Facturar desde el móvil con Verifactu: qué tiene que cumplir la app

Facturar desde el móvil con Verifactu: qué tiene que cumplir la app

Estás en una obra, en un mercadillo o en el coche entre dos visitas y emites la factura desde el teléfono. Es cómodo, y con Verifactu llega la duda: ¿una app de móvil tiene las mismas obligaciones que un programa de escritorio, o es una zona más relajada? Las tiene, y las mismas. Lo que sí cambia es qué conviene mirar al elegirla.

Este artículo es para autónomos y pequeñas empresas que facturan, total o parcialmente, desde el móvil y quieren saber qué exigirle a la aplicación.

La norma no distingue entre móvil y ordenador

El Real Decreto 1007/2023 define el sistema informático de facturación como el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas. No menciona móviles, webs ni aplicaciones como categorías distintas: la regla es neutra respecto a la tecnología.

Dos consecuencias prácticas:

• La app que usas para emitir es tu sistema de facturación, aunque el teléfono sea tuyo y la app sea gratuita.
• Aplica aunque sólo lo uses para una parte de tu actividad. El artículo 3.1 alcanza a quien utilice sistemas informáticos de facturación «aunque solo los use para una parte de su actividad». Si facturas la mayoría desde el ordenador y «alguna» desde el móvil con otra herramienta, esa otra herramienta también cuenta.

Qué tiene que garantizar la app

El artículo 8 fija los requisitos del sistema. Traducidos a lo que ves en el móvil:

• Que no se pueda alterar ni esconder el rastro. Una función que permita borrar o modificar una factura emitida sin dejar constancia incumple el requisito de trazabilidad. Si la app deja «editar» una factura ya emitida sin más, mala señal; lo correcto es corregirla con una rectificativa o un registro de anulación.
• Que registre los eventos de forma automática. El sistema debe contar con un registro de eventos que recoja de forma automática las interacciones y sucesos relevantes, sin depender de que tú lo anotes.
• Que puedas sacar tus datos. Los registros se conservan durante el plazo que marca la Ley General Tributaria y deben poder exportarse en formato legible. Que todo viva solo dentro del teléfono, sin salida, es un riesgo si lo pierdes o lo cambias.

Y, cuando llegue la fecha, que cada factura salga con su código QR y su huella encadenada. Las fechas que recoge hoy el reglamento son el 1 de enero de 2027 para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Hacienda ha anunciado un aplazamiento que, a la fecha de este artículo, no es una norma publicada; está explicado en Verifactu se aplaza a octubre de 2028.

La prueba más rápida: la declaración responsable

El productor del software debe certificar, mediante una declaración responsable, que cumple la normativa. Según el artículo 13, esa declaración tiene que constar por escrito y de modo visible en el propio sistema, en cada versión, y tú tienes derecho a conocerla al adquirirlo.

En una app, eso se traduce en un gesto de dos minutos: busca la declaración responsable dentro de la aplicación (en ajustes, en «acerca de» o en la web del fabricante, enlazada desde ella). Si no la encuentras o el fabricante no sabe de qué le hablas, ya tienes la respuesta. Qué contiene exactamente lo explicamos en la declaración responsable del software: qué debe decir.

Cinco comprobaciones antes de fiarte de una app

1. ¿Cita Verifactu y el Real Decreto 1007/2023, o sólo habla de «facturas legales»? Lo segundo es un reclamo, no una garantía.
2. ¿Puedes ver la declaración responsable? Dentro de la app, no «bajo petición».
3. ¿Qué pasa al corregir una factura emitida? Debe obligarte a rectificar o anular, no a sobrescribir.
4. ¿Se envía a la AEAT lo que emites desde el móvil igual que lo que emites desde el ordenador? Si hay un paso manual aparte, es un paso que se olvida.
5. ¿Puedes exportar tus registros? Haz una exportación de prueba hoy. Si sólo puedes enviar PDF sueltos, no es lo mismo que exportar los registros.

Una duda extra, la más frecuente: qué pasa si no hay cobertura. El reglamento no regula el móvil en concreto, así que lo razonable es preguntar al fabricante cómo se comporta su app sin conexión y qué ocurre con el envío cuando vuelve la red, y quedarte con la respuesta por escrito.

Cómo lo resuelve Fube

Fube tiene app propia en App Store y Google Play. Cada factura emitida desde el móvil sale con su QR y su huella encadenada igual que desde el ordenador, y el envío a la AEAT es siempre automático, porque no depende del dispositivo sino de que la factura se emita desde tu cuenta. Puedes ver el funcionamiento en Verifactu en Fube. Para el repaso general de qué mirar al elegir una aplicación está Mejor app móvil de facturación para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando una app sencilla que sólo genera un PDF?

Un generador de PDF es, a efectos del reglamento, un sistema que expide facturas, y por tanto está dentro del ámbito. Si no puede garantizar trazabilidad, registro de eventos y exportación, no es una buena base para cuando la obligación te alcance. Consulta tu caso con tu asesoría.

¿Y si emito desde el móvil pero llevo la contabilidad en otro programa?

Lo que cuenta es el sistema con el que expides las facturas. El programa de contabilidad que las recibe después es otra cosa; lo importante es que lo emitido no se pueda alterar y que los datos coincidan en los dos sitios.

¿Tengo que hacer algo hoy?

Para la mayoría de autónomos, la fecha que recoge hoy el reglamento es el 1 de julio de 2027. Es buen momento para elegir con calma, con las cinco comprobaciones de arriba, y no con prisa en el último trimestre.

En resumen

Facturar desde el móvil no te saca de Verifactu: la app es tu sistema de facturación y debe permitir trazabilidad, registro de eventos y exportación, con una declaración responsable visible. Antes de confiar en una, mira si es transparente, qué hace cuando corriges y si lo que emites llega a la AEAT sin pasos manuales.

Si quieres emitir desde el móvil con QR, huella encadenada y envío a la AEAT sin pensar en ello, puedes empezar con Fube de forma gratuita.