Verifactu y la facturación por un tercero (mandatario): quién responde del registro

Verifactu y la facturación por un tercero (mandatario): quién responde del registro

Tienes un apoderado, un gestor o una asesoría que emite facturas en tu nombre —no es tu cliente, es alguien a quien le has dado un mandato para que factura por ti—. Con Verifactu en marcha te surge la duda lógica: si el registro de facturación lo genera y lo envía otro sistema, distinto del tuyo, ¿quién responde si algo falla? ¿Basta con que tu mandatario tenga buena voluntad, o hace falta algo más formal?

La respuesta corta: la ley permite delegar la emisión material, pero no delega la responsabilidad. Y Verifactu añade un requisito concreto que conviene tener resuelto antes de que tu mandatario envíe el primer registro.

Qué permite el reglamento (y qué no cambia)

El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) contempla expresamente esta posibilidad en su artículo 5.1: la obligación de expedir factura "podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros". Ahí caben dos figuras distintas:

• El destinatario (tu cliente), en el mecanismo conocido como autofactura, con su propio acuerdo previo y procedimiento de aceptación. Lo explicamos con detalle en la guía de facturación por el destinatario.
• Un tercero que no es tu cliente: un mandatario, un apoderado o una gestoría que emite en tu nombre por encargo tuyo, sin que medie ninguna operación de compraventa entre vosotros. Es el caso de esta guía.

En los dos casos, el artículo 5.2 fija el matiz que no cambia nunca: "el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones". Da igual quién teclee la factura: el titular de la actividad —tú, tu NIF— sigue respondiendo ante Hacienda de que esa factura sea correcta, de su IVA repercutido y de que entre en tus propios modelos trimestrales.

Delegar la emisión no es delegar la firma en blanco: sigue siendo tu operación.

Lo que añade Verifactu: el apoderamiento para enviar el registro

Con Verifactu, emitir la factura no basta: cada registro de facturación tiene que llegar a la AEAT. Si tu mandatario emite y envía ese registro usando su propio sistema informático de facturación —no el tuyo—, la Sede electrónica de la AEAT exige un requisito adicional y concreto: ese tercero tiene que estar apoderado, y el apoderamiento debe estar inscrito en el Registro de apoderamientos de la AEAT, con poder general o específico para remitir registros VERI*FACTU en tu nombre.

No es un trámite decorativo ni algo que se sobreentienda por confiar en tu gestor de toda la vida: es un apoderamiento formal, dado de alta en el registro oficial, específico para esta finalidad. Sin él, el envío de registros en tu nombre desde un sistema ajeno al tuyo no está cubierto.

Cuándo este requisito no aplica: si el mandatario trabaja dentro de tu propia cuenta

Aquí hay una distinción que conviene no pasar por alto, porque cambia por completo lo que hace falta preparar.

El apoderamiento para el Registro de apoderamientos de la AEAT resuelve el caso de un sistema de un tercero enviando en tu nombre: tu gestoría tiene su propio software, factura con él, y ese software —no el tuyo— manda el registro a la AEAT.

Es distinto si tu mandatario opera dentro de tu propia cuenta, con acceso concedido como usuario. Ahí no hay un "sistema de un tercero": es tu propio sistema, bajo tu NIF, el que genera y envía el registro; lo que ha cambiado es solo quién tiene las manos en el teclado. En Fube esto se gestiona dando de alta a tu gestoría como miembro con el rol que corresponda desde roles y permisos, y Fube envía siempre el registro a la AEAT bajo tu cuenta, sea quien sea la persona que ha pulsado "emitir".

Dicho esto, si tu situación tiene matices —por ejemplo, un mandato amplio que cubre también otras gestiones ante la AEAT más allá de facturar— coméntalo con tu asesoría antes de dar por cerrado el tema: el apoderamiento fiscal tiene alcances distintos según para qué se pida, y no todos se solapan con lo que cubre el acceso a tu cuenta.

Qué comprobar si vas a dar un mandato de facturación

• Con qué sistema va a facturar tu mandatario. Si usa el suyo propio, necesita estar apoderado en el Registro de apoderamientos de la AEAT para remitir registros VERI*FACTU en tu nombre; si trabaja dentro de tu cuenta, ese trámite específico no aplica, pero conviene confirmarlo con tu asesoría si el mandato es más amplio.
• Que el mandato quede documentado. El reglamento no exige una forma concreta para el caso del tercero no destinatario, pero sin un mandato por escrito no tienes con qué acreditar ante Hacienda que autorizaste la delegación.
• Que sigas revisando lo que se emite en tu nombre. La responsabilidad es tuya aunque no hayas escrito tú la factura; un procedimiento mínimo de revisión —aunque sea informal— es lo que te permite detectar un error antes de que entre en tu declaración trimestral.
• Que sepas que el IVA y el ingreso son tuyos. Exactamente igual que en la autofactura: la operación entra en tus propios modelos, la haya tecleado quien la haya tecleado.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un apoderamiento AEAT si mi gestoría solo entra en mi cuenta de Fube a facturar por mí? No el apoderamiento específico para remitir registros VERI*FACTU desde un sistema ajeno: ahí el sistema sigue siendo el tuyo. Si el mandato que le has dado va más allá de facturar —por ejemplo, presentar otros modelos en tu nombre—, confírmalo con tu asesoría, porque son trámites distintos.

¿Y si mi mandatario usa su propio programa de facturación? Entonces sí: necesita estar apoderado, con el apoderamiento inscrito en el Registro de apoderamientos de la AEAT, con poder general o específico para el envío de registros VERI*FACTU en tu nombre.

¿Es lo mismo que la autofactura? No. La autofactura es el destinatario de la operación —tu cliente— facturándose a sí mismo lo que te compra, con su propio acuerdo previo y procedimiento de aceptación. Un mandatario no es tu cliente: es alguien a quien encargas la gestión de tu facturación. Lo vimos en la guía de facturación por el destinatario.

¿Sigo declarando yo el IVA de esas facturas? Sí, siempre. Aunque las emita y las envíe tu mandatario, la operación sigue siendo tuya a todos los efectos: el IVA repercutido y el ingreso van en tus propios modelos, exactamente igual que si las hubieras emitido tú mismo.

Si quien lleva tu día a día es tu gestoría, en Fube puedes darle acceso como miembro de tu cuenta con el rol que necesite, sin compartir contraseñas y sin que eso cambie de quién es el sistema que envía tus registros a la AEAT. Cada factura sale con su QR y su huella encadenada de Verifactu, y el envío a la AEAT lo hace siempre Fube, bajo tu NIF. Con el plan gratuito para siempre, crea tu cuenta y organiza los accesos en minutos.