Proforma aceptada por el cliente pero nunca convertida en factura: cómo hacer seguimiento sin perder el pedido

Proforma aceptada por el cliente pero nunca convertida en factura: cómo hacer seguimiento sin perder el pedido

El cliente contestó: "adelante, como está en la proforma". Cierras el correo, sigues con el día y, tres semanas después, alguien pregunta por esa factura que nunca salió. La proforma sigue ahí, marcada como aceptada, pero nadie dio el paso de convertirla. El trabajo puede que ya esté hecho —o a medio hacer— y la venta, comprometida de palabra, sigue sin existir para tu facturación.

Es un problema distinto al del presupuesto que nadie contesta. Ahí el cliente todavía no ha dicho nada; aquí ya dijo que sí, así que el riesgo no es de negociación, es de gestión: un "sí" que se pierde entre el correo, el chat y la memoria de quien lo recibió.

Por qué una proforma aceptada se queda a medias

La proforma refleja precio, conceptos y condiciones tal y como serán, pero no tiene efecto fiscal por sí misma: no genera obligación de IVA ni entra en tus libros-registro hasta que se convierte en factura. Ese es precisamente el motivo por el que existe —permite cerrar un acuerdo, cobrar un anticipo o justificar un importe ante un banco sin atarte todavía a nada—, pero también el motivo por el que puede quedarse colgada: nada en el documento en sí obliga a nadie a dar el siguiente paso.

Mientras el presupuesto sin respuesta es un problema de negociación abierta, la proforma aceptada es un problema de traspaso: pasa de la persona que cerró la venta a la que factura, y en ese cambio de manos es donde se pierde. Si además trabajas con varias proformas al mismo tiempo, la que lleva más tiempo aceptada es la que menos llama la atención: ya no aparece como "pendiente de respuesta", así que deja de generar la sensación de urgencia que sí tiene un presupuesto sin contestar.

Lo que cuesta de verdad no facturar a tiempo

No es un riesgo fiscal —la proforma no ha entrado todavía en el circuito de Verifactu ni en tu declaración de IVA—, así que no hay plazo de Hacienda que se esté agotando. El coste es comercial y de tesorería: un trabajo entregado o en marcha que no se cobra porque nadie emitió la factura correspondiente, y un cliente que, si tarda demasiado en recibirla, puede empezar a preguntarse si el acuerdo sigue en pie.

Cómo hacer seguimiento sin fiarlo a la memoria

Usa el estado "Aceptada" como tu cola de pendientes

En Fube cada proforma tiene un estado —Pendiente, Aceptada o Rechazada— y el listado se filtra por pestañas para cada uno. La pestaña de aceptadas es, en la práctica, tu cola de conversión: todo lo que hay ahí es venta cerrada que todavía no se ha facturado. Revisarla con regularidad —al cerrar la semana, por ejemplo— es más fiable que confiar en acordarte de una proforma concreta entre todas las que gestionas.

Pon un recordatorio pegado al cliente, no a tu memoria

Si la conversión no va a ser inmediata —porque falta terminar el trabajo, esperar un hito o coordinar con otra persona del equipo—, no dejes que dependa de que alguien se acuerde. El CRM de Fube permite crear una actividad de seguimiento asociada a la ficha del cliente, con fecha programada y un recordatorio por email: en cuanto aceptas la proforma, dejas anotado cuándo tienes que facturar y Fube te avisa en esa fecha, sin que dependa de revisar el listado a tiempo.

Convierte sin miedo a descuadrar la numeración

Una duda habitual es si tener proformas aceptadas sin convertir durante días o semanas afecta a la numeración de tus facturas. No: las proformas usan su propia serie correlativa (habitualmente con prefijo PRF), independiente de la de facturas. Cuando por fin conviertes una, la factura hereda cliente, líneas e importes de la proforma, y toma el número que le corresponda en la serie de facturas en ese momento —no el número que tenía como proforma—. Así que da igual si la conversión llega el mismo día de la aceptación o dos semanas después: tu numeración fiscal sigue correlativa y sin huecos.

Preguntas frecuentes

¿Una proforma aceptada y sin convertir tiene algún efecto fiscal mientras tanto? No. Solo la factura tiene validez fiscal, entra en el registro y se envía a la AEAT bajo Verifactu. La proforma —aceptada o no— queda fuera de ese circuito hasta que se convierte.

¿Puedo modificar una proforma después de que el cliente la acepte? Sí, técnicamente puedes editarla y reenviarla, porque no tiene validez fiscal. Pero si el cliente ya dijo que sí a unas condiciones concretas, cualquier cambio conviene comunicarlo antes de tocar el documento, para no generar una discrepancia con lo que aceptó.

¿Qué pasa si dejo pasar mucho tiempo antes de convertirla? No hay un plazo legal que se agote —eso es distinto de la validez de una proforma que todavía espera respuesta—, pero cuanto más tarde llega la factura después de un trabajo entregado, más raro le resulta al cliente y más se alarga tu cobro. El seguimiento activo existe justo para evitar ese desfase.

¿Puedo facturar solo una parte de lo que recoge la proforma? Sí, nada obliga a convertir el documento entero de una vez: puedes emitir la factura por las líneas ya ejecutadas y dejar el resto pendiente de un segundo hito, siempre que quede claro en las condiciones pactadas con el cliente.

Una proforma aceptada es, a efectos prácticos, una venta ganada que todavía no ha entrado en tu contabilidad. Tratarla como una tarea con fecha —no como algo que ya está resuelto porque el cliente dijo que sí— es lo que evita que se quede esperando en un listado que nadie vuelve a mirar.