente, y solo las intracomunitarias entran en el modelo 349. Tu programa de facturación debería dejarte aplicar cada trato por factura sin que tengas que recalcular nada a mano.

Si facturas a los tres tipos de cliente en el mismo mes, tener un sistema que aplique la retención o el IVA correcto según el país y el tipo de cliente ahorra bastantes dolores de cabeza. Con Fube puedes configurar cada factura con su tratamiento fiscal correcto y mantener todo el histórico ordenado para cuando tu asesoría lo necesite.