Verifactu: ¿es sancionable tener instalado el programa de facturación antiguo?

Verifactu: ¿es sancionable tener instalado el programa de facturación antiguo?

Si ya tienes decidido cambiar de programa de facturación antes de que Verifactu sea obligatorio, seguramente has pensado en cómo migrar tus clientes, tus facturas y tu numeración. Pero hay una pregunta que casi nadie se hace hasta el último momento: ¿qué hago con el programa viejo? ¿Lo desinstalo, lo dejo ahí "por si acaso" necesito consultar algo, o el simple hecho de tenerlo en el ordenador ya es un problema si no cumple el reglamento?

La Agencia Tributaria acaba de añadir esta pregunta, literal, a sus preguntas frecuentes sobre Verifactu. Y la respuesta despeja una duda que generaba bastante inquietud.

La pregunta que ha añadido la AEAT

En su FAQ oficial sobre los sistemas informáticos de facturación, la AEAT recoge ahora esta cuestión casi palabra por palabra como la plantea cualquier autónomo o pyme:

"A partir de 2027 cambiaré de programa de facturación para cumplir con los nuevos requisitos ¿tengo que eliminar el programa de facturación utilizado hasta 2026 que contiene el histórico, si no cumple con los requisitos de VERI*FACTU, aunque en 2027 ya no lo utilice? ¿o es sancionable su mera tenencia?"

Es exactamente la duda de quien no quiere perder el acceso a años de facturas antiguas, pero tampoco quiere arriesgarse a una sanción por tener "algo indebido" instalado.

La respuesta: la tenencia no es el problema, la capacidad de facturar sí

Según la propia AEAT, no es necesario eliminar el programa antiguo solo por dejar de usarlo. Lo que la norma sanciona no es guardar un programa viejo en el disco duro, sino que ese programa conserve la capacidad de seguir emitiendo facturas nuevas sin cumplir el reglamento.

En la práctica, esto se traduce en dos caminos válidos:

• Desinstalarlo. La opción más directa: si ya no lo usas, lo quitas del equipo y punto.
• Mantenerlo instalado, pero inutilizado para facturar. Si lo necesitas como archivo para consultar el histórico, puedes conservarlo siempre que quede modificado o bloqueado de forma que ya no pueda generar facturas nuevas. La AEAT también apunta como alternativa razonable exportar antes los registros de ese histórico, para no depender de tener el programa antiguo abierto nunca más.

Lo que sí deja claro la AEAT es que, pasado tu plazo de obligación —1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos y profesionales—, usar un sistema no conforme que todavía pueda emitir facturas sí sería sancionable, aunque ya tengas otro programa en marcha. El foco no está en el pasado del programa, sino en si sigue teniendo la puerta abierta para generar facturas nuevas fuera de norma.

Por qué esta distinción importa

Es la misma lógica que separa dos cosas que se suelen mezclar: guardar un histórico y seguir facturando con algo que no cumple. Ya lo explicábamos al detalle en nuestra guía sobre qué pasa con el historial al cambiar de software: las facturas antiguas puedes conservarlas como referencia sin ningún problema, se llame o no se llame Verifactu de por medio. Lo que ahora aclara la AEAT es la otra mitad de esa ecuación: el programa que las generó, no los datos que contienen.

Y esa distinción tiene un motivo económico de fondo: la infracción por usar un sistema de facturación no certificado o alterado sigue existiendo tal cual la explicamos en nuestro artículo sobre las multas de Verifactu, y se aplica precisamente a quien mantiene un sistema con capacidad de emitir facturas fuera del reglamento —no a quien conserva un archivo inerte que ya no puede generar nada nuevo.

Qué hacer con tu programa antiguo, en la práctica

Si estás planeando el cambio, este es el orden que evita cualquier duda:

1. Exporta el histórico de tu programa actual —clientes, facturas, productos— antes de dar cualquier otro paso.
2. Emite desde el nuevo sistema conforme las facturas que corresponda a partir de ahora. En Fube, cada factura sale con su QR y su huella encadenada y se envía automáticamente a la AEAT: no hay que activar nada ni decidir si se envía o no.
3. Decide qué hacer con el antiguo: si ya exportaste lo que necesitabas, puedes desinstalarlo sin más. Si prefieres conservarlo como consulta puntual del histórico, comprueba que quede bloqueado para emitir facturas nuevas —muchos programas permiten pasar a un modo de solo lectura o revocar la licencia de facturación sin borrar los datos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir abriendo mi programa antiguo solo para consultar facturas pasadas? Según la respuesta de la AEAT, sí, siempre que ese uso no incluya emitir facturas nuevas con él. La clave es que pierda la capacidad de facturar, no que desaparezca del ordenador.

¿Esto aplica igual si mi programa antiguo nunca cumplió ningún reglamento previo? La aclaración se refiere a programas que no cumplen los requisitos de Verifactu de cara a 2027. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, conviene confirmarlo con tu asesoría.

¿Y si mi antiguo programa era de un tercero (una gestoría, un proveedor) y no yo lo desinstalo? La responsabilidad recae en quien lo mantiene con capacidad de facturar. Si el programa dependía de un proveedor externo, coordina con él el cierre o bloqueo de esa capacidad como parte del cambio.

¿Tengo que hacer algo especial si cambio de programa antes del plazo obligatorio? No. Antes de tu fecha de obligación puedes cambiar cuando quieras; la aclaración de la AEAT sobre la tenencia del programa antiguo aplica igual, cambies antes o después del plazo.

Cambiar de programa de facturación no obliga a borrar de golpe años de historial, y tampoco exige tratar el software antiguo como si fuera contrabando. Basta con que, llegado tu plazo, ese programa ya no pueda emitir ni una factura más fuera de norma. Si estás valorando el cambio, puedes empezar gratis en Fube —el plan gratuito es para siempre— y dejar que cada factura nueva salga ya conforme, con envío automático a la AEAT incluido.