Repercutir al cliente los gastos de viaje y desplazamiento: cómo facturarlos

Repercutir al cliente los gastos de viaje y desplazamiento: cómo facturarlos

Tienes un encargo que te obliga a moverte: una reunión en otra ciudad, una instalación a 200 km, un par de noches de hotel. El cliente ha aceptado que esos gastos corren por su cuenta, y al llegar a la factura aparece la duda: ¿van con IVA?, ¿los pones aparte o dentro de tus honorarios?, ¿cuenta como suplido? Casi siempre llevan IVA, y la excepción es más estrecha de lo que parece.

Este post es para el autónomo o la microempresa que presta servicios y quiere pasar estos costes sin errores en el IVA ni discusiones con el cliente.

La regla: es un gasto tuyo, así que entra en tu base imponible

Si el billete de tren, la gasolina o el hotel los pagas tú y a tu nombre, el gasto es tuyo y el cliente te lo reembolsa como parte del precio del servicio. El artículo 78 de la Ley del IVA incluye en la base imponible, entre otros, "los gastos de comisiones, portes y transporte, seguros, primas por prestaciones anticipadas" y "cualquier otro crédito efectivo a favor de quien realice la entrega o preste el servicio".

Dicho en llano: lo que te cobra el cliente por encima de tus honorarios para cubrir ese desplazamiento es mayor importe de la misma operación. Se suma a la base imponible y lleva el IVA de tu servicio. No importa que lo desgloses en una línea aparte ni que cobres exactamente lo que te costó: el IVA se aplica igual.

La excepción: cuando sí es un suplido

El mismo artículo 78 deja fuera de la base imponible "las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo". Es el suplido, y para que lo sea tiene que cumplir sus requisitos (los detallamos en suplidos y provisiones de fondos):

• el gasto se paga por cuenta del cliente, con su mandato expreso;
• la factura del proveedor (la aerolínea, el hotel) va a nombre del cliente, no al tuyo;
• le reclamas exactamente lo pagado, sin margen ni redondeo;
• tú no te deduces el IVA de esa factura.

En la práctica, un viaje que reservas y pagas tú con tu tarjeta y tu NIF no es un suplido. Sí puede serlo si el cliente te da sus datos de facturación, el hotel factura a su nombre y tú solo adelantas el pago. Si dudas entre las dos, trátalo como gasto propio repercutido: es lo habitual en un servicio profesional.

Cómo reflejarlo en la factura

Hay dos formas válidas y conviene pactarlas antes de empezar el encargo:

1. Línea aparte por cada concepto ("Desplazamiento a Valencia, 14 de octubre", "Alojamiento, 2 noches"). Es la opción más transparente y la que menos discusiones genera, porque el cliente ve qué paga por el trabajo y qué por el viaje.
2. Incluido en la tarifa, sin desglosar. También es correcto, pero el cliente no podrá contrastar el coste y tú no podrás ajustar si el viaje se alarga.

Con línea aparte, el IVA se calcula sobre la suma de honorarios y gastos. Si el servicio tributa al 21 %, los gastos repercutidos van al 21 % igualmente, aunque el hotel o el tren te lo facturaran a ti con otro tipo: lo que cuenta es el tipo de tu operación, no el de tu proveedor.

Ejemplo

Una consultora freelance factura una jornada de formación en otra ciudad:

• Honorarios: 600 €
• Billete de tren (lo pagó ella): 80 €
• Una noche de hotel (lo pagó ella): 95 €

Base imponible: 600 + 80 + 95 = 775 €. IVA al 21 %: 162,75 €. Total de la factura: 937,75 €.

Si el cliente le hubiera dado sus datos al hotel y este le hubiera facturado a él, los 95 € serían un suplido: quedarían fuera de la base y la factura sería 680 € de base, 142,80 € de IVA, más 95 € como suplido, 917,80 € en total.

Errores frecuentes

• Tratar como suplido un gasto que está a tu nombre. Es el más común y deja el IVA mal repercutido. Si la factura del hotel es tuya, no es suplido.
• Cobrar los kilómetros "a tanto el kilómetro" y dejarlos sin IVA. Lo que repercutes por desplazarte con tu coche es un cobro por tu servicio: lleva IVA.
• Añadir un recargo al gasto y seguir llamándolo suplido. Si cobras 100 € por algo que te costó 90 €, ya no es un suplido.
• No guardar los justificantes. Aunque los gastos entren en tu base imponible, el cliente puede pedirte los tickets o facturas para conciliar, y a ti te sirven para tu propia contabilidad.

Qué parte de esos gastos es deducible para ti y cómo tratarlas en tu IRPF es otra cuestión, que tratamos en dietas y kilometraje del autónomo. Ante un caso dudoso, confírmalo con tu asesoría.

Cómo lo resuelve Fube

En Fube añades cada gasto como una línea más de la factura, con su concepto, su importe y el tipo de IVA que decidas aplicar. La factura desglosa base y cuota por tipo. El producto no distingue por ti si un gasto es suplido o repercutido: eso lo decides tú según los requisitos de arriba. Como cualquier otra, la factura sale con su QR y su huella encadenada y Fube la envía siempre a la AEAT conforme a Verifactu, con sus dos fechas: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Los gastos de viaje que repercuto llevan IVA?

Sí, cuando los pagas tú y a tu nombre: forman parte de la base imponible de tu servicio y llevan su mismo tipo de IVA.

¿Cuándo puedo pasarlos como suplido sin IVA?

Cuando los pagas por cuenta del cliente, con su mandato expreso, la factura del proveedor va a su nombre y le reclamas exactamente el importe, sin deducirte tú el IVA.

¿Puedo cobrar los kilómetros con mi coche?

Sí, si lo pactas con el cliente. Lo que cobras por ello es parte de tu servicio y lleva IVA como el resto.

¿Es mejor desglosarlos o incluirlos en la tarifa?

Ambas son válidas. Desglosarlos da transparencia y evita malentendidos; incluirlos simplifica la factura pero te deja sin margen si el viaje se complica.

Si el viaje es tuyo, el IVA también: repercutirlo bien es cuestión de saber a nombre de quién va cada justificante. Con Fube lo dejas como líneas de tu factura, con el IVA que corresponda y sin cálculos manuales.