Black Friday y Navidad en tu tienda online: prepara la facturación antes del pico y las devoluciones de enero

Llega la última semana de noviembre y tu tienda pasa de diez pedidos al día a doscientos. Hay códigos de descuento, precios tachados y paquetes saliendo a todas horas. La facturación, que en un día normal se cuida sola, es lo primero que se desordena: series mezcladas, descuentos aplicados de cualquier manera y, en enero, una montaña de devoluciones que nadie sabe cómo contabilizar.

Esto no va de marketing. Va de qué dejar decidido antes del pico para que cada pedido salga con su factura correcta, y de qué hacer en enero cuando el cliente devuelve lo que compró en la campaña.

Antes de la campaña: cuatro cosas que conviene dejar resueltas

1. Qué factura sale de cada pedido

En una campaña casi todos los compradores son particulares que no piden factura a su nombre. Para ellos basta una factura simplificada: el Reglamento de facturación permite cumplir la obligación con una simplificada cuando su importe no excede de 400 euros, IVA incluido (art. 4.1.a).

Tres detalles que se pierden en el volumen:

• Si el cliente exige factura completa o la necesita para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, la simplificada tiene que llevar además su NIF y domicilio y la cuota repercutida por separado (art. 7.2 y 7.3).
• Un pedido de más de 400 euros ya no entra en el supuesto general. El Reglamento amplía el tope a 3.000 euros, IVA incluido, para las ventas al por menor, que son las entregas en las que el comprador actúa como consumidor final y no como empresario (art. 4.2.a); si el comprador es una empresa, o el producto es de uso principalmente profesional, hace falta factura ordinaria. En campaña es fácil que un carrito grande supere los 400 euros, así que conviene saber de qué lado cae.
• Las simplificadas y las ordinarias van en series separadas cuando se documentan operaciones del mismo año natural, y la numeración dentro de cada serie es correlativa (art. 7.1.a). Conviene que la campaña no te mezcle las dos en la misma numeración.

2. Cómo se refleja el descuento

El IVA se calcula sobre lo que de verdad paga el cliente: la base imponible es el importe total de la contraprestación (art. 78.Uno LIVA). Eso significa que un 30 % de Black Friday no es un adorno: si el cliente paga 70 en lugar de 100, la factura se hace sobre 70 y el IVA sale de ahí.

Lo que cambia es cuándo se concede el descuento:

• En el momento de la compra (código, rebaja del catálogo): la factura ya sale con el precio final. No hay nada que corregir después.
• Con posterioridad a la venta (una compensación, un "te devolvemos el 10 % por el retraso"): es una modificación de la base imponible. El art. 80.Uno.2.º LIVA la reconoce para los descuentos y bonificaciones "otorgados con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado siempre que sean debidamente justificados", y se documenta con una factura rectificativa.

Si quieres repasar las formas de reflejarlo en el documento, tienes cómo aplicar descuentos en una factura.

3. Que cada línea conserve su IVA

En campaña se mezclan productos con tipos distintos. Lo importante es que la factura respete el tipo de cada línea y no uno "medio" para todo el pedido. Con IGIC o IPSI, lo mismo: el sistema impositivo lo marca tu perfil fiscal, no la promoción.

4. El plazo de la factura no se estira porque haya más pedidos

La regla general es expedir la factura en el momento de realizarse la operación y, si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo (art. 11 del Reglamento de facturación). El 27 de noviembre es un buen día para comprobar que tu tienda genera las facturas sin depender de que alguien las lance a mano.

Si vendes con WooCommerce o PrestaShop, la conexión con Fube trae los pedidos a tu panel y tú decides cuándo generar cada factura. Cómo es el circuito completo lo explica facturar los pedidos de tu tienda online.

