Verifactu y presupuestos, proformas o albaranes: ¿hay que enviarlos a la AEAT?

Verifactu y presupuestos, proformas o albaranes: ¿hay que enviarlos a la AEAT?

Mandas un presupuesto, el cliente tarda una semana en decir que sí, y mientras tanto te preguntas si ese documento también tiene que llevar el QR de Verifactu o si ya se ha quedado "registrado" en algún sitio sin que tú lo sepas. Lo mismo con una proforma que envías para que el cliente gestione un pago anticipado, o con el albarán que firma el transportista al entregar el pedido.

Esta guía es para autónomos y pymes que usan presupuestos, proformas o albaranes en su día a día y quieren saber, sin rodeos, si esos documentos entran en Verifactu o si solo les afecta cuando llega la factura de verdad.

La respuesta corta: no, solo la factura entra en Verifactu

El Reglamento que regula Verifactu (RD 1007/2023) tiene un ámbito de aplicación muy concreto. La propia Agencia Tributaria lo resuelve así en sus preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU:

"Los únicos documentos afectados por este reglamento son las facturas, tanto las «completas u ordinarias» como las simplificadas."

Presupuestos, proformas y albaranes no son facturas a efectos fiscales. Son documentos comerciales o de gestión interna, así que quedan fuera del reglamento: no llevan el código QR ni la leyenda VERI*FACTU, no generan huella ni se encadenan con el registro anterior, y no se envían a la AEAT. La propia Agencia Tributaria lo confirma para el caso de la proforma: "la emisión de facturas —o facturas simplificadas— proforma o sin validez fiscal está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura".

Dicho de otra forma: puedes seguir presupuestando, mandando proformas y firmando albaranes exactamente igual que hasta ahora. Verifactu no cambia nada en esa parte del proceso.

¿Por qué solo la factura, y no antes?

Tiene que ver con el momento en que nace la obligación fiscal. El IVA se devenga cuando se presta el servicio o se entrega el bien —o al cobrar, si trabajas con criterio de caja— y es la factura la que deja constancia de esa operación ante Hacienda. El presupuesto y la proforma son, como mucho, una foto de lo que podría facturarse: el cliente puede aceptar, pedir cambios o no responder nunca. El albarán, por su parte, certifica una entrega, no una venta cerrada con todos sus datos fiscales definitivos.

Como ninguno de los tres genera todavía una obligación tributaria, no tendría sentido exigirles huella encadenada ni envío a la AEAT: ese nivel de control se reserva para el documento que sí produce efectos fiscales, la factura.

Qué pasa cuando el presupuesto se convierte en factura

El momento en que sí entra en juego Verifactu es cuando conviertes ese presupuesto (o ese albarán) en la factura definitiva. Ahí es cuando el documento pasa a la serie de facturación, se le asigna un número correlativo y, en el caso de Fube, se genera con su código QR, su huella encadenada con la factura anterior y se envía automáticamente a la AEAT —en Fube ese envío no es opcional: es parte del propio proceso de facturar.

Si tu flujo de trabajo pasa por varios documentos antes de cobrar, la cadena típica es:

Presupuesto → Albarán (si hay entrega física) → Factura

Cada paso copia los datos del anterior (cliente, líneas, importes, tipo de IVA o IGIC aplicado) para no tener que reescribir nada, pero solo el último eslabón —la factura— entra en el circuito de Verifactu. Puedes leer el detalle de esa conversión en nuestra guía sobre cómo pasar de presupuesto a factura.

¿Cuándo tengo que tener el software adaptado?

Aunque presupuestos y proformas no entren en Verifactu, el software que usas para facturar sí debe cumplir el reglamento a partir de una fecha concreta, según seas sociedad o autónomo:

• 1 de enero de 2027: personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas...).
• 1 de julio de 2027: personas físicas (autónomos y profesionales).

Ninguno de los dos plazos afecta a cómo gestionas presupuestos o albaranes: solo determina desde cuándo tus facturas tienen que salir con QR, huella y envío a la AEAT.

Preguntas frecuentes

¿Un presupuesto ocupa numeración de la serie de facturas? No. El presupuesto tiene su propia numeración, independiente de la serie de facturas. Al convertirlo en factura, Fube asigna el siguiente número disponible de la serie activa, no un número reservado de antemano por el presupuesto.

¿Y si el cliente paga a cuenta de una proforma, sin que exista todavía factura? El cobro anticipado no exime de emitir la factura correspondiente cuando corresponda (por ejemplo, la factura de anticipo si aplica criterio de caja). La proforma en sí sigue sin llevar QR ni encadenamiento.

¿El albarán tiene que guardarse igual que una factura? Es recomendable conservarlo como soporte de la entrega, pero las obligaciones de conservación y de Verifactu (plazo, hash, envío) son las que aplican a la factura, no al albarán.

¿Qué pasa si mi negocio nunca emite presupuestos ni albaranes, solo facturas directas? Entonces esta cuestión no te afecta: cada factura que emitas entrará en Verifactu desde el primer momento en que estés obligado, sin ningún paso intermedio que aclarar.

Si quieres repasar en qué se diferencian exactamente estos tres documentos antes de decidir cuáles usar en tu negocio, esta guía sobre presupuesto, proforma y albarán lo explica con detalle.