Facturación por el destinatario (autofactura): cuándo es el cliente quien te factura a ti

Facturación por el destinatario (autofactura): cuándo es el cliente quien te factura a ti

Vendes fruta a una gran cadena de distribución, o eres transportista de una empresa que te encarga rutas fijas, y un día te dicen: "no hace falta que nos factures, ya te hacemos nosotros la factura por lo que nos has vendido". Suena a que te ahorras trabajo. Pero es un mecanismo con nombre propio —la facturación por el destinatario, popularmente conocida como autofactura— y antes de aceptarlo conviene saber qué exige realmente la ley y qué sigue siendo responsabilidad tuya aunque la factura la emita otro.

Qué es exactamente (y qué no es)

La facturación por el destinatario es la posibilidad de que el comprador (el destinatario de la operación) emita las facturas en nombre y por cuenta del vendedor, en lugar de que el propio vendedor las expida. La regula el artículo 5 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012).

No es lo mismo que:

• Que tu cliente registre tu factura en su contabilidad. Eso lo hace cualquier comprador con cualquier factura normal; no requiere ningún acuerdo especial.
• El autoconsumo. Cuando un autónomo se da de baja y tiene que autorrepercutirse el IVA de las existencias que le quedan, también se llama coloquialmente "autofactura" —lo explicamos en la guía de autoconsumo de existencias al darse de baja—, pero es un supuesto distinto: ahí el mismo autónomo es emisor y destinatario, sin ningún tercero de por medio.
• La factura de un agente comercial. Si facturas una comisión de intermediación, tú sigues siendo quien emite tu propia factura; no hay delegación de la emisión. Lo vimos en la guía de la factura de comisión del agente comercial.

El acuerdo previo: qué exige la norma (y qué no)

El artículo 5.1 del reglamento es claro en un punto: tiene que existir un acuerdo entre el vendedor y el comprador, firmado antes de que se realicen las operaciones, por el que el vendedor autoriza al comprador a expedir las facturas correspondientes. Sin ese acuerdo previo, no hay facturación por el destinatario válida.

Lo que la norma no exige de forma expresa es que ese acuerdo tenga que ser por escrito: habla de "un acuerdo", sin especificar la forma. En la práctica, casi ningún vendedor firma algo así sin dejarlo documentado —es la única prueba de que autorizaste la delegación si Hacienda pregunta—, así que aunque no sea obligatorio por ley, sí es lo razonable.

El reglamento añade dos condiciones más:

• Procedimiento de aceptación. Cada factura que emita el comprador necesita que tú, como vendedor, tengas un procedimiento para aceptarla (revisarla y darla por buena), en los términos que fijen las partes en el acuerdo.
• Copia para el vendedor. El comprador está obligado a remitirte una copia de cada factura que expida en tu nombre.

Quién es responsable de lo que dice la factura

Aquí está el matiz que más se pasa por alto: aunque la expida tu cliente, la factura se emite en tu nombre y por tu cuenta, y tú sigues siendo el responsable de su contenido a efectos fiscales. Sigue siendo tu operación, tu IVA repercutido y tu ingreso a declarar en tus propios modelos —el 303 del trimestre y, si te aplica, el 130—, exactamente igual que si la hubieras emitido tú mismo.

Delegar la emisión no delega la responsabilidad. Por eso el procedimiento de aceptación no es un trámite decorativo: es tu forma de comprobar, factura a factura, que el importe, el tipo de IVA y los datos son correctos antes de que ese documento entre en tu contabilidad.

Si el destinatario está fuera de la Unión Europea

Hay un requisito adicional cuando quien va a facturar en tu nombre —el destinatario o un tercero— no está establecido en la Unión Europea (con la salvedad de Canarias, Ceuta y Melilla, o de países con los que España tenga acuerdos de asistencia mutua en materia de IVA): la ley exige una comunicación previa a la Agencia Estatal de Administración Tributaria como condición para poder usar este mecanismo. Si tu caso es puramente nacional o dentro de la UE, esta comunicación no aplica.

La serie de facturación es obligatoria, no opcional

Las facturas que expide el destinatario deben ir en una serie de numeración propia y distinta de la que usa el vendedor para sus facturas ordinarias, tal y como explicamos en la guía de numeración de facturas por series. No es una recomendación de orden contable: lo exige el propio reglamento, precisamente para que estas facturas se identifiquen de un vistazo frente a las que emites tú directamente.

Si trabajas con varios clientes que te facturan por el destinatario, cada uno necesita su propia serie diferenciada de las demás. En Fube puedes crear tantas series en paralelo como necesites, cada una con su numeración independiente, así que separar estas facturas del resto de tu facturación no supone reconfigurar nada.

Qué comprobar antes de firmar el acuerdo

• Que el acuerdo sea previo a las operaciones, no una regularización a posteriori de facturas ya emitidas sin acuerdo.
• Que quede definido el procedimiento de aceptación: cómo y en qué plazo puedes revisar y, si hace falta, rechazar una factura antes de que se considere aceptada.
• Que te lleguen las copias de cada factura de forma que puedas conciliarlas con lo que realmente vendiste o serviste.
• Que la serie sea propia y distinta de tu numeración ordinaria, para no mezclarlas.
• Que sepas que el IVA y el ingreso siguen siendo tuyos: aunque no la redactes tú, esa factura entra en tu declaración trimestral como si la hubieras emitido tú mismo.

Ante la duda de si el acuerdo concreto que te proponen cumple estas condiciones, conviene que lo revise tu asesoría antes de firmarlo.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a aceptar que mi cliente me facture por el destinatario? No. Es un mecanismo voluntario que requiere el acuerdo de ambas partes; nadie puede imponértelo unilateralmente.

¿Sigo declarando yo el IVA de esas facturas? Sí. Aunque las emita el comprador, la operación sigue siendo tuya a todos los efectos: declaras el IVA repercutido y el ingreso en tus propios modelos, igual que con cualquier otra factura que hubieras emitido tú.

¿Puedo revocar el acuerdo más adelante? El reglamento no detalla el procedimiento de terminación; suele fijarlo el propio acuerdo entre las partes. Si el tuyo no lo especifica, conviene aclararlo con tu cliente y tu asesoría antes de firmarlo, no después.

¿Esto tiene algo que ver con Verifactu? La operación fiscal sigue siendo tuya: la declaras en tus propios registros exactamente igual que si hubieras emitido tú la factura. Quién debe generar el QR y la huella conforme a Verifactu en el momento concreto de la expedición depende de qué sistema use tu cliente para emitirla; confírmalo con tu asesoría o con el proveedor del software antes de firmar el acuerdo, para que quede claro desde el principio.

Si además de recibir facturas por el destinatario emites las tuyas propias, en Fube puedes mantenerlas todas ordenadas: crea una serie separada para cada caso, con numeración independiente y sin huecos, y cada factura sale con su QR y su huella encadenada de Verifactu. Con el plan gratuito para siempre, crea tu cuenta y organiza tus series en minutos.