En enero: las devoluciones

Comprar en campaña implica devolver en campaña. El consumidor dispone de un plazo mínimo de catorce días naturales para desistir (art. 71.1 del texto refundido de la Ley de Consumidores), contado desde la recepción del bien (art. 71.2), de modo que los pedidos de finales de noviembre y de diciembre pueden devolverse bien entrado enero. Si el vendedor no informó correctamente del derecho de desistimiento, ese plazo se alarga hasta doce meses adicionales (art. 71.3).

Reembolso: cuándo y con qué condiciones

El empresario tiene que reembolsar todo pago recibido, incluidos los costes de entrega, sin demoras indebidas y, en cualquier caso, antes de 14 días naturales desde que le informan de la decisión de desistir (art. 107.1). Salvo que te hayas ofrecido a recoger tú el producto, puedes retener el reembolso hasta recibir los bienes o hasta que el cliente te acredite que los ha devuelto, lo que ocurra primero (art. 107.3).

Esto importa para la tesorería: el dinero sale en un plazo que no controlas del todo, mientras el IVA de la venta original ya está repercutido.

La factura original no se borra: se rectifica

Cuando la devolución deja sin efecto la venta, total o parcialmente, el IVA se corrige con una factura rectificativa. Es obligatoria cuando se dan las circunstancias del art. 80 LIVA (art. 15.2 del Reglamento de facturación), y debe emitirse tan pronto como tengas constancia de la devolución, siempre dentro de los cuatro años desde el devengo (art. 15.3).

Algo que ahorra trabajo en tiendas con muchas simplificadas: cuando hay que expedir una rectificativa, el Reglamento permite que sea también simplificada (art. 4.1.b). Y la rectificativa va en su propia serie (art. 7.1.a.4.º). Para el paso a paso están la rectificativa parcial de un pedido devuelto y cuándo emitir una rectificativa.

Qué pasa con el IVA de lo devuelto

La rectificación que reduce las cuotas se puede incluir en la declaración del periodo en el que debía hacerse la rectificación o en las posteriores, hasta un año desde ese momento (art. 89.Cinco LIVA). Si el cliente ya pagó, el vendedor queda obligado a devolverle la cuota. Una devolución de enero de una compra de noviembre se rectifica, por tanto, con la fecha en que la tramitas, no con la de la venta; qué trimestre le toca en tu caso concreto, confírmalo con tu asesoría.

Una lista corta para tener a mano

• Series de simplificadas, ordinarias y rectificativas separadas y correlativas.
• Descuentos de campaña aplicados en el precio, no corregidos a posteriori.
• Un único circuito para pedidos que piden factura completa con NIF.
• Un listado de devoluciones con fecha de aviso, fecha de recepción del bien y fecha de reembolso.
• Una rectificativa por cada devolución, emitida cuando la conoces y no al final del trimestre.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir factura de cada venta de Black Friday aunque sea de poco importe? Sí. Documentarla con una factura simplificada cuando proceda es lo que cumple la obligación de facturar; no depende del importe de cada pedido.

¿Puedo reembolsar al cliente sin emitir rectificativa? Si la devolución deja sin efecto la venta y ya se emitió factura, el IVA debe corregirse con una factura rectificativa. Devolver el dinero sin documentarlo deja el IVA repercutido de más.

¿Puedo esperar a recibir el paquete para devolver el dinero? En los contratos de venta, salvo que ofrecieras recogerlo tú, puedes retener el reembolso hasta recibir los bienes o hasta que el cliente acredite su devolución, pero siempre dentro del plazo general de 14 días naturales desde que te informan del desistimiento.

¿Una rebaja del catálogo es lo mismo que un descuento posterior? No. La rebaja aplicada en el momento de la compra fija el precio y la base imponible desde el principio. El descuento posterior modifica la base y requiere rectificativa.

Si tu tienda va a vivir un pico de pedidos, crear una cuenta en Fube te permite conectar WooCommerce o PrestaShop, decidir cuándo facturar cada pedido y corregir las devoluciones con su factura rectificativa sin tocar la original.