Autónomo societario que cobra dietas por desplazamiento: cómo facturarlas y su tratamiento en IRPF

Autónomo societario que cobra dietas por desplazamiento: cómo facturarlas y su tratamiento en IRPF

Eres socia y administradora de tu SL y te toca ir a ver a un cliente a otra ciudad, dormir fuera o coger un tren para una feria. Cuando vuelves, alguien te comenta que las dietas de los empleados no tributan, y te preguntas si a ti te aplica lo mismo. Al fin y al cabo, eres autónoma: cotizas en el RETA como tal.

La respuesta corta es que no, no te aplica igual — y la razón no tiene que ver con ser autónoma, sino con qué relación tienes de verdad con tu sociedad. Aquí verás por qué, y qué hacer en su lugar según seas solo administradora o factures además servicios profesionales a tu propia SL.

La confusión de partida: "autónomo" no es lo mismo que "empleado sin dietas"

El régimen de dietas exentas de IRPF —el que permite a una empresa pagar comida, hotel y desplazamiento a un trabajador sin que tribute— lo regula el artículo 9 del Reglamento del IRPF, y está pensado para relaciones laborales o estatutarias: alguien que trabaja por cuenta ajena, con dependencia y ajenidad respecto a quien le paga.

El problema es que "autónomo societario" no describe una sola cosa. Puedes estar en esa situación por dos vías distintas, y cada una tributa diferente:

• Como administradora, por el cargo en sí: dirigir la sociedad, representarla, tomar decisiones. Esto nunca es una relación laboral, sea cual sea tu porcentaje de control.
• Como profesional, si además prestas a la sociedad servicios concretos (consultoría, gestión comercial, lo que sea tu oficio) y se los facturas.

Cuál de las dos aplica a tu viaje decide todo lo que viene después.

Por qué el administrador no tiene, por defecto, dietas exentas

Aquí está el criterio que zanja la duda. El TEAC fijó doctrina el 30 de enero de 2025 (resolución 00/01475/2024, en unificación de criterio, reiterando otra de julio de 2024): el régimen de dietas del artículo 9 del Reglamento del IRPF no se aplica a los administradores por las tareas que les corresponden como tales. Solo se aplica si, además del cargo, el administrador tiene una relación laboral distinta con la sociedad y las cantidades derivan de esa relación laboral, no de la de administrador.

Dicho de otra forma: que tú también estés implicada en el día a día no convierte tu viaje en una dieta laboral exenta. Si te desplazas para representar a la sociedad o para gestionarla —lo habitual cuando eres socia con control efectivo, que es justo lo que te lleva al RETA en lugar de al Régimen General—, lo que la SL te pague por ese viaje no está exento: es retribución de tu cargo de administradora, tributa entera, y va con la retención de administrador — el 35%, o el 19% si la cifra de negocio del ejercicio anterior de la sociedad es inferior a 100.000 €, según el artículo 101.2 de la Ley del IRPF. No se factura ni lleva IVA: es la misma retención que ya se aplica al resto de tu retribución como administradora, explicada con detalle en Retención IRPF de administrador: por qué el 35% no es la de tu factura.

La excepción —tener además una relación laboral genuina, distinta del cargo, y que las dietas nazcan de ella— es un supuesto que depende de hechos concretos (contrato, funciones, subordinación real) y conviene contrastarlo con tu asesoría antes de aplicarlo, porque calificarlo mal tiene el efecto contrario al que buscas.

Si además facturas a tu SL como profesional

Distinto es si, aparte de administrar, prestas a la sociedad un servicio profesional propiamente dicho y se lo facturas —algo que solo es fiscalmente correcto si la operación cumple las condiciones de valoración a mercado que exige la ley, con el requisito de que la mayoría de los ingresos de la sociedad vengan de actividad profesional entre las más relevantes (Facturar de un socio a su propia SL lo explica entero). En ese caso, el viaje asociado a ese servicio concreto sí puedes facturarlo, y tienes dos formas de hacerlo:

Como suplido, si la factura va a nombre de la sociedad

Si el hotel o el billete de tren lo pagas pero la factura la emiten a nombre de tu SL —porque así lo pediste al reservar—, puedes repercutírselo como suplido: sin IVA, por el importe exacto, sin margen. Es el mismo mecanismo, con los mismos cuatro requisitos, que cualquier otro suplido entre profesionales: lo tienes detallado en Suplidos y provisiones de fondos: cómo facturarlos sin pagar IVA de más.

Como gasto tuyo, dentro de tu factura de honorarios

Si la factura del hotel o el billete va a tu nombre —lo más habitual cuando reservas tú—, ya no es un suplido: es un gasto tuyo que le repercutes a la sociedad como parte de tu servicio, con IVA incluido, igual que cualquier otro gasto del proyecto. Y ese mismo importe lo deduces después en tu propia declaración como gasto de tu actividad, con los límites que ya rigen para cualquier autónomo: el transporte y el hotel se deducen por su importe real, sin tope; la comida solo hasta 26,67 € al día sin pernoctar o 53,34 € pernoctando (el doble en el extranjero), y no existe una tarifa por kilómetro para el vehículo propio. Todos los requisitos —pago electrónico, establecimiento de hostelería, municipio distinto del habitual— están explicados con detalle en Dietas y kilometraje del autónomo: qué puedes deducir y cómo justificarlo.

Lo que no funciona: el reembolso sin factura ni retención

Hay una tercera vía que se ve a menudo y que no se sostiene ante Hacienda: la sociedad te devuelve el importe del viaje sin más, sin que pase por tu retribución de administradora ni por una factura tuya. Sin uno de esos dos soportes, ese dinero no tiene un encaje fiscal claro ni para la SL —que no puede deducírselo sin justificante adecuado— ni para ti. La regla práctica es sencilla: o entra en tu retribución de administradora (con su retención), o lo facturas (como suplido o como gasto repercutido). No hay una tercera casilla.

Para lo segundo, Fube te permite fotografiar cada tique o factura de viaje con el móvil y que el escaneo por IA extraiga el importe y el proveedor, para que no se te pierda ningún justificante entre el hotel, el taxi y la comida.

Preguntas frecuentes

¿Cambia algo si el desplazamiento es por una feria o un evento del sector, en vez de por visitar a un cliente? No. Lo que determina si la dieta está exenta no es el motivo del viaje, sino tu relación con quien paga: si es en tu función de administradora, no hay exención, sea cual sea el motivo del viaje.

¿Puedo aplicar la tarifa de 0,26 €/km por usar mi coche en el viaje? No. Esa tarifa forma parte del régimen de dietas del artículo 9, que es para empleados. Como profesional que se deduce el gasto de su propio vehículo, solo puedes hacerlo si el coche está afecto al cien por cien a la actividad, y por el gasto real, no por una tarifa fija — lo tienes explicado en la guía de dietas y kilometraje enlazada arriba.

Tengo un contrato laboral compatible con mi cargo de administradora, ¿ya puedo cobrar dietas exentas sin más? Solo si las dietas corresponden de verdad a esa relación laboral y no a tu función de administradora, y esa distinción depende de los hechos concretos de tu caso. Antes de aplicar la exención conviene que lo confirmes con tu asesoría.

Si necesitas mantener claro qué parte de tus ingresos es retribución de administradora y cuál es una factura profesional, Fube te ayuda a llevar la facturación ordenada mientras tu asesoría confirma el resto.

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